Comprender el principio de Pareto (¿80-20 realmente funciona?)

Cuando intenta resolver un gran problema o identificar en qué prioridades enfocarse primero, es fácil sentirse inseguro por dónde empezar. Es posible que te sientas abrumado o, peor aún, que te rindas por completo.

Afortunadamente, las estrategias útiles pueden brindar claridad y enfoque sobre qué hacer a continuación:con el máximo beneficio.

Este artículo analizará el Principio de Pareto, cómo puede aplicarlo y sus ventajas y desventajas. ¡Vamos a sumergirnos!

¿Qué es el Principio de Pareto?

El Principio de Pareto, también conocido como la “regla del 80/20” o la “ley de los pocos vitales”, es un concepto simple que sugiere que El 80% de los efectos provienen del 20% de las causas. Se trata aprovechando el enfoque en lo que contribuye a la resultado más significativo.

Un ejemplo del Principio de Pareto es que el 80 % de sus ventas generalmente provienen del 20 % de sus clientes. Otro ejemplo sugeriría que el 80% de tus ganancias de fuerza provienen del 20% de tus levantamientos.

El Principio de Pareto se puede aplicar a varios contextos, incluidos los negocios, el establecimiento de objetivos, la resolución de problemas y la construcción de relaciones. En pocas palabras, el Principio de Pareto sugiere que algunas causas clave pueden tener un impacto considerable.

Para ayudarte a recordar este concepto, ¡considera la poderosa influencia de un pequeño mosquito!

“Si crees que eres demasiado pequeño para marcar la diferencia, intenta dormir con un mosquito”.

-Dalai Lama

¿Cuáles son ejemplos del principio de Pareto?

Los ejemplos del Principio de Pareto en funcionamiento incluyen escenarios en los que el enfoque intencional se otorga a las áreas que generan el resultado más significativo. Por ejemplo, pasar el 20 % de su tiempo enfocado en un área de alto problema en el trabajo, establecer sus objetivos para limitarse a áreas que generarán el 80 % de sus ingresos o pasar tiempo con las pocas personas que le traen más alegría.

O piensa en el 20% de tus amigos que te dan el 80% de tu alegría.

También podemos ver el Principio de Pareto en un sentido negativo. Por ejemplo, el 80% de tu dificultad proviene del 20% de tus clientes. O el 80% de tu falta de productividad proviene del 20% de tus tareas laborales.

Veamos algunos escenarios en los que puede implementar el Principio de Pareto.

9 consejos para implementar el principio de Pareto

Bloquea el 20% de tu tiempo para tu 20% de prioridades principales

Todo el mundo tiene la misma cantidad de horas en un día que los demás. Pero, ¿cómo es que algunas personas parecen ser capaces de lograr mucho más que otras? Pueden estar utilizando el Principio de Pareto con su gestión del tiempo.

Veamos dos escenarios, uno sin el Principio de Pareto y uno con…

Sin el Principio de Pareto:

• Joe comienza su lunes por la mañana revisando su correo electrónico y mirando su larga lista de tareas pendientes.
• Su jefe le pide que empiece a trabajar en otro proyecto no prioritario.
• Recibió una llamada sobre un problema en el servicio al cliente.
• Ahora es la hora del almuerzo, su correo electrónico se ha acumulado y su lista de tareas pendientes se ha vuelto más larga.
• Un colega quiere discutir la última reunión y qué hacer al respecto.
• Su compañero llama, preguntándose acerca de sus planes para la cena. Empieza a googlear restaurantes.
• Su jefe le pregunta sobre su progreso en el proyecto de esta mañana.
• Son las cinco, y de alguna manera el tiempo se le escapó, y repite este día durante cinco días, logrando poco y sintiéndose agotado en el proceso.

Es agotador simplemente leer sobre el día de Joe, ¿no es así?

