El lugar de trabajo tiene muchas dinámicas y personalidades. Una de las peores personalidades es el compañero de trabajo que no responde. Los compañeros de trabajo que no responden pueden hacer que los demás se sientan como si no supieran cómo trabajar con sus compañeros, o como si tuvieran cosas más importantes que hacer.
Si bien este puede no ser el caso, puede causar fricciones en el lugar de trabajo. Saber cómo lidiar con compañeros de trabajo que no responden puede aliviar los problemas en el futuro mientras maneja el problema con diplomacia y tacto.
¿Por qué alguien no responde?
Las personas que no responden a sus compañeros de trabajo pueden tener muchas razones por las que actúan de esta manera.
La parte mala es que acciones como esta pueden hacer que los compañeros de trabajo sientan que han hecho algo mal, crean un ambiente estresante y que la persona que no responde no solo es grosera sino poco confiable.
Al descubrir cómo lidiar con compañeros de trabajo que no responden, es importante considerar la fuente.
¿Cómo puede saber si un compañero de trabajo no responde?
Aquí hay algunos escenarios:
- Un cliente llamó y su problema debe resolverse de inmediato. El compañero de trabajo con la información conoce la situación pero no ha proporcionado lo que se necesitaba o no está respondiendo ningún mensaje solicitando la información.
- Se debe entregar un proyecto y el equipo quiere reunirse para determinar los pasos finales y la persona no responde a los correos electrónicos ni a las llamadas telefónicas.
Hay algunas maneras de cómo lidiar con compañeros de trabajo que no responden. La etiqueta comercial estándar para cualquier empleado debería ser que todos usen ciertas reglas de compromiso, pero ese no es siempre el caso.
Como regla general, las llamadas telefónicas deben devolverse en un tiempo razonable. 24 horas deberían ser la norma, pero no más de 48.
Además, la correspondencia debe tener una respuesta a más tardar al día siguiente, a menos que sea el fin de semana. Es de mal gusto dejar a la gente colgada. Si una respuesta a la correspondencia necesita más atención, se debe dar un acuse de recibo para que la otra parte sepa el estado.
En el mundo tecnológico en evolución, es muy fácil enviar un mensaje instantáneo o incluso un SMS (texto) a un compañero de trabajo. De hecho, los mensajes de texto nunca deben durar más de una hora o dos, a menos que la persona esté fuera de la oficina ese día.
Hay algunas personas que no se comunican con sus compañeros de trabajo hasta que están en la oficina. Si sus políticas son dejar el trabajo y mantener su otra vida separada, deben responder de inmediato tan pronto como regresen a la oficina.
Puede haber razones válidas por las que el empleado no responde. Pueden tener una gran carga de trabajo y no pueden asumir nada más.
Incluso pueden estar tan ocupados que sienten que está bien no responder de manera oportuna.
Los empleados que están desenfocados y desorganizados también pueden sufrir el hábito de no responder de manera oportuna.
Otra razón por la que los empleados pueden no responder es que rara vez están en la oficina. Si la mayor parte de la correspondencia es por correo electrónico y no los revisan cuando están fuera, puede parecer que no responden cuando, de hecho, es posible que no hayan recibido el mensaje.
Finalmente, puede haber un problema personal en el fondo que ha obstaculizado su concentración y ética de trabajo. Llegar al fondo de las cosas antes de informar al empleado puede aliviar el problema.
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Cómo lidiar con compañeros de trabajo que no responden
Puede ser difícil formular formas de cómo tratar con compañeros de trabajo que no responden. En una oficina donde la moral es alta, los empleados que actúan de esta manera pueden interrumpir el flujo de cosas.
Una vez que se ha informado que un empleado no responde, depende del gerente dirigirse al empleado y averiguar qué está pasando. Aqui hay algunas sugerencias:
1. Convocar una reunión
Enviar una comunicación al empleado de que se ha programado una reunión. No les digas de qué se trata la reunión porque quieres ver cómo responden a tu mensaje. Esto proporcionará información adicional sobre cómo el empleado maneja las cosas.
Si el empleado se toma su tiempo para responder, es otra señal de que no se toma en serio su rol ni el tiempo de los demás.
2. Tener una conversación
Una vez que comience la reunión, infórmele al empleado por qué lo llamaron. Luego, comience a hacer preguntas para determinar por qué el empleado no responde.
