{"id":23379,"date":"2022-12-11T02:44:18","date_gmt":"2022-12-11T10:44:18","guid":{"rendered":"https:\/\/www.despertarmagia.com\/que-hace-una-secretaria-segun-7-expertos\/"},"modified":"2022-12-11T02:44:18","modified_gmt":"2022-12-11T10:44:18","slug":"que-hace-una-secretaria-segun-7-expertos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.despertarmagia.com\/que-hace-una-secretaria-segun-7-expertos\/","title":{"rendered":"Qu\u00e9 Hace una Secretaria (Seg\u00fan 7 Expertos)"},"content":{"rendered":"
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\u00bfCu\u00e1les son las funciones de una secretaria?<\/p>\n

Pedimos a los expertos que proporcionaran sus puntos de vista.<\/p>\n

La principal responsabilidad del secretario.<\/span><\/h2>\n

La principal responsabilidad del secretario es apoyar a las personas para las que trabaja. Tenemos aquellos que trabajan solo para una sola persona, mientras que otros trabajan para varias personas, incluido el apoyo a todo un departamento. Su trabajo es asegurarse de que las cosas funcionen sin problemas. Las secretarias son la mano derecha del jefe que hace todas las tareas detr\u00e1s de escena.<\/p>\n

Los secretarios, o asistentes administrativos, como muchos son conocidos en estos d\u00edas, tendr\u00e1n una variedad de deberes. Su principal responsabilidad es apoyar a las personas para las que trabajan. Y tenemos los que trabajan s\u00f3lo para un solo individuo. Otros trabajar\u00e1n para varias personas, incluido el apoyo a todo un departamento.<\/p>\n

Para su informaci\u00f3n, he estado en estos tres roles durante mi vida laboral. El trabajo consiste en asegurarse de que las cosas funcionen sin problemas y que aquellos a quienes apoya se vean bien y puedan concentrarse en sus trabajos. Por lo tanto, las secretarias son la mano derecha del jefe que hace todas las tareas detr\u00e1s de escena para que \u00e9l o ella se vean bien ante los dem\u00e1s.<\/p>\n

Como secretaria, contestar\u00e1 el (los) tel\u00e9fono (s)<\/span><\/h2>\n

Y filtre las llamadas para ayudar a las personas a las que apoya a administrar mejor su tiempo y concentrarse m\u00e1s en sus tareas principales. Incluso ejecutar interferencias cuando sea necesario para proteger a los que apoya de ser molestados o interrumpidos innecesariamente.<\/p>\n

Responder\u00e1 preguntas para aliviar la carga de los gerentes y otras personas a las que podr\u00eda estar apoyando. Y recopilar\u00e1 la informaci\u00f3n necesaria para ayudar a las personas a las que apoya a responder sus preguntas y\/o completar las acciones necesarias.<\/p>\n

Tambi\u00e9n tomar\u00e1 mensajes y se asegurar\u00e1 de que se haga un seguimiento de las cosas para que tanto usted como aquellos a quienes apoya se vean bien, adem\u00e1s de la empresa en su conjunto.<\/p>\n

Otra parte rutinaria del trabajo de una secretaria es manejar el correo.<\/span><\/h2>\n

Por lo tanto, es posible que deba revisar el correo y separar las cosas en t\u00e9rminos de qu\u00e9 tipo de correo es ese art\u00edculo. Priorizar las cosas para ayudar a las personas a las que apoya a administrar mejor su tiempo y concentrarse en el correo que es m\u00e1s importante para ellos. Por ejemplo, una pila para suscripciones, otra para correo interno y otra para contratos.<\/p>\n

Dependiendo de cu\u00e1ntas personas apoye, es posible que incluso tenga que distribuir el correo a las distintas personas. Y maneje parte del correo usted mismo para aliviar la carga de aquellos a quienes apoya.<\/p>\n

Tambi\u00e9n escribir\u00e1 una correspondencia y otros documentos comerciales, incluidos los memorandos entre oficinas. Y posiblemente tener que ir a la sala de correo o a la m\u00e1quina de correo para agregar el franqueo y enviarlos. Algunas oficinas tienen personal de correo.<\/p>\n

