Gestión del tiempo: definición, ejemplos y consejos
Descubra los beneficios de la gestión del tiempo. Encuentre estrategias y herramientas para desarrollar mejores habilidades de gestión del tiempo.
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Equilibrar todas las exigencias de tiempo y energía puede ser una tarea difícil. La mayoría de las personas tienen que hacer malabarismos con múltiples responsabilidades, como la crianza de los hijos, la carrera profesional y las relaciones, por nombrar solo algunas. Si a esto le sumamos actividades de cuidado personal, como hacer ejercicio y pasar tiempo con amigos, nuestra agenda puede empezar a verse abarrotada. Sin intención y organización, puede resultar difícil completar todas las tareas que necesita realizar.
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¿Qué es la gestión del tiempo? (Una definición)
Por qué es importante la gestión del tiempo
Una mejor gestión del tiempo se ha relacionado con una serie de beneficios. En un estudio se ofreció a los empleados una formación de un día y medio sobre gestión del tiempo para ayudarles a dejar de postergar las tareas. Después de un mes, los empleados manifestaron una mejora de sus habilidades de gestión del tiempo y una disminución de la preocupación y la conducta de evasión en comparación con los empleados que no recibieron la formación (Eerde, 2003). Esto significa que mejorar sus habilidades de gestión del tiempo puede tener un efecto positivo en su trabajo, ya que fomenta la acción y reduce los sentimientos de preocupación.
La gestión del tiempo también puede tener ventajas en el ámbito académico. Los estudiantes que sienten que tienen un mayor control sobre su tiempo obtienen los siguientes beneficios:
- Menos ambigüedad de roles
- Menos sobrecarga de roles
- Menos estrés laboral
- Mayor satisfacción laboral
- Mayor satisfacción con la vida
- Mejores autoevaluaciones del desempeño (Macan et al., 1990)
Sentir que tienes un mayor control sobre tu tiempo es exactamente el tipo de poder que te brinda la práctica de la gestión del tiempo. En lugar de sentirte abrumado, puedes sentirte seguro y preparado para afrontar cualquier cosa que se te presente.
Vídeo: La filosofía de la gestión del tiempo
Ejemplos de gestión del tiempo
- A Alex le gustaría desarrollar mejores hábitos alimenticios, pero se encuentra comprando comida rápida para el almuerzo todos los días porque no se despierta a tiempo para prepararla. En lugar de levantarse más temprano, lo que es realmente difícil para ella, comienza a dedicar una hora a preparar las comidas los domingos por la tarde. Esto significa que tiene comidas saludables y asequibles listas para llevar durante toda la semana. También hace un plan para preparar su almuerzo y bocadillos la noche anterior para poder tomarlos y salir por la mañana.
- Últimamente, José ha estado muy ocupado con la escuela y el trabajo, y como consecuencia, sus tareas domésticas se han retrasado. En lugar de dejar que las cosas se acumulen, empieza a hacer un poco de limpieza cada día. Mientras prepara su café por la mañana, programa un temporizador de 15 minutos y limpia todo lo que puede durante ese tiempo. Después de unos días, convierte su tiempo de limpieza en un juego, tratando de hacer todo lo que pueda. José empieza a disfrutar y a ver el valor de mantener su espacio limpio.
Habilidades de gestión del tiempo
Establecimiento de metas.
Cuando tienes objetivos claros, entiendes todos los pasos que necesitas para alcanzarlos. Esto te permite actuar y hacer las cosas. Tener objetivos a largo y corto plazo puede ayudarte a priorizar y gestionar las cosas en las que necesitas concentrarte.
Organización.
Estar organizado puede ayudarte a administrar mejor el tiempo porque podrás encontrar fácilmente lo que necesitas. Esto incluye mantener ordenados los archivos y el papeleo, así como tomar notas detalladas.
Planificación.
Planificar el día y la semana puede ayudarte a cumplir con tu cronograma, lo que te permitirá completar todo lo que necesitas.
Priorización.
Existen diferentes formas de establecer prioridades. Por ejemplo, puede optar por completar primero las tareas breves y sencillas para quitarse de encima las tareas más importantes. Por el contrario, puede haber una tarea complicada que requiera su atención de inmediato. Saber cómo establecer prioridades es un aspecto esencial de la gestión del tiempo.
Manejo del estrés.
Sentirse estresado puede dificultar la gestión del tiempo (la mala gestión del tiempo también puede ser una causa de estrés). Abordar las tareas desde un estado mental tranquilo te hará más eficiente. Prueba ejercicios como el yoga, llevar un diario o meditar para controlar el estrés.