Asegúrese de hacer preguntas abiertas, para que tengan la oportunidad de ofrecer explicaciones detalladas de cada pregunta. Es importante permitirles poner todo sobre la mesa antes de abordar su comportamiento.
El empleado podría estar enojado por haber regresado a la oficina. Si este es uno de los problemas, el empleado debe ser tratado en consecuencia.
Si la organización ofrece una solución híbrida, puede valer la pena explorarla, especialmente si el empleado es un buen trabajador. Desafortunadamente, los problemas de personalidad aún deben abordarse, por lo que el empleado debe aprender a cumplir con las políticas y procedimientos de la empresa. Según su comportamiento, es posible que no les des la opción de un espacio de trabajo híbrido.
3. Sea receptivo
Mientras escucha hablar al empleado, escuche atentamente lo que tiene que decir. No interfiera, pero espere una respuesta completa a las preguntas que haga. Cuando hay silencio, no empieces a hablar. Deje que el empleado se siente en un silencio incómodo. Esto también les mostrará cómo su falta de respuesta afecta a sus compañeros de trabajo.
4. Repite su respuesta
Deje en claro que entendió completamente lo que dijo el empleado al resumir sus respuestas. Esto abre la puerta a preguntas adicionales. La escucha activa ayuda a lograr esto y devuelve las preguntas al empleado.
5. Discutir un plan de acción
Aquí es donde debes delinear las consecuencias de sus acciones. Asegúrese de que el empleado conozca el plan y pídale que haga cualquier pregunta o revise el plan previsto.
Todas las acciones deben estar por escrito y tener la firma del empleado para garantizar que sepa y entienda que su comportamiento es inaceptable y que se deben hacer cambios o habrá consecuencias más graves, incluido el posible despido.
6. Supervisar el comportamiento del empleado
No solo debe monitorear al empleado para ver si su comportamiento ha cambiado, sino que también es importante hacer un seguimiento con sus compañeros de trabajo para determinar si el empleado está señalando a ciertos empleados.
Nunca es fácil tratar con empleados difíciles, especialmente con aquellos que no responden, pero también es una buena experiencia de aprendizaje para todo el personal sobre protocolos y conducta en el lugar de trabajo.
7. Seguimiento
Dependiendo del curso de acción del empleado, ocurrirá una de dos cosas. O el empleado ha decidido ser más receptivo y comprometido en responder a los mensajes, llamadas y otras cosas de sus compañeros de trabajo o está eligiendo voluntariamente ser reprendido con una posible terminación.
Si el empleado no quiere cambiar y no tiene una razón lógica por la que no pueda desempeñarse de acuerdo con las expectativas de la empresa, no tiene otra opción que terminar su empleo.
Ya sea que el empleado sea despedido o no, es importante tener una conversación con todo el personal sobre la etiqueta de la oficina.
Esto aclarará los comportamientos de ciertos empleados y brinda la oportunidad de una capa adicional de capacitación sobre cómo tratar entre sí y con los proveedores externos. Debido a que los empleados tienen una variedad de herramientas de comunicación a su disposición, no hay motivo para que no se produzcan respuestas oportunas.
Con tantas personas que todavía trabajan desde casa o en espacios fuera de la oficina, puede ser fácil confundir los problemas de tiempo con una falta de respuesta.
La clave está en lograr que el empleado sea más abierto al discutir el tema en cuestión. Si el empleado no trabaja en la oficina y este es un problema recurrente, es posible que el empleado necesite más supervisión para ser efectivo en su función actual.
Estos comportamientos son indicativos de un comportamiento problemático que podría salirse de control si no se maneja de manera efectiva.
Este puede ser un buen momento para revisar el manual del empleado, las políticas y los procedimientos para abordar específicamente este tipo de comportamientos y lo que no se tolerará. Los recursos humanos y los gerentes deben aprender a lidiar con compañeros de trabajo que no responden en cualquier escenario.
Los compañeros de trabajo que no responden están presentes en todas las industrias. Su comportamiento podría resultar en pérdida de dinero, tiempo o incluso lesiones en el trabajo.
El mejor curso de acción es abordarlo de frente a medida que el problema comienza a ocurrir antes de que las cosas se salgan de control. Describir cuidadosamente cómo se siente la empresa en términos de capacidad de respuesta ayuda a respaldar un caso de subordinación en caso de que el empleado continúe negando la cultura de la empresa.
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