Introducción
En cualquier proyecto de diferentes campos profesionales, existe la necesidad de transparencia para que varios departamentos involucrados en ese proyecto puedan conocer sus roles, presupuesto, la fecha límite para sus tareas y los objetivos de lo que están haciendo actualmente.
Por lo tanto, el proceso de gestión de proyectos se ha aplicado para que todo el procedimiento se vea bien y ordenado y aumente la colaboración del equipo. Con la ayuda de este proceso, el proyecto puede lograr mejores resultados con menos tiempo y presupuesto.
Descripción general Proceso de gestión de proyectos
¿Cuál es el proceso de gestión de proyectos?
Los procesos de gestión de proyectos se conocen como procedimientos administrativos para controlar y planificar la ejecución del proyecto o la prestación de servicios.
Cuando los clientes están de acuerdo con todos los términos y regulaciones en el contrato, el proceso comienza a lograr los parámetros iniciales y administrar todo el proyecto.
Hay muchos componentes necesarios para crear un proceso exhaustivo: metodología de gestión de proyectos, planes y documentación. Además, también se requieren recursos de planificación e implementación de proyectos e intercambio de información (reuniones de proyectos, entrevistas individuales, talleres, etc.).
Hay 5 fases en el proceso de gestión de proyectos: Iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre. Cada fase debe completarse una por una antes de pasar al siguiente.
Mapa de procesos de gestión de proyectos
¿Por qué es importante el proceso de gestión de proyectos?
- Este proceso permite a todos evaluar y examinar el proyecto de manera realista, ya que pueden ver todo el tiempo, el esfuerzo y el presupuesto deben ser puestos para alcanzar la meta.
- Las personas involucradas en este proyecto son conscientes de lo que deben hacer, a dónde y a quién pueden llegar para obtener ayuda para terminar sus tareas. Además, pueden establecer las prioridades para cada tarea para alcanzar la meta.
- Con la ayuda del proceso de gestión de proyectos Flowick, todo el equipo puede evaluar si están en el camino correcto y mantenerse al día con la fecha límite. También les ayuda a imaginar los obstáculos que encontrarán mientras complementan el proyecto.
- La razón final por la que este proceso importa es que ahorra mucho dinero al aumentar la productividad, aprovechar los recursos y reducir los riesgos.
Los usos del proceso de gestión de proyectos
Los gerentes de proyecto, con la ayuda de los diagramas de flujo, emplean Procesos de gestión de proyectos en diferentes campos para garantizar que cada miembro esté en la misma página. Además, es una gran herramienta para predecir los problemas y los problemas que uno podría encontrar mientras se ejecuta.
La transparencia y la solidaridad en el equipo también ingresan a un nuevo nivel, ya que todos los miembros tienen claro los roles y tareas de los demás, lo que aumenta la colaboración y la comunicación mutua. Cuando un equipo trabaja en armonía, el intercambio de pensamientos e ideas entre los miembros es más suave, mejorando la productividad.
Dargador de flujo de procesos de gestión de proyectos
Cómo dibujar un proceso de gestión de proyectos
5 fases del proceso de gestión de proyectos
Para suavizar los flujos de trabajo del proyecto, se deben cumplir estas 5 etapas del proyecto.
Iniciación
Esta estadía también se conoce como creación de proyectos, ya que todas las ideas, incluso las más salvajes, se acumularán durante la actividad de lluvia de ideas. Después de eso, las ideas más adecuadas se seleccionarán y se convertirán en un objetivo alcanzable.
Cuando todas las partes involucradas han acordado el proyecto, es hora de escribir una carta del proyecto. El documento de definición del proyecto del proyecto incluye toda la información importante, como el alcance del proyecto, los objetivos, las reuniones del gerente del proyecto, el marco de tiempo estimado y el presupuesto.
Es importante definir quién participará en un proyecto después de que los objetivos y el alcance del proyecto se hayan anunciado ampliamente. Haga una lista de todas las personas interesadas en el proyecto, incluidos sus títulos, información de contacto y otras características de identificación.
En esta fase de creación del proyecto, el gerente es el que crea la carta del proyecto y la mantiene.
Planificación
Debido a venir con muchas etapas de planificación, el proceso de planificación podría ser el más lento. Cada miembro debe hacer todo lo posible para determinar las especificaciones técnicas del proyecto, preparar un marco de tiempo exhaustivo, formular una estrategia de comunicación y establecer entregables o resultados.
