Esta guía es traída por el diagrama de flujo Zen, el más simple fabricante de diagramas de flujo.
–
Si está creando un diagrama de flujo de un proceso que sea complicado e involucre a muchas partes, intente usar un Diarta de flujo de Swimlane diagrama de flujo. Simplificará los procesos y lo ayudará a identificar mejor las áreas para mejoras.
Diagrama de swimlane
Definición
A Diagrama de swimlane (o Swimlanes) es un tipo de diagrama de flujo que simula los carriles en una piscina para resaltar el intercambio de empleos y las tareas de los miembros en un proceso comercial. Se puede organizar horizontal o verticalmente.
El diagrama muestra las conexiones y las transferencias entre las tareas de los miembros, lo que le ayuda a descubrir los defectos y las deficiencias del proceso.
Historia
La primera vez que apareció una tabla con muchas columnas fue en la década de 1940. Son similares a los que estamos utilizando hoy en el propósito, explicando un proceso que consiste en muchas unidades.
Hasta 1990, el diagrama de Swimlane fue enfatizado en el proceso de mejora del libro por Geary Rummler y Alan Brache. También puede encontrar esta herramienta bajo el nombre «Diagrama interfuncional», utilizada en Microsoft Office Visio.
Atributos y elementos
Como hemos dicho anteriormente, la herramienta consiste en líneas horizontales o verticales paralelas, que la dividen en carriles. A veces, las líneas horizontales se usan en lugar de las verticales porque el ancho de la pantalla de la computadora es mayor que su longitud.
Una vez que se realice el esquema del gráfico, coloque los pasos en los carriles adecuados. Las etiquetas de los carriles son el miembro o el departamento de grupos de trabajo que está a cargo de ese paso. Hay flechas entre los carriles para mostrar la conexión de los pasos.
Ventajas de Swimlanes
Un diagrama de Swimlane puede beneficiar su trabajo de diferentes maneras, por lo que es un asistente capaz de su negocio.
Al delinear quién hace qué en los subprocesos del negocio, el diagrama le permite a los miembros del departamento saber lo que los demás están haciendo. De esa manera, el trabajo en equipo será más suave y más sincronizado.
También puede encontrar detalles innecesarios de su plan y perfeccionarlo al observar y comparar diferentes carriles. Además, la conexión entre los carriles revela ineficiencias y limitaciones de capacidad para que pueda deshacerse de ellos. En resumen, otra ventaja de esta herramienta es mejorar el proceso en sí.
Swimlanes es un diagrama, lo que significa que visualiza los pasos del proceso que desea compartir con todos. Los símbolos y los términos cortos y claros lo ayudarán a transmitir su mensaje más rápido y más fácil que la información narrativa normal, mejorando la comunicación entre el equipo.
¿Cuándo usar diagramas de flujo de Swimlane?
Dado que cada carril está etiquetado con el actor de ese paso, cualquier proceso con más de una parte es ideal para representar un diagrama de flujo de Swimlane. Manejar una ventaja es un excelente ejemplo de aplicar esta herramienta en el proceso de flujo de trabajo de ventas.
El departamento de marketing etiquetará el primer carril a medida que comience el liderazgo. Aquí, el plomo será alimentado, evaluado y luego pasaron a un vendedor si está calificado. El plomo se convierte en cliente cuando se llega a un acuerdo. En ese momento, la responsabilidad cambia al departamento de servicio al cliente.
Luego, se forma una conexión entre los vendedores y los representantes de ventas. Si la encuesta y los comentarios de los clientes son positivos, el líder volverá a la última parte para un contrato renovado o un producto en aumento.
¿Cómo crear un diagrama de flujo de Swimlane?
Preparación
– Conozca su objetivo
Definir sus expectativas y saber a qué apunta es esencial sin importar lo que haga. En el caso de hacer un diagrama, esto le hará saber el propósito del diagrama y lo guiará en la dirección correcta.
– Descomponer
Desglosar su plan le dará una comprensión más profunda de él. Además, las piezas detalladas del proceso también ayudan a dividir la información en grupos del diagrama más claros y más fáciles.
– Construya el esquema de la herramienta
Este es el paso en el que enumera a todos los actores (miembros, empleados, departamentos) involucrados en el negocio.
– investigar
Para crear Swimlanes, debe dividir su plan en pasos más pequeños. Eso requiere que recopile información sobre quién hace qué y descubra la interconexión entre esos subprocesos y actores.
Pasos
1. Esquema del diagrama
Puede dibujar la herramienta a mano o usar el software de diagramación. Como mencionamos, el diagrama se puede organizar horizontal o verticalmente. Si cambia de opinión más tarde, simplemente gire en la parte superior. Para hacer este paso correctamente, verifique la cantidad de pasos que ha finalizado de antemano.
2. Use los símbolos para demostrar los pasos
Diferentes información necesita diferentes tipos de símbolos. Asegúrese de usar los símbolos correctos y colóquelos en los carriles correctos y el orden. Eso minimizará sus posibilidades de estropear el diagrama.
Símbolos de diagrama de flujo
3. Confirme el resultado final
Use un fabricante de diagrama de flujo como el diagrama de flujo zen para hacer diagramas de flujo de baño más fácilmente. Confirme su diagrama de flujo con las personas involucradas y haga ajustes si es necesario.
4. Use el diagrama
Después de que toda la información utilizada pasa la prueba de confirmación, finalmente puede poner el diagrama para usar. Esta es la parte en la que puede disfrutar de todos los beneficios de esta herramienta increíble: mejor comunicación, intercambio de trabajo más claro, reveladores de cuellos de botella y eficiencias.
Consejos para hacer un diagrama de baño
– Aprenda los símbolos y elementos estándar
Para llevar a cabo el segundo paso de manera rápida y adecuada, debe familiarizarse con los símbolos y elementos estándar utilizados en esta herramienta.
Hay cuatro símbolos a tener en cuenta. Un gráfico comienza y termina con óvalos, utilizados como cajas de terminal. Un rectángulo representa los procesos. Cuando llegas a una decisión, póngalo en un rombo. Finalmente, conecte todas las formas con flechas para completar la herramienta.
– Proceso y subprocesos
Debe saber la diferencia entre un proceso y un subproceso para colocarlos en los carriles correctos.
– Revisar y refinar
La revisión siempre es necesaria para abrir una ruta para una mayor eficiencia. Por lo tanto, una vez que termine su gráfico, tómese el tiempo para revisarlo y averiguar si algún proceso está tomando demasiado o aún queda deficiencias.
Conclusión
A Diagrama de swimlane es una representación gráfica de los pasos en un proceso. Divide el proceso en secciones para mostrar qué pasos realizan diferentes personas o departamentos y qué información fluye entre ellos. El diagrama de flujo Swimlane se llama así porque divide el proceso en áreas que representan diferentes carriles, y el flujo de información entre los pasos está representado por flechas dibujadas en los carriles.
El diagrama de flujo de Swimlane facilita el monitoreo del rendimiento e identificar los problemas que pueden surgir debido a la falta de comunicación o transferencias entre los miembros del equipo.
Si desea crear diagrama de flujo de tipo Swimlane, puede usar nuestro diagrama de flujo Zen de herramienta.