Esta guía es traída por el diagrama de flujo Zen, el más simple fabricante de diagramas de flujo.
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Se crean diagramas de flujo para ayudar a las personas a administrar los procesos. Sin embargo, a medida que aumenta la complejidad del proyecto, el diagrama de flujo regular puede ponerse un poco desordenado. Por ejemplo, no puede mostrar a los usuarios los departamentos o la persona que está relacionada con el proceso. «¿Para quién es este paso relevante?» es una pregunta que un diagrama de flujo normal podría no ser capaz de responder. Ahí es donde diagrama de flujo interfuncional entra.
Siga leyendo para obtener más información sobre el diagrama de flujo interfuncional.
Un diagrama de flujo interfuncional
Definición
A diagrama de flujo interfuncional, También se conoce como diagrama de flujo Swimlane un tipo de diagrama de flujo que ayuda a describir el proceso comercial. A diferencia de los diagramas de diagrama de flujo normal, el diagrama de Swimlane puede mostrar tanto los roles de los participantes como sus nombres. Además, también les permite a los usuarios saber cómo los diferentes departamentos interactúan entre sí.
Este gráfico suele ser lo mismo que un diagrama de flujo de baño. Por lo general, tiene dos tipos de orientación: horizontal y verticalmente.
Un diagrama de flujo interfuncional
Ventajas
A medida que se desarrolla un negocio, la escala de sus proyectos involucró cambios. Las cosas que un diagrama necesita ilustrar ya no se limitan a tareas simples llevadas a cabo por una persona. Cuanto más grande sea el plan, más personas participan en él, lo que resulta en la necesidad de dejar en claro quién hace qué.
Sin embargo, el diagrama de flujo básico no puede aclarar ese tipo de información con solo los símbolos y flechas habituales. Una tabla cruzada, por otro lado, puede satisfacer ese requisito. Tiene muchos carriles, por lo que diferentes unidades y partes interesadas obtienen su propio espacio. Los carriles se colocan en paralelo, lo que permite que los elementos formen su conexión.
Esta herramienta eficiente aporta claridad a los procesos visualizando las cosas. Los usuarios solo necesitan echarle un vistazo para obtener la esencia del plan. En comparación con la forma normal en la que las personas tienen que pasar horas escuchando presentaciones largas y complejas, este diagrama seguramente es más efectivo para transmitir procesos multifuncionales.
¿Cuándo podemos usar un diagrama de flujo multifuncional?
Dado que esta herramienta puede aliviar la complejidad laboral, es de gran ayuda para los gerentes. Les ayuda a romper el flujo de trabajo para los participantes relevantes. De esa manera, la gran cantidad de tareas y partes con las que tienen que lidiar no las abrumarán.
Esta poderosa herramienta puede lidiar con la complejidad
Por ejemplo, una empresa tiene la intención de ingresar a los automóviles de fabricación. Un diagrama bien construido dibujará lo que este plan depara para que los directores y gerentes lo vean. Muestra los pasos necesarios para hacer un automóvil, el número de departamentos necesarios, y revela el personal necesario para cada departamento.
Análisis de un diagrama de flujo interfuncional
Analizar procesos con la ayuda de este diagrama puede traer resultados sorprendentes. Para empezar, expone la complicación innecesaria que los usuarios hacen inconscientemente. Por lo tanto, el análisis adecuado es un buen lugar para comenzar cuando se trata de perfeccionar el plan.
Comience a inspeccionar buscando pasos sin valor agregado. Los gerentes deben examinar cada paso a fondo. Por ejemplo, un proceso necesita enfrentar preguntas como: «¿Agrega algún valor?», «¿Se preocupa al cliente?». Si no pasa la prueba, elimínela.
A continuación se presentan algunos de los pasos comunes que no contribuyen con valor.
Puntos de control excesivos
Demasiadas inspecciones y supervisores no siempre es bueno. Aparecen en el diagrama principalmente porque el creador es incierto sobre ese punto.
Transferencias innecesarias
Siempre hay posibilidades de falta de comunicación y retraso entre cambios de responsabilidades. Los gerentes deben distribuir el trabajo de una manera que permita que las habilidades del miembro se vuelvan sin especializar. Eso aliviará los efectos negativos de múltiples transferencias.
Especialización de tareas
La consolidación de tareas crea oportunidades para que los equipos de trabajo o grupos establezcan. En tales entornos, la información fluye más rápido, lo que lleva a períodos de trabajo más cortos y una mayor calidad del producto.
¿Cómo hacer un diagrama de flujo multifuncional?
