Usando un diagrama de flujo en los negocios ¿No es un concepto completamente nuevo, pero ha utilizado completamente todo lo que tiene para ofrecer? Un diagrama de flujo bien hecho hace una diferencia más de lo que piensas, especialmente en un mundo constantemente ocupado que está sobrecargado de información.
Si encuentra que los documentos son secos y abrumadores, considere recurrir a los diagramas de flujo para ayudar a simplificar las cosas. Con un conjunto de símbolos y muy pocas palabras, resaltan solo las partes importantes que necesitan atención, lo que le brinda una gran claridad sobre cómo manejar todo.
¿Qué es un diagrama de flujo?
Un diagrama de flujo es un diagrama que muestra una progresión paso a paso de un proceso, flujo de trabajo o sistema. Utiliza símbolos especializados para ilustrar los órdenes y significados de las tareas involucradas, conectadas a través de líneas o flechas. Cada forma representa un curso de acción diferente, que puede usar en consecuencia para que otros visualicen el procedimiento general.
Los símbolos básicos en los diagramas de flujo y sus significados
Estos símbolos pueden ser muy abrumadores a primera vista, ya que parece haber muchos de ellos. Sin embargo, a medida que se acostumbra a ellos, le resultará más fácil entender lo que significan y en qué contexto usarlos. Para los principiantes, aquí están los cinco más utilizados y sus roles:
Terminal: utilizado para representar el inicio o el final, también conocido como actividades terminales, o resultados potenciales
Proceso: utilizado para cualquier tarea o acción básica en el flujo de trabajo general
Datos: se utiliza para indicar la entrada/salida de información
Flowline: utilizado como guía para las direcciones y el orden de todo el diagrama de flujo
Decisión: se usa para indicar que una pregunta necesita una respuesta o una opción que se debe tomar, cuyo resultado determina los siguientes pasos
¿Para qué se usan los diagramas de flujo?
El uso principal de los diagramas de flujo es ayudarlo a visualizar simultáneamente la imagen más grande y al mismo tiempo tener una clara comprensión de los detalles. Por esta razón, juegan un papel esencial e insustituible en diferentes aspectos de un negocio.
Diagramas de flujo en producción y fabricación
Los diagramas de flujo pueden ayudar a las empresas a maximizar la eficiencia de su producción y fabricación simplificando estos procesos y destacando los detalles más cruciales. A menudo puede encontrar estos diagramas utilizados:
- Iluscan a fondo todo el proceso de desarrollo de productos, fabricación, garantía de calidad, mantenimiento, etc.
- Garantizar una comunicación y transparencia efectivas entre diferentes departamentos
- Identificar defectos y fomentar mejoras continuas de todo el proceso
Diagramas de flujo en las operaciones diarias
Los diagramas de flujo pueden solidificar las estructuras de trabajo, automatizar el flujo de trabajo, simplificar los procesos operativos y mejorar la productividad general. Algunas actividades de gestión de la compañía que requieren estos diagramas son:
- Asignación de tareas específicas a departamentos, equipos y empleados
- Creando una rutina sólida y estándares de la empresa para que todos los sigan
- Desarrollo de planes para diversas actividades como reuniones, edificios de equipo, políticas de la empresa, auditorías y más
Diagramas de flujo en ventas y marketing
En ventas y marketing comerciales, los ejecutivos de la compañía utilizan los diagramas de flujo para representar visualmente el enfoque, la planificación y la ejecución de un proyecto. Los empleados de ambos departamentos sabrán cómo trabajar juntos para lograr los mejores resultados. En estas áreas, un diagrama de flujo tiene su momento cuando:
- Estrategias de planificación para la investigación de mercado, el proceso de ventas, las campañas, etc.
- Mostrar guías paso a paso para planes de comunicación, estrategias de relaciones públicas y más.
Además de los negocios, los diagramas de flujo también se utilizan ampliamente en el desarrollo y la programación de software. Ayudan a los desarrolladores a visualizar información complicada de una manera más organizada, lo que facilita procesar datos, evaluar las estructuras y tomar otras decisiones informadas.
