¿Alguna vez se ha propuesto escribir un correo electrónico simple solo para que se convierta en un ensayo de 10 párrafos? Ups… debería haber levantado el teléfono y llamado.
Todos hemos estado allí. Pero, ¿cuál es mejor, una llamada o un correo electrónico? ¿La respuesta? Eso depende.
Si desea saber cuándo enviar un correo electrónico y cuándo hacer una llamada telefónica, ¡siga leyendo para obtener consejos y estrategias para CADA situación!
Ventajas y desventajas de llamar versus enviar por correo electrónico
Algunos piensan que la comunicación por correo electrónico es tan efectiva como la comunicación por voz, pero es posible que se sorprenda al saber que la investigación muestra lo contrario.
En 2021, los investigadores Amit Kumar y Nicholas Epley descubrieron que las interacciones basadas en la voz, como hablar por teléfono, chat de voz y video, creaban vínculos sociales más fuertes que las interacciones basadas en texto a través de correo electrónico y mensajes de texto. También notaron que las expectativas de las personas subestimaron constantemente el beneficio de la conexión de interacciones más íntimas basadas en la voz.
En otras palabras, al hablar en lugar de enviar correos electrónicos o mensajes de texto, existen beneficios sociales y relacionales positivos que son buenos para nuestro propio bienestar y el de la persona con la que estamos hablando.
Esto se debe a que en la comunicación verbal hay mucho más que palabras. El tono de voz, el volumen, la cadencia y los patrones del habla le dicen al oyente sobre usted, sus intenciones y si quieren hacer negocios con usted.
Mientras considera qué ruta tomar, aquí hay una descripción general de los pros y los contras de enviar correos electrónicos y llamar. Dependiendo de las circunstancias y el entorno, personal o profesional, pueden cambiar, por lo que querrá usar esto como una guía general.
Ahora que conoce los pros y los contras, aquí hay algunas preguntas que lo ayudarán a decidir cuál es mejor para su situación.
9 escenarios en los que una llamada telefónica es probablemente la mejor opción
Después de un conflicto
Si bien puede parecer más fácil evitar hablar con la persona mediante el envío de un correo electrónico, una conversación puede ser de gran ayuda para sanar los sentimientos heridos y reparar la relación.
¿Por qué? Debido a que sus palabras y tono expresan su intención y emoción a la otra persona, deja menos espacio para malentendidos o malas impresiones. Las conversaciones también tienen más peso que un correo electrónico porque requieren un cierto nivel de vulnerabilidad que genera confianza.
Incluso en una situación muy tensa en la que no cree que le deba una disculpa a la persona, simplemente diga: “Vamos a encontrar una manera de resolver esto. ¿Cómo podemos avanzar?” puede ayudarlo a pasar a la siguiente interacción con menos estrés y preocupaciones.
¿Quieres mejorar tu juego de resolución de conflictos? Conviértete en un Jedi usando estos 9 consejos ganadores para la resolución de conflictos.
2. Si necesitas una respuesta inmediata
Supongamos que tiene un proveedor que necesita una respuesta al final del día para avanzar con un componente crítico en su cadena de suministro. No tiene la autoridad para tomar la decisión, pero sabe que la persona que toma la decisión está viajando. Tome el teléfono y llame a la persona. Incluso si no responden, puede dejar un mensaje indicando que el asunto es urgente.
También es posible que desee hacer un seguimiento con un correo electrónico con «RESPUESTA URGENTE SOLICITADA» en la línea de asunto.
Por supuesto, este enfoque solo funciona cuando es realmente urgente o urgente.
3. Cuando estas preocupado por alguien
¿Tiene un compañero de trabajo normalmente optimista que parece retraído? ¿Alguien asumió una tarea desafiante o un miembro de su familia fue diagnosticado recientemente con una enfermedad grave? Los temas delicados y personales suelen tratarse mejor por teléfono o en persona. Esto te permite mostrar empatía y hacer una conexión, demostrando un lado más humano.
Y aunque casi siempre es apropiado expresar interés y preocupación por los colegas, recibir un correo electrónico personal en un entorno profesional puede no ser cómodo para el destinatario. Sin embargo, ofrecer apoyo de cualquier manera que pueda con una llamada telefónica o un mensaje de correo de voz puede tener un impacto positivo y duradero.
4. Cuando renuncias a un trabajo
Has encontrado tu próximo paso profesional y tienes que decirle a tu jefe actual que te vas. Si bien puede ser más fácil enviar un correo electrónico cuidadosamente redactado, generalmente es mejor llamar a su jefe, o mejor aún, ir a su oficina, para darle la noticia de que está renunciando.
En primer lugar, por lo general has tenido alguna relación con esta persona a lo largo del tiempo, por lo que hablar con ella reconoce su posición y señala que es importante en tu trayectoria profesional.
En segundo lugar, independientemente de cómo te sientas con respecto a la persona, es una buena idea dejarlo con una nota positiva y preservar la relación. Nunca se sabe cuándo podría necesitar una referencia, o su nombre podría surgir en una conversación, por lo que desea dejar una huella positiva.
Finalmente, haga un seguimiento de su conversación con una carta formal de renuncia a su jefe o al departamento de recursos humanos para que tengan lo que necesitan de su lado.
5. Cuando estas pidiendo un favor
Tiene un problema de plomería en casa y tiene que pedirle a un compañero de trabajo que cubra una conferencia telefónica. O necesita que le presenten a un representante de ventas de otra empresa. Por lo tanto, debe pedir ayuda a un amigo o colega. Puede pensar que enviar correos electrónicos o mensajes de texto estaría bien, pero los estudios muestran que la forma en que pregunta puede afectar sustancialmente el resultado.