Otra cosa que har\u00e1n las secretarias es encargarse de las citas<\/span><\/h2>\n

As\u00ed mantendr\u00e1s uno o m\u00e1s calendarios de citas. Dependiendo de c\u00f3mo funcionen las cosas, puede programar personas por su cuenta.<\/p>\n

Por otra parte, tenemos gerentes que microgestionan m\u00e1s y prefieren establecer la fecha y\/o la hora. En este caso, le informar\u00e1n cu\u00e1ndo es la cita y la agregar\u00e1 a su calendario o simplemente podr\u00e1 acceder si esa persona mantiene su propio calendario.<\/p>\n

Un aspecto m\u00e1s del manejo de las citas es hacer un seguimiento con los programadores para confirmar la reuni\u00f3n o proporcionar una actualizaci\u00f3n o revisi\u00f3n importante, como que la reuni\u00f3n se mueva de un lugar a otro o se reprograme de un d\u00eda y\/u hora a otro.<\/p>\n

Una tarea m\u00e1s importante y normal para las secretarias es mantener bases de datos y hojas de c\u00e1lculo.<\/span><\/h2>\n

Por lo tanto, puede configurarlos desde cero. Por otra parte, cuando estaba trabajando all\u00ed, es posible que las bases de datos o las hojas de c\u00e1lculo ya se hayan creado y las mantenga actualizadas y\/o las revise. Para su informaci\u00f3n, emprend\u00ed un gran proyecto al tomar bases de datos y hojas de c\u00e1lculo est\u00e1ticas y crear otras vinculadas.<\/p>\n

Algo que facilitaba a la hora de ingresar informaci\u00f3n en uno y que esa informaci\u00f3n se actualizara inmediatamente en otras bases de datos y\/u hojas de c\u00e1lculo. Entonces, como secretaria, no es inusual para nosotros renovar las cosas en consecuencia para que sea m\u00e1s f\u00e1cil para nosotros y para aquellos a quienes apoyamos.<\/p>\n

Los secretarios tambi\u00e9n har\u00e1n arreglos de viaje para aquellos a quienes apoyan.<\/span><\/h2>\n

Entonces, si alguien a quien apoya necesita viajar a alg\u00fan lugar por negocios, encontrar\u00e1 un auto de alquiler, reservar\u00e1 un vuelo, encontrar\u00e1 un hotel, etc. Y es posible que tambi\u00e9n deba manejar los arreglos de viaje para aquellos que vienen de otros lugares a la oficina. Entonces, parte de su trabajo puede ser hacer los arreglos de viaje para aquellos que vienen de otros lugares.<\/p>\n

Por ejemplo, algunas personas de la sede central, como decimos a menudo, podr\u00edan viajar de visita. Si bien no apoya al personal de la sede, dado que vendr\u00e1n a su ubicaci\u00f3n, su(s) jefe(s) puede(n) solicitarle que haga sus arreglos de viaje. Algo que les permita saber que lo estamos ayudando y una forma de demostrar lo buenos que son nuestros asistentes.<\/p>\n

Una responsabilidad m\u00e1s de la secretar\u00eda es la toma de notas, el dictado y\/o la transcripci\u00f3n.<\/span><\/h2>\n

Por lo tanto, puede estar en reuniones solo con la(s) persona(s) que apoya y tomar notas para escribir o usar para un documento, carta o informe. Por otra parte, es posible que est\u00e9 en presencia de otras personas a las que no apoya, pero que est\u00e1n tomando notas para escribirlas como nuestro registro de la reuni\u00f3n.<\/p>\n

Las secretarias a menudo estar\u00e1n involucradas en un mont\u00f3n de proyectos especiales.<\/span><\/h2>\n

Por ejemplo, es posible que tenga que realizar un env\u00edo masivo de correos. O se le pedir\u00e1 que haga los arreglos para una fiesta en la oficina en el caso de que alguien sea ascendido, jubilado, etc.<\/p>\n

Uno o m\u00e1s de los que usted apoya pueden tener una presentaci\u00f3n que hacer, pidi\u00e9ndole a usted como secretario que ayude con ella. Es posible que incluso tenga que viajar con la(s) persona(s) para ayudar con las cosas durante la presentaci\u00f3n.<\/p>\n

