¿Cuáles son las funciones de una secretaria?
Pedimos a los expertos que proporcionaran sus puntos de vista.
La principal responsabilidad del secretario.
La principal responsabilidad del secretario es apoyar a las personas para las que trabaja. Tenemos aquellos que trabajan solo para una sola persona, mientras que otros trabajan para varias personas, incluido el apoyo a todo un departamento. Su trabajo es asegurarse de que las cosas funcionen sin problemas. Las secretarias son la mano derecha del jefe que hace todas las tareas detrás de escena.
Los secretarios, o asistentes administrativos, como muchos son conocidos en estos días, tendrán una variedad de deberes. Su principal responsabilidad es apoyar a las personas para las que trabajan. Y tenemos los que trabajan sólo para un solo individuo. Otros trabajarán para varias personas, incluido el apoyo a todo un departamento.
Para su información, he estado en estos tres roles durante mi vida laboral. El trabajo consiste en asegurarse de que las cosas funcionen sin problemas y que aquellos a quienes apoya se vean bien y puedan concentrarse en sus trabajos. Por lo tanto, las secretarias son la mano derecha del jefe que hace todas las tareas detrás de escena para que él o ella se vean bien ante los demás.
Como secretaria, contestará el (los) teléfono (s)
Y filtre las llamadas para ayudar a las personas a las que apoya a administrar mejor su tiempo y concentrarse más en sus tareas principales. Incluso ejecutar interferencias cuando sea necesario para proteger a los que apoya de ser molestados o interrumpidos innecesariamente.
Responderá preguntas para aliviar la carga de los gerentes y otras personas a las que podría estar apoyando. Y recopilará la información necesaria para ayudar a las personas a las que apoya a responder sus preguntas y/o completar las acciones necesarias.
También tomará mensajes y se asegurará de que se haga un seguimiento de las cosas para que tanto usted como aquellos a quienes apoya se vean bien, además de la empresa en su conjunto.
Otra parte rutinaria del trabajo de una secretaria es manejar el correo.
Por lo tanto, es posible que deba revisar el correo y separar las cosas en términos de qué tipo de correo es ese artículo. Priorizar las cosas para ayudar a las personas a las que apoya a administrar mejor su tiempo y concentrarse en el correo que es más importante para ellos. Por ejemplo, una pila para suscripciones, otra para correo interno y otra para contratos.
Dependiendo de cuántas personas apoye, es posible que incluso tenga que distribuir el correo a las distintas personas. Y maneje parte del correo usted mismo para aliviar la carga de aquellos a quienes apoya.
También escribirá una correspondencia y otros documentos comerciales, incluidos los memorandos entre oficinas. Y posiblemente tener que ir a la sala de correo o a la máquina de correo para agregar el franqueo y enviarlos. Algunas oficinas tienen personal de correo.
Otra cosa que harán las secretarias es encargarse de las citas
Así mantendrás uno o más calendarios de citas. Dependiendo de cómo funcionen las cosas, puede programar personas por su cuenta.
Por otra parte, tenemos gerentes que microgestionan más y prefieren establecer la fecha y/o la hora. En este caso, le informarán cuándo es la cita y la agregará a su calendario o simplemente podrá acceder si esa persona mantiene su propio calendario.
Un aspecto más del manejo de las citas es hacer un seguimiento con los programadores para confirmar la reunión o proporcionar una actualización o revisión importante, como que la reunión se mueva de un lugar a otro o se reprograme de un día y/u hora a otro.
Una tarea más importante y normal para las secretarias es mantener bases de datos y hojas de cálculo.
Por lo tanto, puede configurarlos desde cero. Por otra parte, cuando estaba trabajando allí, es posible que las bases de datos o las hojas de cálculo ya se hayan creado y las mantenga actualizadas y/o las revise. Para su información, emprendí un gran proyecto al tomar bases de datos y hojas de cálculo estáticas y crear otras vinculadas.
