Esta guía es traída por el diagrama de flujo Zen, el más simple fabricante de diagramas de flujo.
Introducción
La vida personal moderna y ocupada requiere un método inteligente para administrar su trabajo y vida. Hacer las cosas de flujo Será la herramienta capaz para ayudarlo a actualizar esto.
Es una tabla visual para ayudarlo a planificar y realizar un seguimiento de la tarea relevante que ha establecido. Además, el diagrama GTD también es una forma de ser más efectivo en el control del tiempo y reducir la presión en el trabajo.
Debido a su simplicidad y facilidad de implementación, este diagrama de flujo está aumentando en popularidad. Este artículo es para aquellos que se preguntan cómo comenzar el diagrama de su plan de tareas.
Hacer las cosas de flujo
Hacer las cosas Descripción general del diagrama de flujo
Definición
Hacer las cosas de FlowHart es un tipo de diagrama bien conocido para describir el proceso para administrar su tiempo y tareas visualmente. Este diagrama de flujo se basa en el método «Obtener las cosas», un sistema de productividad personal desarrollado por David Allen en 2001.
Procesamiento y organización del flujo de trabajo GTD
Teoría de horizontes de enfoque
Dos elementos cruciales en este método de productividad son el control y la perspectiva. David Allen desarrolló la teoría llamada «horizontes de enfoque» basada en ellos. Incluye seis niveles, de bajo a alto, de la siguiente manera:
- Suelo: Acciones actuales
- Horizonte 1: Proyectos actuales
- Horizonte 2: Áreas de enfoque y responsabilidad
- Horizonte 3: Metas de 1 a 2 años
- Horizonte 4: Visiones a largo plazo
- Horizonte 5: Vida
Una vez que determine en qué horizonte se encuentra, será más fácil dibujar un diagrama GTD completo para usted.
Principios principales
- Desglose los proyectos complejos en pasos de acción claros y concretos
- Consolidar todos los trabajos en un solo sistema, eliminando tareas innecesarias o ambiguas
- Establezca la secuencia de tareas
¿Quién debería usar el diagrama de flujo GTD?
Si pertenece a uno de los siguientes grupos de personas, el mapa de flujo de trabajo GTD será el asistente para ayudarlo a hacer más cosas y ser más productivo.
- Las personas tienen mala memoria debido al estrés y al trabajo ocupado y, a menudo, olvidan lo que necesitan hacer.
- Las personas están ocupadas y tienen demasiados trabajos o tareas para completar, pero tienen miedo de no garantizar el progreso.
- Personas que no son buenas para administrar el tiempo y el trabajo durante el día.
- Personas que no han encontrado el rendimiento correcto y el diagrama de flujo de gestión laboral.
Guía de creación de diagrama de flujo GTD
Un modelo de diagrama GTD
Captura (recolectar)
En este paso, debe reunir todas las tareas con las que necesita lidiar juntas. Luego, capture todo en un solo lugar para asegurarse de no perderse nada.
Estas pueden ser tareas en la lista diaria de tareas pendientes, trabajar en un pequeño proyecto o incluso planes a largo plazo. Además, también pueden ser una bandeja de entrada de correo electrónico, correo de voz o documento en el trabajo que necesita manejar.
El propósito más crucial de esta etapa es convertir los pensamientos y cosas que mantienen su atención en listas de tareas detalladas para el futuro.
Aclarar (proceso)
Esta es la fase de aclaración para responder tres preguntas:
- ¿Qué es? : Define la entrada (tareas, trabajos, planes, proyectos) para servir como premisa para la clasificación.
- ¿Es accionable? : tomar decisiones de acción respondiendo sí o no. Hay tres razones por las que diría que no al campo de la tarea: eliminó los elementos no activables, lo hace pero no en este momento, y desea usarlo como material de referencia para más adelante.
- ¿Cuál es la próxima acción? : Esta es la siguiente pregunta después de decir que sí al trabajo que necesita hacer. Sin embargo, debe hacer tareas de inmediato que tomen menos de 2 minutos. Para tareas de 2 minutos, puede optar por aplazarlas o delegarlas.
