Hay dos tipos de persona en este mundo. Hay quienes son como acaparadores de correo electrónico, guardando cada correo electrónico de Microsoft Outlook que reciben. Y hay quienes comienzan cada día con una bandeja de entrada vacía como parte del método Inbox Zero Outlook.
El objetivo de llevar su bandeja de entrada a cero todos los días en Outlook es común entre las personas que a menudo pueden verse abrumadas por montones de correos electrónicos. Para algunas personas, una bandeja de entrada repleta de correos electrónicos es estresante. Si usted es una de esas personas, hay varias cosas que puede hacer para lograr Inbox Zero Outlook.
El trabajador promedio recibe más de 120 correos electrónicos por día. Esas son muchas distracciones además de las tareas que ya debe completar cada día.
Microsoft Outlook es una poderosa herramienta que puede hacer más que mostrar, enviar y recibir correo electrónico. Puede ayudarlo a organizar, clasificar y administrar sus correos electrónicos de manera ordenada y eficiente, lo que le brinda tranquilidad. Inbox Zero Outlook es un método diseñado para ayudar a manejar grandes volúmenes de correo electrónico en un período corto, reduciendo las demandas de tiempo y atención.
Todo lo que necesita hacer es aprovechar ese impresionante poder y dejar que Outlook haga el trabajo por usted. Prueba estos sencillos pasos si quieres dominar Inbox Zero Outlook.
Crear un sistema de almacenamiento de correo electrónico
Una de las principales razones por las que la bandeja de entrada de Outlook se llena en poco tiempo es porque los usuarios almacenan correos electrónicos allí. La bandeja de entrada es un punto de entrada, un lugar donde la comunicación le llega por primera vez en Outlook. Una vez que llega, depende de usted actuar en consecuencia.
A veces puede leer un correo electrónico y luego eliminarlo. Otras veces desea conservar el correo electrónico. Pero en lugar de dejar que esos correos electrónicos se acumulen en su bandeja de entrada, debe crear un sistema de almacenamiento. Cree un sistema para almacenar sus correos electrónicos en diferentes carpetas, un sistema que tenga sentido para usted para que sea fácil de usar.
Puede crear carpetas separadas según el nombre del remitente, el tema o el proyecto. Cualquiera sea el sistema que lo ayude a consolidar y distribuir los correos electrónicos que desea guardar, ese es el que debe adoptar. Incluso puede dividir carpetas en el futuro si se vuelven demasiado voluminosas para su sensibilidad.
Microsoft Outlook se basa en un sistema de carpetas. Su calendario de Outlook es solo otra carpeta. Así que no se preocupe por configurar un montón de carpetas nuevas, solo asegúrese de que esas carpetas le sean útiles.
Una vez que haya configurado sus carpetas, podrá separar su correo electrónico entrante en las carpetas apropiadas. Eso significa que no los mantendrá todos agrupados en la bandeja de entrada. Este es el primer paso hacia Inbox Zero Outlook.
Cómo configurar una carpeta de correo electrónico
- Haz clic derecho en el nombre de tu cuenta de correo electrónico.
- Haz clic en Nueva carpeta en el menú desplegable.
- Asigne un nombre a su nueva carpeta y presione Entrar.
- Mueva los correos electrónicos a una nueva carpeta haciendo clic, manteniéndolo presionado y arrastrándolo a la carpeta.
Aproveche las tareas pendientes y las tareas
El objetivo de limpiar su bandeja de entrada es tomar las medidas necesarias requeridas por los correos electrónicos que recibe. Tal vez sea solo una cuestión de volver a jugar o tal vez hay ciertas acciones que debes tomar. Antes de archivar ese correo electrónico en su carpeta recién creada, considere estos pasos como parte de su Inbox Zero Outlook.
- Responda inmediatamente al correo electrónico y luego muévalo a Si puede encargarse de algo rápidamente, hágalo. Después de responder, continúe con el proceso de presentación.
- Responda más tarde y asegúrese de configurar un recordatorio de tareas pendientes para que no se olvide de responder. Puede identificar un mensaje que requiera seguimiento haciendo clic derecho sobre él y eligiendo una hora para responder en el menú de Seguimiento. Después de configurar el recordatorio, continúe con el proceso de archivo.
- Responda después de realizar el trabajo solicitado por el correo electrónico, utilizando la función Tarea en Outlook para ayudarlo a organizar su trabajo. Arrastre el correo electrónico al botón del panel de tareas, establezca la fecha límite y los recordatorios necesarios. Luego haga clic en Guardar y cerrar, pasando al proceso de archivo después de crear la tarea.
Establecer pasos rápidos
Otra herramienta que lo ayuda a lograr Inbox Zero Outlook es Quick Steps. Esta es una forma poderosa de organizar su correo electrónico al establecer un proceso una vez y usarlo más tarde cuando sea necesario en los correos electrónicos. Después de configurar el proceso en Pasos rápidos, puede hacer clic en el correo electrónico y luego seleccionar ese Paso rápido para administrarlo.