Algo que facilitaba a la hora de ingresar información en uno y que esa información se actualizara inmediatamente en otras bases de datos y/u hojas de cálculo. Entonces, como secretaria, no es inusual para nosotros renovar las cosas en consecuencia para que sea más fácil para nosotros y para aquellos a quienes apoyamos.
Los secretarios también harán arreglos de viaje para aquellos a quienes apoyan.
Entonces, si alguien a quien apoya necesita viajar a algún lugar por negocios, encontrará un auto de alquiler, reservará un vuelo, encontrará un hotel, etc. Y es posible que también deba manejar los arreglos de viaje para aquellos que vienen de otros lugares a la oficina. Entonces, parte de su trabajo puede ser hacer los arreglos de viaje para aquellos que vienen de otros lugares.
Por ejemplo, algunas personas de la sede central, como decimos a menudo, podrían viajar de visita. Si bien no apoya al personal de la sede, dado que vendrán a su ubicación, su(s) jefe(s) puede(n) solicitarle que haga sus arreglos de viaje. Algo que les permita saber que lo estamos ayudando y una forma de demostrar lo buenos que son nuestros asistentes.
Una responsabilidad más de la secretaría es la toma de notas, el dictado y/o la transcripción.
Por lo tanto, puede estar en reuniones solo con la(s) persona(s) que apoya y tomar notas para escribir o usar para un documento, carta o informe. Por otra parte, es posible que esté en presencia de otras personas a las que no apoya, pero que están tomando notas para escribirlas como nuestro registro de la reunión.
Las secretarias a menudo estarán involucradas en un montón de proyectos especiales.
Por ejemplo, es posible que tenga que realizar un envío masivo de correos. O se le pedirá que haga los arreglos para una fiesta en la oficina en el caso de que alguien sea ascendido, jubilado, etc.
Uno o más de los que usted apoya pueden tener una presentación que hacer, pidiéndole a usted como secretario que ayude con ella. Es posible que incluso tenga que viajar con la(s) persona(s) para ayudar con las cosas durante la presentación.
En el mundo de hoy, la mayoría de las secretarias se llaman asistentes administrativas. He tenido varios asistentes administrativos estelares y esto es lo que los hace estelares en mi opinión.
Entienden los procesos y objetivos.
En lugar de simplemente hacer el trabajo, entienden lo que está tratando de lograr. Entonces, si te saltas un paso, una instrucción, ellos saben qué hacer y lo hacen.
ellos son los organizadores
Hacen que las reuniones sucedan y saben cómo mover las cosas de acuerdo con sus prioridades. Se encargan de los detalles que marcan una gran diferencia, como recordar las reuniones con esta persona siempre atropellada, para trasladarlas a más tarde en el día.
O mencione que alguien en la reunión del almuerzo prefiere una ensalada en lugar de un sándwich. Tienen todos los papeles listos en una carpeta y te los entregan porque anticipan lo que necesitas.
Son tu segundo par de ojos y oídos.
Escuchan los estruendos que nunca llegarán a tu escritorio. También son la primera línea de resolución cuando alguien quiere hablar contigo. Pueden iniciar el proceso. Eso es útil para todas las partes involucradas, incluido el cliente. Asumen la responsabilidad del seguimiento.
Para muchos, su mayor éxito es ver que las cosas funcionen sin problemas porque lo han manejado todo con precisión, detrás de escena.
En muchas organizaciones, el asistente administrativo se considera una forma fácil de reducir costos. Pero cuando tienes uno excelente, es un desafío vivir sin uno porque se encargan de tantos detalles que pocos siquiera consideran.
Las secretarias de hoy en día generalmente cumplen muchas funciones diferentes y tienen una gama mucho más amplia de habilidades que tradicionalmente, y ser secretaria puede considerarse una carrera muy calificada y calificada.
Algunas de las cosas básicas más conocidas que suelen hacer las secretarias incluyen realizar tareas administrativas
Esto implica deberes administrativos, tareas de cara al cliente, como trabajo de recepción y telefonía, responder correspondencia, llevar un diario y programar, archivar, administrar documentos, tomar dictados y realizar trabajos de mecanografía.