En el mundo de hoy, la mayor\u00eda de las secretarias se llaman asistentes administrativas. He tenido varios asistentes administrativos estelares y esto es lo que los hace estelares en mi opini\u00f3n.<\/p>\n

Entienden los procesos y objetivos.<\/span><\/h2>\n

En lugar de simplemente hacer el trabajo, entienden lo que est\u00e1 tratando de lograr. Entonces, si te saltas un paso, una instrucci\u00f3n, ellos saben qu\u00e9 hacer y lo hacen.<\/p>\n

ellos son los organizadores<\/span><\/h2>\n

Hacen que las reuniones sucedan y saben c\u00f3mo mover las cosas de acuerdo con sus prioridades. Se encargan de los detalles que marcan una gran diferencia, como recordar las reuniones con esta persona siempre atropellada, para trasladarlas a m\u00e1s tarde en el d\u00eda.<\/p>\n

O mencione que alguien en la reuni\u00f3n del almuerzo prefiere una ensalada en lugar de un s\u00e1ndwich. Tienen todos los papeles listos en una carpeta y te los entregan porque anticipan lo que necesitas.<\/p>\n

Son tu segundo par de ojos y o\u00eddos.<\/span><\/h2>\n

Escuchan los estruendos que nunca llegar\u00e1n a tu escritorio. Tambi\u00e9n son la primera l\u00ednea de resoluci\u00f3n cuando alguien quiere hablar contigo. Pueden iniciar el proceso. Eso es \u00fatil para todas las partes involucradas, incluido el cliente. Asumen la responsabilidad del seguimiento.<\/p>\n

Para muchos, su mayor \u00e9xito es ver que las cosas funcionen sin problemas porque lo han manejado todo con precisi\u00f3n, detr\u00e1s de escena.<\/strong><\/p>\n

En muchas organizaciones, el asistente administrativo se considera una forma f\u00e1cil de reducir costos. Pero cuando tienes uno excelente, es un desaf\u00edo vivir sin uno porque se encargan de tantos detalles que pocos siquiera consideran.<\/p>\n

Las secretarias de hoy en d\u00eda generalmente cumplen muchas funciones diferentes y tienen una gama mucho m\u00e1s amplia de habilidades que tradicionalmente, y ser secretaria puede considerarse una carrera muy calificada y calificada.<\/p>\n

Algunas de las cosas b\u00e1sicas m\u00e1s conocidas que suelen hacer las secretarias incluyen realizar tareas administrativas<\/span><\/h2>\n

Esto implica deberes administrativos, tareas de cara al cliente, como trabajo de recepci\u00f3n y telefon\u00eda, responder correspondencia, llevar un diario y programar, archivar, administrar documentos, tomar dictados y realizar trabajos de mecanograf\u00eda.<\/p>\n

Tambi\u00e9n se ocupan de una combinaci\u00f3n \u00fanica de rasgos de personalidad y habilidades innatas aprendidas o dif\u00edciles de encontrar.<\/span><\/h2>\n

Sin embargo, los roles \u00absuaves\u00bb o menos tangibles que cumplen las secretarias son mucho m\u00e1s amplios y valiosos para los empleadores que pueden encontrarlos.<\/p>\n

Estos pueden incluir servir como una especie de guardi\u00e1n entre un empleador y las personas que desean hablar con ellos, poder manejar varios tipos de personalidad para sacar lo mejor de ellos, un alto nivel de tacto y diplomacia, la capacidad de decir lo que uno piensa incluso cuando est\u00e1 intimidado, y ser capaz de prosperar bajo presi\u00f3n y en situaciones de alto riesgo.<\/p>\n

La din\u00e1mica personal entre una secretaria y su empleador suele ser muy estrecha, ya que muchos empleadores dependen enormemente de sus secretarias tanto para el apoyo pr\u00e1ctico como para ayudarlos a manejar su propio estr\u00e9s y desaf\u00edos.<\/p>\n