Incluso puede desarrollar una forma de organizar varios pasos rápidos para administrarlos. Use el botón Más (la flecha hacia abajo con una línea en la parte superior) en la cinta para mostrar todos los Pasos rápidos que ha guardado. El botón Administrar pasos rápidos también es útil para mantener una gran cantidad de pasos en un orden razonable.
Cómo configurar y aplicar Quick Step
- Elija el correo electrónico al que desea aplicar Paso rápido y haga clic en él.
- Haga clic en la pestaña Inicio > grupo Pasos rápidos > botón Más > botón Crear nuevo.
- Introduzca un nombre que describa el paso rápido.
- Elija Mover a la carpeta en el menú desplegable Elegir una acción.
- Elija la carpeta del menú desplegable Elegir carpeta.
- Haga clic en Finalizar.
- Aplique Quick Step haciendo clic en el correo electrónico al que desea que se aplique.
- Haga clic en el paso rápido que desea aplicar en la pestaña Inicio > grupo Pasos rápidos.
Cree reglas para ayudar a lograr Inbox Zero Outlook
Hay formas de comenzar a organizar los correos electrónicos incluso antes de que lleguen a su bandeja de entrada. Microsoft Outlook ofrece una función de regla que aplica ciertas acciones predeterminadas para un tipo de correo electrónico. La función Regla realiza la acción prescrita cuando Outlook recibe el correo electrónico.
Esta es una herramienta poderosa para ayudarlo a continuar administrando su bandeja de entrada como parte del objetivo Inbox Zero Outlook. En lugar de saturar su bandeja de entrada, se toma la acción que se asigna al tipo de correo electrónico. Esas acciones pueden ser archivar el correo electrónico en una carpeta que hayas creado, eliminarlo o configurar un recordatorio.
Cómo crear una regla
- Seleccione el correo electrónico al que desea que se aplique una regla y haga clic en él.
- Haga clic en la pestaña Inicio > Mover grupo > botón Reglas > Crear regla en el menú desplegable.
- Abra el Asistente para reglas haciendo clic en Opciones avanzadas en el cuadro de diálogo Crear regla.
- Elija entre las múltiples condiciones que desea comprobar.
- Haga clic en cualquier palabra con hipervínculo/subrayada para cambiarla o configurarla. Una vez que ingrese una palabra en el cuadro de diálogo Buscar texto, presione Agregar antes de hacer clic en Aceptar.
- Haga clic en Siguiente en la parte inferior del Asistente para reglas.
- Elija las cosas que desea hacer con el mensaje en la siguiente ventana, incluidas Moverlo, Eliminarlo y Establecer recordatorio.
- Haga clic en cualquier palabra con hipervínculo/subrayada para cambiarla o configurarla.
- Haga clic en Siguiente en la parte inferior del Asistente para reglas.
- Identifique cualquier excepción a la regla, como la exclusión de correos electrónicos de ciertas personas de esta regla.
- Haga clic en cualquier palabra con hipervínculo/subrayada para cambiarla o configurarla.
- Haga clic en Siguiente en la parte inferior del Asistente para reglas.
- Cree un nombre para la regla.
- Coloque marcas de verificación junto a Ejecutar esta regla ahora para activar la nueva regla.
- Haga clic en Finalizar.
Una vez que haya creado las Reglas, no debería tener que volver a ejecutarlas después de esto porque se guardan en Outlook. Tenga cuidado de no crear reglas demasiado amplias o vagas que puedan afectar los correos electrónicos que no pretendía incluir en la regla.
No tenga miedo de usar el botón Eliminar
Como se señaló anteriormente, una de las razones principales por las que las bandejas de entrada se acumulan con correos electrónicos es porque los usuarios los acumulan. El miedo a eliminar un correo electrónico importante puede paralizar a algunas personas hasta el punto de que nunca limpian su bandeja de entrada. Debe aprender a no tener miedo de usar el botón Eliminar en el método Inbox Zero Outlook.
Una vez que haya creado carpetas para organizar correos electrónicos y reglas para administrarlos, debe ser brutal al eliminarlos. Incluso si elimina por error un correo electrónico que pretendía conservar, tiene semanas para recuperarlo de la papelera y restaurarlo. No todos los correos electrónicos que recibe deben guardarse, así que elimine inmediatamente aquellos que sabe que no es necesario almacenar.
Un esfuerzo más deliberado para eliminar correos electrónicos innecesarios lo ayudará a reducir el desorden y concentrarse en los correos electrónicos que debe conservar. Si se ha preguntado «cómo llego a la bandeja de entrada cero en Outlook 365», este es uno de los pasos importantes para lograr ese objetivo. Es uno de los muchos trucos de Outlook que puede usar para mantenerse organizado.
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