Ahora veamos un día con el Principio de Pareto:

• Sam comienza su lunes por la mañana revisando su lista de tareas pendientes y eligiendo las tres cosas principales que necesita lograr para generar el resultado más significativo. Uno se basa en una fecha límite y los otros proyectos se basan en una meta establecida por la empresa a principios de año.
• Sam abre su correo electrónico para verificar si hay necesidades urgentes para ajustar su horario. Bloquea una hora para responder a los correos electrónicos más tarde. Bloquea el 20% (o alrededor de 96 minutos) de su día para concentrarse en sus tres prioridades principales.
• Su jefe le pide que trabaje en otro proyecto no prioritario, pero Sam le recuerda su compromiso anterior con un proyecto y su jefe agradece la claridad.
• Sam programó su tiempo mañana para discutir el nuevo proyecto con su jefe.
• Sam recibe un ping sobre un problema de servicio al cliente. Solicita una reunión por la tarde durante su tiempo libre.
• Su pareja llama para confirmar sus planes ya establecidos para la cena.
• Termina sus prioridades del día. Son las cinco y Sam se siente excelente. Mañana, pasa al siguiente conjunto de prioridades.

El truco aquí es que Sam pudo implementar el Principio de Pareto junto con sus límites para enfocar su tiempo en las cosas que más importaban hoy.

Consejo profesional: Al establecer tiempo al comienzo de su día o semana para planificar y determinar cómo se concentrará en el 20 % de sus prioridades principales, mejorará sus posibilidades de éxito.

Por supuesto, otras cosas interrumpirán su día de vez en cuando, pero por bloquear el 20% de su día para concentrarse en el 20% superior de su lista de tareas pendientestiene más posibilidades de alcanzar sus objetivos generales con el tiempo.

Para obtener más ideas para aprovechar al máximo su tiempo, pruebe una de estas 15 estrategias de gestión del tiempo.

Clasifique su lista de tareas pendientes

Si estás pensando, “Genial, administrar mi tiempo es una cosa, pero ¿cómo sé en qué concentrarme con mi tiempo? Afortunadamente, el Principio de Pareto también puede ayudarte a determinar en qué tareas y prioridades debes concentrarte.

Tome estos pasos para enfoca tu lista de tareas para el día:

• Paso uno: Determine en qué parte del día siéntete el más productivo. Para algunos, es la mañana; para otros, es la tarde. Bloquea esta vez para el trabajo de alta prioridad poniéndolo en su calendario.
• Segundo paso: Haz una lista de todas tus tareas pendientes. Es probable que ya tenga esta lista o varias listas creadas en función de diferentes objetivos que ya ha establecido. (¿Aún no ha establecido sus objetivos? Comience aquí primero para establecer sus objetivos).
• Paso tres: Revisa cada tarea y califícalas en base a su importancia o las consecuencias de no hacerlo. Ordenarlos por A, B, C, D (incluso F). Filtre estas tareas a través de la lente de si son tareas de alta prioridad que contribuir a alcanzar sus objetivos generales más importantes.
• Paso cuatro: Analice su lista de tareas de nivel A (también conocido como su 20% superior). ¿Qué hay que hacer hoy? ¿Qué puede esperar hasta más adelante en la semana? Reduzca sus tareas de nivel A a su tres a cinco tareas principales.
• Paso cinco: Use su tiempo de concentración bloqueado para sus tareas de nivel A más importantes.

Consejo profesional: Tenga en cuenta la diferencia entre un objetivo y una tarea o pendiente. Un objetivo es general y se conecta a una visión para un resultado deseado. Una tarea o pendiente es algo que haces para alcanzar tu meta principal. Por ejemplo, mi objetivo es perder 15 libras en tres meses, así que tengo una tarea para hacer ejercicio durante 20 minutos al día.

Recorta o reduce tus objetivos en un 80%

Una de las mejores áreas para implementar el Principio de Pareto es el establecimiento de metas.