Vídeo: 7 estrategias de gestión del tiempo para aumentar la productividad
Plan de Gestión del Tiempo
Ejemplo de un plan diario:
- 6:00 am: Despertar
- 6:30-7:30 am: Hacer ejercicio
- 7:30-8:30 am: Prepárate y desayuna.
- 9:00-12:00 pm: Trabajo
- 10:00-10:15 am: Pausa para dibujar
- 12:00-13:00 h: Almuerzo+paseo al aire libre
- 13:00-17:00 horas: Trabajo
- 14:30-14:45 h: Pausa para tomar café
- 5:00-7:00 pm: Cena y relax.
- 19:15-19:45 h: Práctica de guitarra
- 19:45-20:00 h: Meditación
El plan anterior incluye responsabilidades, como el trabajo, y pasatiempos, como practicar la guitarra. También se incluyen en el plan descansos conscientes y rejuvenecedores. No pasa nada si los obstáculos alteran el curso de tus planes, inevitablemente lo harán. Tener una estructura te da algo a lo que recurrir una vez que hayas superado el obstáculo.
Consejos para la gestión del tiempo
Método Pomodoro
Este método puede ayudarte a tomar acción y hacer las cosas si tienes problemas para empezar. Programa un cronómetro de 25 minutos y trabaja sin distracciones. Cuando el cronómetro se acabe, tómate un descanso de 5 minutos. Repite este ciclo hasta que completes la tarea.
Come la rana
“Comerse la rana” es una herramienta de gestión del tiempo que se refiere a hacer primero la tarea más grande o más desagradable. Sacar esta tarea del camino significa que no la tendrás pendiente. Además, hacer primero la tarea más difícil puede servirte de motivación para el resto del día.
Construir descansos
Si bien puede resultar tentador llenar el día de actividades, también es importante incluir descansos. Las investigaciones han demostrado que incluir descansos con actividades regenerativas, como caminatas o meditación, puede aumentar la productividad y el bienestar general (Taylor, 2005). Cuando elabore un plan de gestión del tiempo, intente incluir descansos. Incluso cinco o diez minutos pueden ser beneficiosos.
Vídeo: Los secretos de la gestión moderna del tiempo
Juegos de gestión del tiempo
¿Cuánto dura un minuto?
- Dile a la gente que pondrás a prueba su percepción del tiempo.
- Pídeles a las personas que cierren los ojos e indícales que los abran una vez que sientan que ha transcurrido un minuto.
- Cronometra un minuto usando un teléfono o un cronómetro.
- Algunas personas abrirán los ojos antes de que transcurra el minuto y otras después. Analice cómo las distintas personas perciben el tiempo de manera diferente.
Gastar $86,400
- Indique a las personas que tienen $86,400 para gastar en un día. El importe no es acumulable. Debes gastar el importe total en un día.
- Escriba las actividades en las que usted u otros gastarían el dinero.
- Hablemos del hecho de que todos tenemos 86.400 segundos cada día.
- Evalúe cuánto dinero se “desperdició” y compárelo con el tiempo perdido.
- Analice formas de recuperar el control del tiempo que tiene cada día.
Cuadrantes de la gestión del tiempo
Los cuadrantes son una gran herramienta para priorizar lo que se debe hacer e identificar lo que puede esperar. Puedes utilizar los cuadrantes al completar la planificación semanal o mensual. Tanto la planificación como la priorización mediante cuadrantes son ejemplos de herramientas comunes de gestión del tiempo. Prueba a utilizar la matriz que aparece a continuación para visualizar lo que debes priorizar. Evalúa si cada tarea es importante o no importante y si es urgente o no urgente y colócala en la casilla correspondiente. Esto te dará una mejor idea de lo que es una emergencia, una prioridad alta, una prioridad media y una prioridad baja.
Citas sobre la gestión del tiempo
- “Donde va tu atención, va tu tiempo.” ― Idowu Koyenikan
- “La mala noticia es que el tiempo vuela. La buena noticia es que tú eres el piloto”. ― Michael Altshuler
- “Si no te preparas, te estás preparando para fracasar.” — Benjamin Franklin
- “El problema no es la falta de tiempo, sino la falta de dirección. Todos tenemos días de veinticuatro horas.” — Zig Ziglar
- “Si pasas demasiado tiempo pensando en algo, nunca lo lograrás.” ― Bruce Lee
- “Tú decides a qué dedicas tu tiempo. Puedes dedicarlo a avanzar o a apagar incendios. Tú decides. Y si no decides, otros lo harán por ti”. ― Tony Morgan
- “El tiempo es la moneda más valiosa del…