También se ocupan de una combinación única de rasgos de personalidad y habilidades innatas aprendidas o difíciles de encontrar.
Sin embargo, los roles «suaves» o menos tangibles que cumplen las secretarias son mucho más amplios y valiosos para los empleadores que pueden encontrarlos.
Estos pueden incluir servir como una especie de guardián entre un empleador y las personas que desean hablar con ellos, poder manejar varios tipos de personalidad para sacar lo mejor de ellos, un alto nivel de tacto y diplomacia, la capacidad de decir lo que uno piensa incluso cuando está intimidado, y ser capaz de prosperar bajo presión y en situaciones de alto riesgo.
La dinámica personal entre una secretaria y su empleador suele ser muy estrecha, ya que muchos empleadores dependen enormemente de sus secretarias tanto para el apoyo práctico como para ayudarlos a manejar su propio estrés y desafíos.
Soporte profesional
Una secretaria puede ofrecer apoyo sirviendo como caja de resonancia, partidario, confiando en la segunda opinión y, en general, desempeñando el papel de una persona a la que se le puede permitir hablar más libremente y ser más abierta y honesta con su jefe que incluso los compañeros de su empleador. y superiores.
Sin embargo, las funciones exactas que cumple cualquier secretaria pueden ser muy variables, y algunas secretarias pueden realizar todas estas tareas y más, mientras que otras solo pueden realizar un par de tareas fijas definidas de manera muy estrecha.
Hay muchos cruces hoy en día en roles de secretariado de alto nivel con deberes de asistente personal y, a menudo, poco para distinguir los dos en la práctica. En algunos de estos roles, ¡una secretaria podría contar con el apoyo de uno o más asistentes propios!
Además, ciertas profesiones requieren secretarias con calificaciones y experiencia secretariales específicas de la industria, como secretarias médicas y secretarias legales, lo que también brinda una oportunidad para una mayor especialización dentro del campo.
Las secretarias son esenciales para el éxito de las operaciones diarias de una empresa.
Sus funciones pueden variar de una organización a otra, pero suelen ser la cara más familiar de la organización. Tengo una secretaria increíble y, según yo, estas son sus funciones principales que aseguran que el lugar de trabajo funcione sin problemas:
- Elaboración de memorandos internos y externos, y correspondencia.
- Manejo de agendas diarias, semanales y mensuales.
- Establecer reuniones y recordatorios para eventos/tareas importantes y obligatorias.
- Actualización y mantenimiento de bases de datos y archivos de empresas particulares.
- Recibir calurosamente a los visitantes/clientes en el área de recepción.
Las secretarias juegan un papel importante en su negocio
Como propietario de un negocio, hay tantas cosas en las que trabajará y en las que se concentrará, por lo que tener una secretaria es tan beneficioso. Los deberes de una secretaria varían de un negocio a otro, sin embargo, algunos son muy similares.
Lo más probable es que una secretaria sea responsable de hacer lo siguiente:
- Configuración y programación de citasreuniones, trámites.
- Mantener las cosas organizadasllamadas telefónicas y mucho más dependiendo del trabajo.
- Es más probable que sean la primera persona que vea un visitante.; por lo tanto, es importante que su secretaria sea educada, amable y con una actitud positiva entre otras características.
Personalmente, considero a mi secretaria más como una asistente o mi mano derecha, por lo que recomiendo encarecidamente que también sea alguien en quien confíes. Las secretarias deben ser muy apreciadas por lo que hacen porque su trabajo es extremadamente importante.
Anticiparse a las necesidades antes de hacerlo
Cualquier buen asistente o secretaria, con el tiempo, anticipará lo que necesita antes de que usted siquiera lo piense. Ya sea que se trate de una tarea de rutina diaria o de hacer malabarismos con su horario debido a posibles problemas que se le ocurran, su ‘secretaria’ está a la vanguardia.
Si, por ejemplo, escuchan tu…