Tal vez hayas estado en este escenario antes: es el comienzo del año y estás pensando en todo lo que quieres lograr en los próximos 12 meses. Podría hacer una lista de cosas pertenecientes a diferentes áreas de su vida: perder 15 libras, remodelar la casa, leer 50 libros, comenzar un trabajo extra, pasar más tiempo con amigos y familiares, ser voluntario, resolver el hambre global (!), etc. Esta lista podría seguir

Probablemente hayas hecho una lista como esta antes. A menudo puede volverse abrumador o intimidante, lo que lleva a muchas personas bien intencionadas a darse por vencidas en unas pocas semanas. Cada una de estas áreas puede significar algo para usted o tener peso. Pero si intentas hacer todo importante para usted, tendrá menos probabilidades de tener éxito incluso en algunas de sus metas.

“Si todo es importante, entonces nada lo es”.

– Patrick Lencioni

Aquí es donde el Principio de Pareto puede ser útil. Vuelva a mirar sus metas, digamos que tiene una lista de 15 metas. Ahora quitar el 80% de los goles cree que generará un resultado menor, incluso algunos que podrían ser difíciles de tachar de la lista (no significa que no importen, recuerde). Esto te deja con los 3 objetivos principales que más importan.

Otra forma de hacer esto es no eliminar necesariamente los objetivos por completo, sino reducir la meta en un 80%. Por ejemplo, podría establecer el objetivo de remodelar la casa en lugar de remodelar un baño.

Ahora, mira tu 20% superior y planee enfocarse en estos objetivos con una imagen clara del resultado y un proceso para llegar allí. Divida cada objetivo en partes y cree su lista de tareas pendientes para lograr cada pieza.

Al centrarse en el 20% de sus objetivos, encontrará más éxito en el largo plazo. Incluso puedes encontrarte a ti mismo terminar los objetivos mucho más rápido y revisando los objetivos que eliminaste antes!

Para obtener más ideas sobre cómo establecer metas, consulte este recurso:

Da tu energía a las actividades que más se alineen con quién eres

Tratar de hacer o ser muy importante para todos en tu vida es una forma segura de terminar agotado. Comprender dónde aporta el mayor valor y centrar su energía en esas actividades puede brindarle la mayor satisfacción.

Es imposible ser todo para todos. Esto es cierto tanto en su vida personal como en los negocios. Esto no significa que ignore por completo a ciertas personas o actividades. Aún así, es probable que encuentre una mayor satisfacción en la vida al enfocar lo mejor de su energía en las áreas de su vida que se alinean con quién es usted y donde contribuye con el mayor valor. Para ello, primero debes comprender quién eres y qué valores aportas o quieres aportar.

Tome estos pasos para identifica tus valores y reenfoca tu energía:

• Paso uno: Identifica tu vocación. Para ello, comienza con algunas preguntas: ¿Qué te apasiona? ¿Qué te hace sentir capaz? ¿A qué actividades te has inclinado mientras crecías? ¿Qué harías si el dinero no fuera un problema y supieras que no puedes fallar? ¿Qué relaciones te importan más? Como quieres ser recordado?
  • Observe los temas que surgen. Al pasar por estas preguntas, sus valores comenzarán a surgir.
  • Digamos que determina que sus cinco valores principales son compasión, conexión, sabiduría, aventura y fe.
• Segundo paso: Enumere sus actividades por categoría. Con la información que obtenga al identificar su vocación y valor, enumere las diferentes áreas de su vida y las actividades actuales involucradas. Incluya categorías como familia, relación, carrera, vida social, pasatiempos, pasiones, fe, etc. Por ejemplo, su lista podría verse así:
  • Familia: noche de cine semanal, cena juntos tres veces por semana, vacaciones anuales
  • Relación: noche de cita semanal, asesoramiento de parejas, registros diarios
  • Carrera: Coaching de liderazgo, cursos de avance profesional.
  • Vida social: noche de juegos mensual, viaje anual de chicas
  • Pasatiempos: Clase de arte semanal, entrenar al equipo de fútbol de la escuela secundaria.
  • Pasiones: Donar a causas que proporcionan agua limpia, ser voluntario en un albergue
  • Fe: estudio bíblico semanal, asistencia semanal a la iglesia local, devocional diario
• Paso tres: Asigne a cada actividad una clasificación de cinco a uno (siendo cinco la clasificación más alta) en cada categoría en función de qué tan bien se alinean con su vocación y valores.
  • Familia: Película semanal…