Plan de acción: definición, ejemplos y cómo redactarlo

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No existe una única forma correcta de redactar un plan de acción. Puede organizar su plan de acción de cualquier forma que le ayude a llevar un registro de todo lo que necesita hacer para lograr su objetivo. A menudo, los planes de acción se organizan como tablas u hojas de cálculo con cada trabajo, tarea o paso enumerado en la primera columna y otra información importante enumerada en la segunda columna y las siguientes.

La mayoría de los planes incluyen una fecha o un cronograma para cada una de las tareas que la componen. Si trabaja con un grupo de personas, es probable que en cada tarea también se indique la persona o personas responsables de esa tarea. También puede agregar otra información específica para su objetivo. Por ejemplo, puede indicar el nivel de prioridad (bajo, medio, alto) de cada tarea o enumerar los recursos necesarios para llevar a cabo cada tarea.

Ejemplo 1 de plan de acción​
Un ejemplo de un objetivo relativamente pequeño que se puede organizar y aclarar con un plan de acción es una cena (Rysman, nd). El uso de un plan de acción para organizar una cena puede implicar primero hacer una lista de todo lo que se necesita hacer para organizar la cena. También puede resultar útil organizar las tareas por fecha límite. Por ejemplo, dos semanas antes de la fiesta, es posible que desee crear su lista de invitados, enviar invitaciones y decidir la atmósfera y la estética de la fiesta. Una semana antes de la fiesta, es posible que desee hacer un seguimiento de los invitados que no han enviado confirmaciones de asistencia, confirmar los requisitos dietéticos de sus invitados, planificar el menú y comprar la decoración o la vajilla que necesite.

Dos días antes de la fiesta, es posible que quieras conseguir los ingredientes y hacer una lista de reproducción. El día antes de la fiesta, es posible que quieras preparar la mayor cantidad de comida posible, limpiar la casa y recoger las flores. El día de la fiesta, es posible que quieras preparar los últimos restos de comida y poner la mesa. Este plan de acción enumera todas las tareas que se deben realizar para organizar una cena, junto con un cronograma para cada tarea. En este ejemplo, estás organizando la fiesta tú solo, por lo que no es necesario asignar cada tarea a una persona específica. Sin embargo, si estás organizando la fiesta con una pareja, un compañero de habitación u otra persona, es posible que quieras asignar cada tarea a una persona específica.

Ejemplo 2 de plan de acción
Un objetivo mucho más amplio que actualmente se está abordando con un plan de acción es la ambición actual de la Harvard Business School de promover la equidad racial. Se trata de un objetivo extremadamente amplio, multifacético y de largo plazo que implica las contribuciones de un gran número de personas. La Harvard Business School ha desarrollado un plan de acción para aclarar, definir y organizar todas las tareas necesarias para alcanzar este objetivo (Harvard Business School, sf).

El amplio plan de acción se compone de ocho grandes objetivos, entre ellos “Atraer más talento negro a todas las partes de la comunidad de HBS” y “Equipar a nuestros estudiantes para que se conviertan en líderes en pro de la equidad racial”. Cada una de estas ocho tareas se desglosa a su vez en subtareas. Por ejemplo, la tarea de equipar a los estudiantes para que se conviertan en líderes en pro de la equidad racial se desglosa en cinco acciones específicas, entre ellas la incorporación de estudios de casos protagonizados por personas negras y otras minorías subrepresentadas en todos los cursos. Mediante un plan de acción, Harvard Business School está desglosando un objetivo muy amplio en elementos de acción específicos que se pueden asignar a personas específicas y darles plazos específicos.

1. Definición de tarea – Identifique todo lo que se debe hacer. ¿Qué pasos individuales se deben llevar a cabo? Por ejemplo, si está organizando una fiesta de cumpleaños sorpresa, la lista de tareas puede incluir la reserva del lugar, la comida, la invitación de los invitados y la llegada del invitado de honor a la fiesta. Si está trabajando con un equipo, aquí también es donde debe identificar a las personas individuales que son responsables de cada tarea o trabajo.
2. Crear pasos de acción – ¿Cuáles son los pasos o subtareas que se deben realizar para cada tarea? Por ejemplo, la tarea de invitar a los invitados a la fiesta de cumpleaños podría incluir la creación de una lista de invitados, la búsqueda de información de contacto para cada invitado, el envío de invitaciones y el seguimiento de las confirmaciones de asistencia.
3. Priorización – Asigna a cada tarea y, tal vez, a cada subtarea una prioridad baja, media o alta. Los criterios para asignar una prioridad se basan en la urgencia de la tarea, la complejidad o la cantidad de tiempo que requiere y la importancia que tiene para el evento en general. En el caso de la fiesta sorpresa, organizar la comida probablemente será una prioridad menor que invitar a los invitados: si no consigues organizar la comida a tiempo, probablemente podrás buscar alternativas de último momento. Sin embargo, si no hay invitados, no habrá fiesta. Para este paso, es importante no categorizar todo como de alta prioridad. Si te encuentras con poco tiempo o recursos, puedes usar tu lista de prioridades para decidir cómo asignar el tiempo y los recursos limitados de los que dispones.
4. Colaboración – Involucre a todas las partes interesadas y cree un canal de comunicación. Esto puede implicar comunicarse con personas que no formen parte del equipo que ejecuta el plan de acción. Por ejemplo, probablemente necesitará interactuar continuamente con el personal del lugar del evento para mantenerlos informados sobre la cantidad de invitados y los vendedores de alimentos externos, entre otras cosas.
5. Cerca – Una vez que hayas alcanzado tu objetivo, tómate un tiempo para felicitarte por lo que has logrado y para analizar qué salió bien y qué salió mal. ¿Qué ajustes puedes hacer para mejorar las cosas la próxima vez? Este paso puede ser especialmente útil si vas a seguir trabajando en objetivos similares o con el mismo equipo en el futuro.

Los objetivos del plan de acción incluían la creación de una red de apoyo más sólida para la familia y brindarle más acceso a los servicios de apoyo comunitarios. Cada uno de estos objetivos se desglosó en subtareas componentes.

Por ejemplo, el aumento del apoyo social se dividió en dos subtareas: identificar eventos comunitarios locales apropiados para el niño y brindarle las habilidades de seguridad básicas necesarias para estar lejos de su familia durante períodos cortos. Luego, cada subtarea se asignó a una persona específica, incluido el asistente social del niño, un padre, otros miembros de la familia o trabajadores comunitarios. Cada tarea también recibió un cronograma específico. Este plan de acción permitió que el equipo de personas responsables del cuidado de este niño trabajara en sus propias tareas específicas, y todas las tareas sirvieron al objetivo más amplio de garantizar que el niño recibiera la mejor atención posible.

Al redactar un plan de acción, puede resultar útil seguir una plantilla. A continuación, se presentan dos plantillas de plan de acción básicas. Ambas tienen forma de tablas y columnas en las que se puede enumerar cada subtarea, la persona responsable de esa tarea, los recursos necesarios para completarla y los lugares donde anotar…