Entre el grupo de herramientas de gestión de proyectos utilizadas para establecer el objetivo para el proyecto, Clear e Smart son los más conocidos. Clear significa una serie de pasos que son colaborativos, limitados, emocionales, apreciables y refinables, mientras que Smart es específico, medible, alcanzable, realista y oportuno.
Claro funcionará bien si los usuarios necesitan menos restricción, más espacio libre para modificar el plan. Por el contrario, Smart les permite analizar el objetivo a fondo para reducir el riesgo y dejarlo claro y alcanzable.
Cuando se ha establecido el objetivo, es hora de crear la línea de tiempo para alcanzar ese objetivo, predecir los obstáculos que el equipo podría encontrar, mitigar el riesgo, estimar el presupuesto y dejar espacio para cualquier modificación de emergencia.
Ejecutivo
Cuando todos los materiales y recursos han sido preparados y disponibles, es hora de trabajar a toda velocidad. El gerente de este proyecto debe establecer procedimientos efectivos y monitorear de cerca el estado del proyecto para asegurarse de que no haya signos de descarrilamiento.
Puede buscar ayuda de las herramientas de colaboración para el proyecto o software de gestión de proyectos si es necesario para aumentar la productividad y la eficiencia del equipo.
Monitoreo y control
El trabajo de esta fase es garantizar que se logren los entregables y los objetivos. Gracias al CSFS (estableciendo factores de éxito críticos) o KPI (indicadores clave de rendimiento), todos los interesados pueden saber sobre la contribución de los demás.
Durante esta fase, la responsabilidad del gerente está en su apogeo. Un gerente de proyecto debe medir el esfuerzo y el gasto para mantener el proyecto en el presupuesto.
Cierre
La última fase, el cierre, solo ocurre cuando se ha entregado el producto final, y el proyecto concluye. El equipo puede necesitar ayuda de un profesional independiente o subcontratación de talentos para ayudarlos a completar el producto.
Las reuniones de reflexión son comunes cuando se completa un proyecto para discutir los logros y las deficiencias del equipo en su conjunto. Esta es una excelente manera de garantizar que todos estén mejorando y la productividad permanecerá en un alto nivel.
El último paso es realizar una evaluación integral de los planes de proyecto completos y escribir un informe integral sobre los hallazgos.
5 fases del proceso de gestión de proyectos
Crear un proceso de gestión de proyectos
Ejemplo de gestión de proyectos: planificación de una reunión
Una reunión no es un extraño hacia las personas de diversas ocupaciones para resolver problemas y problemas actuales o informar sobre el progreso de su trabajo.
Independientemente de las intenciones, un plan bien pensado y una secuencia clara de pasos son imprescindibles para alcanzar el objetivo final establecido antes.
¿Cómo crear un proceso de gestión de proyectos en este ejemplo?
Identificar el proyecto
Primero, el planificador de la reunión debe hablar con los asistentes para aprender más sobre sus expectativas para la reunión. Entonces debe saber sobre la expectativa de su jefe sobre esta reunión.
Con respecto a su presupuesto, el planificador debe encontrar una ubicación para la reunión, calcular el tiempo y el número de participantes.
Determinar el resultado
Una reunión se considera un éxito cuando los objetivos de las partes interesadas se cumplen con el presupuesto y las restricciones de tiempo dados.
Delinear las tareas
Las tareas pueden fluctuar de una reunión a otra dependiendo de los requisitos de las partes interesadas clave, del número de asistentes, sillas, materiales, una botella de agua a ubicación, presupuesto, la fecha para el evento, etc.
Como el número de tareas en una reunión sería abrumadora si es manejada por una persona, el planificador debe saber cómo delegar las tareas, solicitar ayuda de los demás y dejar que estén a cargo de esa sección para que la reunión funcione sin problemas.
Identificar a los jugadores
Tener un proyecto exitoso, la ayuda de otros departamentos u otras personas juega un papel importante.
Planificación de una reunión de proyecto
Línea de tiempo
Organice el flujo de la reunión y asegúrese de que todas las configuraciones necesarias se hayan completado antes de la reunión.
Revisar
Analice el trabajo realizado y busque formas de mejorarlo en las reuniones futuras. Por ejemplo, los descansos eran insuficientes y no proporcionaron suficiente tiempo para que el personal formara conexiones entre ellos, o los presentadores habrían dado una mejor presentación si tuvieran suficiente tiempo.