Esta guía es traída por el diagrama de flujo Zen, el más simple fabricante de diagramas de flujo.
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Entrar en un nuevo negocio significa que muchos procesos y pasos complicados están reservados para usted. Esa gran cantidad de información puede darle dificultades cuando intenta aprender sobre el negocio. En ese caso, un diagrama de flujo de trabajo te será de gran ayuda.
Este artículo le mostrará su definición y proporcionará una guía completa para usarla correctamente.
¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?
Definición
El flujo de trabajo es la secuencia de procesos que una empresa tiene que pasar desde el punto de partida hasta la finalización.
A diagrama de flujo de trabajo es un tipo de diagrama de flujo que sirve como representación visual que le muestra el flujo de trabajo de su negocio. Por lo general, es en forma de diagrama de flujo. Usando símbolos estándar, este método lo ayuda a comprender cada paso más a fondo.
Un simple diagrama de flujo de contratación
La principal ventaja de este método radica en la visualización. Al visualizar cada proceso, le hará saber más sobre cada tarea incluida en todo el negocio complicado y quién está a cargo de ellos.
Además, puede mostrarle el orden en el que se completan las tareas, señalando cómo interactúan entre sí. Conocer la relación entre los pasos lo ayudará a predecir los problemas potenciales y deshacerse de ellos antes de dañar el flujo de trabajo.
De esa manera, su negocio será mucho más fácil de administrar y tendrá una mayor oportunidad de tener éxito.
Componentes
Un diagrama se compone comúnmente de tres componentes: entrada, transformaciones y salida.
La entrada son las fuentes necesarias para completar las tareas como información, acciones, materiales, correo electrónico. Tomaremos vender productos en línea como ejemplo. Lo necesario para completar esta tarea son los productos y los pedidos de los clientes.
La transformación es el componente que produce los cambios necesarios para lograr el resultado final. Puede ser un cambio de ubicación, un cambio característico físico, un cambio de propiedad. En el ejemplo anterior, la transformación ocurre cuando el cliente confirma el pago.
La salida es el resultado final de todo el negocio. Cuando vende sus productos, la salida cambiará según la transformación. Si el cliente realiza el pago, la salida será la entrega del artículo al cliente. En caso de que no reciba ningún pago, el proceso se detendrá en ese punto.
Historia del diagrama del flujo de trabajo
La idea de este diagrama apareció a fines de la década de 1880. Hasta 1921, el término «flujo de trabajo» estuvo por primera vez. Con el creciente campo de la teoría de la optimización, la Segunda Guerra Mundial y el programa Apollo, hubo una creciente demanda de la organización racional del trabajo.
En ese momento, la idea de la gestión de calidad total fue ampliamente bienvenida, lo que resultó en la expansión global de muchas empresas a nivel mundial. Eso también ayuda a crear un tiempo floreciente para el «flujo de trabajo».
A las dos personas que se les ocurrió este increíble método son Henry Gantt, un ingeniero mecánico talentoso, y el especialista en ciencias de la gerencia Frederick Winslow Taylor.
Con la intención de crear algo para ayudar a secuenciar y priorizar el trabajo, Henry Gantt desarrolló el diagrama. Más tarde, trabajó con Winslow Taylor para aplicar la herramienta al uso comercial. Juntos, crearon el diagrama Gantt, que todavía estamos usando hoy.
¿Dónde podemos usar diagramas de flujo de trabajo?
En la mejora del proceso
Como mencionamos anteriormente, esta herramienta desglosa el negocio complicado en pequeños y simples pasos, lo que le brinda una mejor comprensión. También puede detectar fallas y encontrar espacio para la mejora utilizando la herramienta.
En procesos de seguimiento
Con la ayuda de la tecnología moderna, la función de esta increíble herramienta no se detiene para analizar el proceso. Puede ayudarlo a mantenerse actualizado con plazos, reasignar tareas y transferencias de roles.