Los tipos más comunes de diagramas de flujo
El uso de los diagramas de flujo es de gran alcance porque se pueden aplicar a casi todos los modelos de procesos comerciales. Estos cuatro tipos son los más comunes debido a lo simples pero efectivos que son.
El diagrama de flujo de proceso
Un diagrama de flujo de proceso es un diagrama que muestra una serie ordenada de pasos y decisiones que conducen a los resultados eventuales. Es increíblemente versátil, ya que utiliza un flujo lógico que cualquiera puede entender. Que consiste en formas básicas, puede dibujarlo en solo un segundo, ya sea a mano en una hoja de papel o cualquier software de automatización.
El diagrama de flujo de datos
También conocido como el Diagrama de flujo de datos (DFD), este diagrama de flujo lo ayuda a visualizar cómo se transmite y procesa la información en un sistema amplio. El uso de símbolos predefinidos hace que el flujo de datos sea más tangible y más fácil de entender.
Hay dos tipos principales, lógicos y físicos. El DFD lógico se centra en las rutas informativas de un negocio, mientras que el físico se centra más en torno a la implementación real del flujo de datos. Dependiendo del propósito, puede usar uno para analizar el sistema, encontrar formas de mejorarlo o incluso construir un modelo de negocio completamente nuevo.
El diagrama de flujo de flujo de trabajo
Un diagrama de flujo de flujo de trabajo Demuestra todos los procesos comerciales de una organización. Esto incluye los roles de individuos o departamentos, responsabilidades diarias, cómo se brindan los servicios, entre otras cosas.
Mapeo de procesos de negocios Ofrece a los nuevos empleados una descripción general del lugar de trabajo y crea unidad dentro de la organización. También ofrece un análisis exhaustivo de la empresa, eliminando así cualquier fallas potenciales, pasos innecesarios y fortalecer el sistema.
El diagrama de flujo de Swimlane
Este tipo de diagrama de flujo ilustra las relaciones interfuncionales entre diferentes empleados, equipos y departamentos en una empresa. Similar a la tabla de flujo de trabajo, este, sin embargo, proporciona más profundidad y claridad gracias a su estructura.
Al igual que su nombre sugiere, este diagrama de flujo generalmente viene en carriles horizontales o verticales, que clasifican los equipos de trabajo separados. Al observar la tabla de Swimlane, puede entender cómo las personas responsables interactúan, colaboran e influyen entre sí. Esto también hace que sea más fácil identificar problemas y reducir los despidos.
Ejemplos de diagramas de flujo de procesos comerciales
Ejemplo del diagrama de flujo de proceso
Un diagrama de flujo de proceso básico que muestra un procedimiento de redacción de artículos
Este diagrama de flujo muestra en qué se consiste un simple proceso de escritura. Según las formas de las cajas, puede decir fácilmente lo que cada acción requiere, mientras que las flechas proporcionan una guía útil sobre los pedidos a los que están hechas.
Ejemplo del diagrama de flujo de datos
Un modelo de proceso del diagrama de flujo de datos en la administración de datos del cliente
Este Diagrama de procesos de negocios mapea el flujo de información cuando un cliente hace un pedido. Comprende todos los canales y formularios principales a través de los cuales viaja la información. Al final, lo que recibe es el conocimiento fundamental de cómo una empresa maneja los datos recopilados después de proporcionar un servicio.
Ejemplo del diagrama de flujo de flujo de trabajo
Un diagrama de flujo de flujo de trabajo que demuestra la forma en que se maneja el pedido de un cliente
Que contiene solo pasos y escenarios importantes, esto Diagrama de flujo de proceso Acciona las acciones necesarias al tratar con el pedido de un cliente. Puede ser utilizado como parte de los materiales de capacitación por un gerente de oficina para nuevos empleados o un equipo externo a seguir.
Ejemplo del diagrama de flujo de Swimlane
Un diagrama de flujo de traje de baño interfuncional de un proyecto que cambia el sitio web
Este diagrama de flujo demuestra el vínculo entre los departamentos de la empresa al lograr un objetivo mutuo. Los equipos del proyecto se dividen en tres carriles con roles asignados puestos en cajas de diferentes colores. Todo está perfectamente organizado, por lo que los espectadores aún pueden comprender fácilmente la red complicada.