¿Sabía que las solicitudes de audio y video fueron un 86 % más efectivas que las solicitudes por correo electrónico? ¡Sí! Y los investigadores Vanessa Borhns y M. Mahdi Roghanizad también encontraron que en persona las solicitudes fueron un 67% más efectivas que las llamadas de audio y video.
La próxima vez que necesite una carta de referencia, es mejor que haga una llamada telefónica a su antiguo jefe, se ría de una experiencia compartida y luego haga la solicitud. Con suerte, esa conexión reavivada provoca un recuerdo positivo, lo que hace que sea más probable que escriban una brillante carta de referencia en tu nombre.
Línea de fondo: si tiene una solicitud, probablemente sea mejor llamar, y si es una solicitud importante, trate de hacerlo en persona.
6. Si estás rechazando una oferta de trabajo
Has superado un largo proceso de entrevista y tienes una oferta de trabajo sobre la mesa. Pero después de una cuidadosa consideración, ha decidido rechazarlo. Averiguar si llamar o enviar un correo electrónico puede ser complicado.
Como en los otros escenarios, el principio rector es la relación. En general, si se conecta con el gerente de contratación, es bueno hacer una llamada personal.
Aquí hay una secuencia de comandos de muestra para mantenerlo en buen estado:
Hola, [hiring manager name.]
[Insert nicety]
Quería hacer un seguimiento de su oferta para el [position name.] Agradezco la oportunidad que me has ofrecido.
Fue una decisión difícil, pero he llegado a la conclusión de que lo mejor para mí es [move in another direction / stay in my current position] y [insert brief reason why].
Espero que podamos mantenernos conectados a través de[LinkedIn/organizaciónprofesional}[LinkedIn/professionalorganization}
Gracias de nuevo por tu tiempo.
Si no puede conectarse con una llamada telefónica o siente que un correo electrónico sería más apropiado, es completamente aceptable para una respuesta por correo electrónico. Siéntase libre de modificar una de nuestras plantillas para su situación específica: (HIPERVÍNCULO AL OTRO ARTÍCULO)
7. Si has tardado mucho en responder
Comprensiblemente, algunos mensajes de correo electrónico se pierden o no se leen. Después de todo, Harvard Business Review encontró que el empresario promedio recibe más de 100 correos electrónicos al día, con otros 200 mensajes en la bandeja de entrada esperando una acción o respuesta.
Si uno de esos correos electrónicos sin abrir es importante o de alguien a quien debe responder, como su jefe, contestar el teléfono es probablemente la mejor manera de manejar la situación. El simple hecho de reconocer su supervisión es honesto y identificable. Además, al hacer la llamada telefónica, evita agregar a su sobrecarga de correo electrónico y su respuesta languidece en su bandeja de entrada.
Si la lucha con una bandeja de entrada desbordada le resulta demasiado familiar, lea 7 consejos para evitar la sobrecarga de información y administrar correos electrónicos para encontrar algún alivio a este problema común.
8. Cuando hay malas noticias
A veces, debe decirle a un empleado que se adelantó una fecha límite, se recortó el presupuesto o se eliminó su puesto. A nadie le gusta ser el mensajero en estas situaciones difíciles. Pero si eres el portador de malas noticias, es esencial hablar con la persona en lugar de enviar un correo electrónico.
Por difícil que sea, una conversación ayuda a eliminar cualquier malentendido o mala interpretación. También le da la oportunidad de ser empático y comprensivo. Asegúrese de dejar suficiente tiempo para responder preguntas o aclarar detalles para evitar que una mala situación empeore.
9. Cuando hay buenas noticias
¿Logró un hito importante en el trabajo? ¿Está ascendiendo a un compañero de trabajo? ¿El cliente quedó satisfecho con la presentación de su equipo? Estas situaciones ameritan una llamada telefónica personal a los involucrados. Hable con las personas involucradas y celebre la victoria, sin importar cuán grande o pequeña sea.
El reconocimiento genuino contribuye en gran medida a que los empleados se sientan bien con su arduo trabajo y crea vínculos entre compañeros de trabajo. Además, celebrar los pequeños éxitos inspira a las personas a intentar y alcanzar metas más grandes.
Siéntase libre de enviar una nota de seguimiento de felicitaciones por su archivo de «sentirse bien».
10. Cuando la información es compleja
Las comunicaciones más complejas, como aquellas que requieren un contexto adicional o probablemente darán lugar a preguntas, tal vez se realicen de manera más efectiva hablando. La capacidad de explicar los antecedentes y discutir varios elementos hace que sea más fácil para ambas partes y, a menudo, se logra más rápidamente que en un largo hilo de correo electrónico.
Y recuerda que si hay preguntas que no sabes cómo responder, brinda una excelente oportunidad para hacer un seguimiento por correo electrónico con la respuesta y un resumen de la conversación.
Recuerde, no siempre necesita comenzar o terminar una conversación usando el mismo método. A veces, tiene sentido comenzar con un correo electrónico para programar una llamada telefónica, especialmente cuando no existe una relación y cree que podría ser más beneficioso que una llamada en frío.
11. Cuando el mensaje puede ser malinterpretado
Con demasiada frecuencia, las palabras escritas, sin el beneficio del tono y la inflexión, no se transmiten de la forma prevista. Esta situación puede provocar sentimientos heridos, resentimiento e incluso la pérdida de la relación.
Una investigación de la Universidad de Nueva York y la Universidad de Chicago encontró que los lectores se quedan atrapados en su perspectiva, entendiendo la intención del escritor solo…