Organizar (priorizar)
Lo siguiente que debe hacer es priorizar y hacer una acción actual a la tarea más grande que necesita más de 2 minutos para terminar. Finalmente, sería mejor si creara sus carpetas para organizar tareas en grupos fácilmente.
Aquí hay algunos tipos de carpetas a las que puede consultar incluir en su diagrama de flujo:
- Carpeta de una lista de un día: Las tareas diarias que se completan (recuerde especificar la fecha)
- Carpeta pendiente: la tarea actual en la que está trabajando, esperando comentarios y necesitar completar
- Carpeta urgente: tareas que debe completar lo más rápido posible para cumplir con los plazos
- Carpeta de referencia: trabajos que no son demasiado urgentes pero que te parece interesante y puedes hacer más tarde
Además, también puede crear una prioridad del calendario para especificar la hora y la fecha para finalizar cada tarea relevante. Debe programar anteriormente para obtener tareas anteriores más urgentes y superiores y viceversa.
Reflejar (plan)
Ayudaría si determinaría dónde se encuentra en su trabajo, progresa de no quedarse atrás. En consecuencia, ayudaría si hiciera una revisión semanal de las prioridades para asegurarse de que sea razonable que usted logre la progresión que esperaba.
Además, siempre habrá algunas tareas nuevas. Y debe establecer un tiempo para ellos y actualizar para hacer las cosas de FlowHart. Entonces, qué hacer es hacer una revisión frecuente del diagrama cada semana para asegurarse de que todo esté claro y bajo su control.
Organice todas las cosas antes de comenzar a involucrarlas
Participar (hacer)
Todo será fácil si vas a este paso. Solo necesita realizar la lista de tareas en el orden que establece anteriormente de alta a baja prioridad.
Puede repetir esta circulación para las próximas tareas después de resolver todas las cosas en el diagrama de flujo GTD sin ningún problema adicional.
Propósito y aplicación del diagrama de flujo GTD
Objetivo
Primero, el Diagrama de flujo GTD te ayuda a equilibrar el trabajo y la vida. Le ayuda a resolver tareas relevantes rápidamente y evitar trabajar horas extras. Además, la gestión del tiempo en el trabajo será más efectiva porque lo ayudará a eliminar misiones innecesarias o duplicadas.
La gestión de tareas productivas te hace derrotar a los plazos y ya no te sientes estresado o agotado. Como resultado, también tiene más tiempo para concentrarse en el trabajo y desarrollar su pensamiento y creatividad.
Para aquellos que generalmente olvidan las cosas, una revisión diaria de su diagrama por la mañana o durante el descanso lo ayuda a evitar las tareas faltantes durante el día. El progreso de su trabajo es continuo, ya que no necesita pensar en las siguientes cosas que hacer.
Solicitud
En proyectos reales, puede usar un mapa de flujo de trabajo GTD como una lista de tareas de horario o día. Puede enumerar las tareas relevantes que necesita completar con su orden de prioridad.
En el trabajo, el diagrama GTD es el método más popular para administrar correos electrónicos, listas de tareas o el trabajo de una lista de proyectos personales.
Consejos para crear diagramas de flujo GTD
Seleccione la dirección para el diagrama de flujo
Ya sea que desee crear un diagrama de flujo con bolígrafo y papel o con herramientas en línea, es necesario elegir una dirección para comenzar. Por lo general, las personas dibujan diagramas de flujo GTD en las dos direcciones más comunes: de arriba a abajo o derecha a izquierda.
Consistencia
Si dibuja su diagrama de flujo en una computadora, debe usar el mismo formato para factores como fuente, tamaño de fuente, color y símbolos para las carpetas. Además, es esencial hacer que el diagrama de flujo sea más profesional, claro y fácil de seguir.
Distancia y alineación
Las líneas o flechas son elementos clave para vincular los pasos en un diagrama de flujo. Debe encontrar espacios razonables para estas líneas para garantizar que su diagrama de flujo se vea transparente con etapas científicamente demarcadas.