Al combatir la sombra y el conocimiento tribal
Shadow IT se refiere a todos los dispositivos, plataformas y tecnologías que los miembros del equipo usan sin aprobación explícita. Sin el conocimiento del mismo, este tipo de uso contiene muchos riesgos de seguridad potenciales.
Gracias al diagrama, puede elegir una plataforma adecuada para llevar a cabo todos los procesos. De esa manera, su departamento trabajará solo en esa plataforma, y se eliminarán los riesgos de las plataformas no autorizadas.
Tipos de diagrama de flujo de trabajo
Hay muchos tipos de diagramas de flujo de trabajo, pero los que se encuentran a continuación son los más utilizados.
Diagrama de flujo de Ansi
Este diagrama de flujo utiliza símbolos del American National Standards Institute (de ahí el nombre ANSI). Luego se convirtió en el estándar para este tipo de diagrama y proporcionó un lenguaje universal para describir los pasos involucrados.
Actividad UML
El lenguaje de modelado unificado, o la actividad UML, representa pasos, procesos y el flujo de control en un diagrama de flujo.
Bpmn
Similar a la actividad UML, BPMN (notación de modelado de procesos comerciales) también funciona como un diagrama de flujo. Se centra en mostrarle los pasos incluidos en el proceso de negocio y la información más que la producción.
Diagrama de flujo de trabajo BPMN
Traje de baño
Este tipo de diagrama de flujo coloca los pasos en un «carril de natación» horizontal o vertical. A diferencia del BPMN, este resalta la interacción entre las unidades en la organización y expone cuellos de botella e ineficiencias.
Sipoc
De pie para el proveedor de control de entrada-salida-customer, SIPOC se aplica principalmente en Six Sigma, que muestra el creador de los datos y el receptor.
¿Cómo crear un diagrama de flujo de trabajo?
Herramientas y técnicas
Antes de conocer los pasos, es indispensable preparar las herramientas necesarias y los símbolos estandarizados primero.
Puede comenzar esto de tres maneras, con tres herramientas diferentes:
Pluma y papel
Esta es la forma más simple; Simplemente tome un bolígrafo y escriba lo que tenga en su mente.
Software de diagrama de flujo
Esta herramienta se usa específicamente para desarrollar un diagrama. Al hacerlo en línea, puede almacenar y compartir fácilmente su diagrama de flujo, lo que le ahorra el paso de escaneo en comparación con la primera manera.
Software de gestión de flujo de trabajo
Este software es comparable al diagrama de flujo, excepto algunas funciones adicionales. Puede automatizar algunos pasos, mantenerlo actualizado con el flujo de trabajo y detectar fallas.
Tenga en cuenta los símbolos a continuación para crear correctamente un diagrama de flujo correcto por su cuenta.
Símbolos de diagrama de flujo
Pasos para crear un diagrama de flujo de trabajo
Seleccione el proceso
Este es el paso en el que descubres el propósito del diagrama. Dependiendo de su necesidad y a las personas que la usan, el diagrama adecuado diferirá.
Por ejemplo, si apunta a usuarios no técnicos, BPMN será un comienzo decente. Ya hemos proporcionado la lista de gráficos de uso común para que pueda elegir.
Definir las entradas y salidas
La entrada y la salida son los componentes fundamentales. Tener un comienzo y puntos finales claros lo ayudará a diseñar más sin problemas.
Recopilar información
Este paso consiste en obtener información de los miembros en el departamento para asegurarse de dar cada paso correcto. Debe reunir la tarea exacta y la persona que la ejecutará, los plazos del proceso y encontrar posibles cuellos de botella.
Diseñar el flujo de trabajo
Después de obtener todas las ideas y la información necesarios, finalmente puede visualizar el proceso. Elija una de las tres herramientas anteriores para diseñar su diagrama ideal.
Analizar y mejorar
El último paso es echar un vistazo final a su trabajo. Identifique los defectos restantes, los detalles innecesarios y deshacerse de ellos para optimizar su negocio.