Preparación
Conozca el resultado objetivo
La salida final dará forma a todo el proceso, incluidos muchos subprocesos en el interior. Por lo tanto, es muy importante determinar cuál es su objetivo. Llegar a este paso mal puede ser un grave error, ya que hace que todos los esfuerzos del equipo se desperdicien.
En el ejemplo anterior, donde la compañía quiere lanzar un proyecto de automóvil, deben decidir qué tipo de automóvil desean presentar a los consumidores.
Identificar los pasos incluidos
Esto implica investigar para tener una idea aproximada de realizar el plan, en forma de una serie de pasos.
Compartir responsabilidad
Es obvio que una sola persona no puede operar un plan grande por su cuenta. Por lo tanto, es necesario dividir el proceso en los apartamentos apropiados.
Asigne a cada miembro su propio objetivo y déjelos concentrarse en él. Eso mejorará mejor la eficiencia laboral que exigir a los participantes que realicen varias tareas al mismo tiempo.
Presupuesto
La financiación es un factor inevitable a considerar al comenzar un plan. Decide el número de empleados que la empresa puede contratar y los gastos de fabricación que pueden cubrir. Una buena evaluación sobre este asunto también contribuye a establecer un objetivo adecuado.
Herramientas de diagrama de flujo
Puede crear un diagrama de flujo con solo un bolígrafo y un papel. Pero eso tomará bastante tiempo y la edición será un dolor.
No se preocupe, ya que hay muchas herramientas de diagrama de flujo en línea que pueden ayudarlo a crear diagramas de flujo multifuncionales muy fácilmente. Puede ensamblar un diagrama rápidamente con varios clics porque la aplicación ya tiene símbolos incorporados.
Pasos detallados
Determinar los objetivos
El departamento siempre debe cumplir con su objetivo. Se colocará al final de la tabla como la salida, lo que lleva a las personas a trabajar en el camino correcto.
Enumere los elementos necesarios
Una vez que se establece el objetivo, los usuarios deben recopilar información relacionada con él. Deben preguntar a los miembros de qué tarea están a cargo y cómo realizar esas tareas.
Construye el esquema de la tabla
Como se mencionó anteriormente, el diagrama de flujo se puede organizar horizontal o verticalmente. La decisión de la disposición cambia de acuerdo con el proceso y la longitud del flujo.
Un gráfico horizontal
En este paso, etiquete las filas y columnas. Los carriles serán para los departamentos si la compañía busca la eficiencia del proceso. En caso de que el objetivo sea impulsar la productividad de la fuerza laboral, el gerente debe colocar a grupos de personas en los carriles.
Dibujar el proceso
Elija símbolos adecuados y los reúnan en el orden correcto para formar un flujo de desarrollo. Coloque el flujo en su legítimo swimlane. Los usuarios describen el paso insertando los detalles en las formas.
Elija el símbolo adecuado para cada información
Finalmente, conectan las formas con flechas. Estas flechas pueden pasar de carriles a carriles para demostrar las relaciones entre los procesos.
Consejos para hacer un diagrama de flujo multifuncional
La preparación exhaustiva siempre es buena para el proceso de fabricación. Por lo tanto, no se salte esta importante etapa. Los usuarios deben tomarse el tiempo para recopilar suficiente entrada.
Una vez que se completa el diagrama de flujo, obtenga comentarios de aquellos que lo usan directamente. Esto lo ayudará a crear un ciclo de comentarios para ayudarlo a mejorar continuamente sus procesos.
Ejemplos de diagrama de función cruzada
En reclutamiento
En la primera fila de un diagrama de reclutamiento, un gerente de contratación aprueba los documentos. Luego, los reclutadores escribirán descripciones de trabajo y encontrarán personas para postularse en el segundo carril.
Un diagrama de reclutamiento
El candidato en la tercera fila le enviará un correo electrónico al reclutador. Si el correo electrónico no está calificado, el diagrama finaliza. En caso de que pase el correo electrónico, el candidato continúa recibiendo una entrevista. El proceso se detiene cuando el candidato pasa o falla la entrevista.
Pediendo en un restaurante
Un diagrama que ilustra el proceso de ordenar una comida en un restaurante tiene tres carriles. El primero es para el cliente, que entra en el restaurante y los pedidos. El camarero en el segundo carril recibirá el pedido y se comunicará con el chef, que está en el último carril.
El chef cocina los platos y los entrega al camarero, quien los llevará a la mesa del cliente. El gráfico termina cuando el cliente termina la comida y paga la factura.