Soporte profesional<\/span><\/h2>\n

Una secretaria puede ofrecer apoyo sirviendo como caja de resonancia, partidario, confiando en la segunda opini\u00f3n y, en general, desempe\u00f1ando el papel de una persona a la que se le puede permitir hablar m\u00e1s libremente y ser m\u00e1s abierta y honesta con su jefe que incluso los compa\u00f1eros de su empleador. y superiores.<\/p>\n

Sin embargo, las funciones exactas que cumple cualquier secretaria pueden ser muy variables, y algunas secretarias pueden realizar todas estas tareas y m\u00e1s, mientras que otras solo pueden realizar un par de tareas fijas definidas de manera muy estrecha.<\/p>\n

Hay muchos cruces hoy en d\u00eda en roles de secretariado de alto nivel con deberes de asistente personal y, a menudo, poco para distinguir los dos en la pr\u00e1ctica. En algunos de estos roles, \u00a1una secretaria podr\u00eda contar con el apoyo de uno o m\u00e1s asistentes propios!<\/p>\n

Adem\u00e1s, ciertas profesiones requieren secretarias con calificaciones y experiencia secretariales espec\u00edficas de la industria, como secretarias m\u00e9dicas y secretarias legales, lo que tambi\u00e9n brinda una oportunidad para una mayor especializaci\u00f3n dentro del campo.<\/p>\n

Las secretarias son esenciales para el \u00e9xito de las operaciones diarias de una empresa.<\/span><\/h2>\n

Sus funciones pueden variar de una organizaci\u00f3n a otra, pero suelen ser la cara m\u00e1s familiar de la organizaci\u00f3n. Tengo una secretaria incre\u00edble y, seg\u00fan yo, estas son sus funciones principales que aseguran que el lugar de trabajo funcione sin problemas:<\/p>\n

    \n
  • Elaboraci\u00f3n de memorandos internos y externos, y correspondencia.<\/li>\n
  • Manejo de agendas diarias, semanales y mensuales.<\/li>\n
  • Establecer reuniones y recordatorios para eventos\/tareas importantes y obligatorias.<\/li>\n
  • Actualizaci\u00f3n y mantenimiento de bases de datos y archivos de empresas particulares.<\/li>\n
  • Recibir calurosamente a los visitantes\/clientes en el \u00e1rea de recepci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n

    Las secretarias juegan un papel importante en su negocio<\/span><\/h2>\n

    Como propietario de un negocio, hay tantas cosas en las que trabajar\u00e1 y en las que se concentrar\u00e1, por lo que tener una secretaria es tan beneficioso. Los deberes de una secretaria var\u00edan de un negocio a otro, sin embargo, algunos son muy similares.<\/p>\n

    Lo m\u00e1s probable es que una secretaria sea responsable de hacer lo siguiente:<\/span><\/h3>\n
      \n
    • Configuraci\u00f3n y programaci\u00f3n de citas<\/strong>reuniones, tr\u00e1mites.<\/li>\n
    • Mantener las cosas organizadas<\/strong>llamadas telef\u00f3nicas y mucho m\u00e1s dependiendo del trabajo.<\/li>\n
    • Es m\u00e1s probable que sean la primera persona que vea un visitante.<\/strong>; por lo tanto, es importante que su secretaria sea educada, amable y con una actitud positiva entre otras caracter\u00edsticas.<\/li>\n<\/ul>\n

      Personalmente, considero a mi secretaria m\u00e1s como una asistente o mi mano derecha, por lo que recomiendo encarecidamente que tambi\u00e9n sea alguien en quien conf\u00edes. Las secretarias deben ser muy apreciadas por lo que hacen porque su trabajo es extremadamente importante.<\/p>\n

      Anticiparse a las necesidades antes de hacerlo<\/span><\/h2>\n

      Cualquier buen asistente o secretaria, con el tiempo, anticipar\u00e1 lo que necesita antes de que usted siquiera lo piense. Ya sea que se trate de una tarea de rutina diaria o de hacer malabarismos con su horario debido a posibles problemas que se le ocurran, su ‘secretaria’ est\u00e1 a la vanguardia.<\/p>\n

      Si, por ejemplo, escuchan tu…<\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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