Saber cómo asistir a una reunión uno a uno con confianza es una habilidad laboral infrautilizada. A menudo, las reuniones individuales son entre gerentes y sus subordinados directos o entre pares.
En las reuniones uno a uno, las personas pueden aclarar preguntas relacionadas con el trabajo, dar comentarios constructivos o… hablar sobre la visita del fin de semana a sus suegros.
Entonces, ¿qué es exactamente lo que hace que una reunión individual exitosa e impactante en el lugar de trabajo? Este artículo de inmersión profunda cubrirá:
- ¿Qué son las reuniones uno a uno?
- Beneficios de las reuniones uno a uno
- Cómo prepararse para las reuniones uno a uno como gerente
- Cómo prepararse para las reuniones uno a uno como miembro del equipo
- Preguntas para hacer en reuniones uno a uno
- Plantillas de muestra de reunión uno a uno
¿Qué son las reuniones uno a uno?
Las reuniones uno a uno permiten que los gerentes y los subordinados directos tengan una conversación informal y privada. El propósito de estas reuniones es generar confianza e identificar cualquier problema o inquietud. Si bien una revisión de desempeño es una forma única de sesión individual, ese no es el enfoque aquí.
Los gerentes deben realizar reuniones individuales con regularidad, y la frecuencia dependerá de la relación específica. Sin embargo, generalmente deben ocurrir al menos una vez al mes.
Ambos asistentes deben venir preparados con temas para discutir en una reunión individual. Estos podrían ser
- cosas que han ido bien,
- comprobar los objetivos,
- Ponerse al día,
- áreas de mejora, o
- Preguntas sobre próximos proyectos.
Las reuniones individuales son el momento perfecto para verificar los objetivos a largo plazo y brindar retroalimentación. Estas reuniones brindan un diálogo abierto, y ambas partes deben sentirse libres de compartir sus pensamientos e ideas.
¿Por qué son beneficiosos los uno a uno?
Ya sea que sea un gerente o un miembro del equipo, hay muchos beneficios en las excelentes reuniones uno a uno:
- Permiten al gerente conocer personalmente a sus empleados. Puede averiguar qué está pasando en sus vidas y cómo se sienten con respecto al trabajo. Es probable que sus empleados confíen más en usted una vez que haya hablado más allá de los asuntos profesionales.
- Las reuniones individuales brindan a los gerentes una mejor comprensión de las metas y aspiraciones de sus empleados, lo que quieren lograr y sus planes para el futuro.
- Las reuniones individuales también permiten a los empleados plantear inquietudes o problemas que puedan tener sin temor a represalias. Este tipo de reunión brinda un espacio seguro para que los empleados expresen sus inquietudes y resuelvan cualquier problema que puedan tener con sus colegas o problemas dentro del espacio de trabajo. Cuando las personas plantean inquietudes o problemas sin temor a represalias, aumenta la productividad.
- Las reuniones individuales permiten a los empleados dar su opinión sobre el desempeño de su gerente. Los comentarios pueden ser útiles para que los gerentes mejoren su estilo de gestión e identifiquen las áreas en las que necesitan brindar más apoyo u orientación a su equipo.
- Las reuniones individuales hacen que los empleados se sientan valorados y apreciados porque su gerente se toma el tiempo para reunirse con ellos regularmente.
Cómo prepararse para sus uno a uno como gerente
Como gerente (aquí tenemos nuestra guía completa para gerentes), hay algunos factores que debe considerar al prepararse para su reunión individual para garantizar su éxito.
Paso #1: Tener una meta
Antes de sentarte, piensa en tu objetivo. ¿Es para reconectar, aclarar o dar retroalimentación? Sea lo más específico posible para que sepa exactamente lo que quiere obtener de la reunión.
Usa un abridor casual
Resista la tentación de sumergirse directamente en esos «asuntos serios». Los miembros de su equipo pueden estar nerviosos por hablar con usted, por lo que es mejor comenzar con temas no relacionados con el trabajo. Aquí hay algunas preguntas iniciales para que las considere:
- ¿Cómo estuvo tu fin de semana?
- ¿Qué te parece el ambiente de trabajo aquí?
- Fuiste a [a company event]? ¿Cómo lo disfrutaste?
estar completamente presente
Trate de no pensar en su reunión individual con su empleado como otro elemento que debe hacer. En cambio, tenga al menos uno de sus objetivos para conectarse completamente con el miembro de su equipo. Lo mejor sería dejar de lado cualquier cosa que te distraiga, como tu teléfono o computadora.
El miembro de su equipo puede sentirse poco importante si envía mensajes o hace llamadas con frecuencia durante las reuniones individuales.
Paso #2: Desarrolle una agenda de reunión
Una vez que tenga el objetivo en mente, divídalo en elementos de la agenda. Por ejemplo, si su objetivo es generar confianza con un nuevo empleado, es posible que desee preguntar sobre sus antecedentes y motivación. Si su objetivo es ayudar a un miembro del equipo a avanzar en un proyecto sin problemas, puede dedicar más tiempo a comprender lo que ha logrado en comparación con el plan y si hay obstáculos importantes.
Asegúrese de usar nuestra plantilla de reunión individual a continuación.
Mientras escribe estos puntos, puede ser flexible durante la reunión uno a uno, pero debe tratar de volver a encarrilar la discusión, especialmente si algo urgente requiere una corrección de rumbo.
Paso #3: Programe reuniones recurrentes
Tener una cadencia y programar reuniones individuales con el miembro de su equipo es esencial. Puedes ir a sesiones semanales o quincenales. Le ayudará a construir su relación con su empleado. Asegúrate de agregarlos a tu calendario, para que no los olvides.
Una vez que haya programado reuniones individuales periódicas y surja algo antes de la próxima reunión, intente reprogramar en lugar de cancelar. Cancelarlo puede darle a su empleado un mensaje de que la reunión no es necesaria.
Paso #4: Piense en la logística
¿Puedes hacer una charla de café, un almuerzo o una caminata?
No es raro tener uno a uno fuera de la oficina. Una charla en una cafetería o un almuerzo juntos pueden ser buenas alternativas. Los empleados tienden a relajarse más fuera de la oficina; es como encontrarse con un amigo. Probablemente construirá relaciones más cercanas de esta manera. Además, ¡los alimentos saludables incluso hacen que las personas sean más felices!
Si usted o el miembro de su equipo son del tipo activo, también pueden salir a caminar, ¡una oportunidad perfecta para dar algunos de esos pasos!
¿A quién más necesitas invitar?
Aunque aquí estamos hablando de uno a uno, si puede anticipar los temas, piense a quién más podría necesitar invitar.
Por ejemplo, si está hablando de asuntos delicados como un aumento de salario, una indemnización por despido, un permiso para trabajar en el jardín, promociones inusuales y no está 100 % seguro de los detalles, podría considerar contratar a una persona de recursos humanos.
En otro escenario en el que anticipa que a un miembro de su equipo le está costando adaptarse al nuevo entorno de trabajo o se muestra tímido a la hora de conocer gente nueva, traiga a alguien que pueda tener antecedentes similares (mismo país de origen o pasatiempos). Su informe directo puede estar entusiasmado por chatear con sus compañeros.
Recuerde informar a su empleado de antemano si invita a alguien más; no queremos tomarlo desprevenido porque puede tener reservas sobre compartir más allá de ustedes dos.
Obtenga el dispositivo adecuado en su lugar.
Asegúrese de que todas las herramientas necesarias para una reunión individual con su empleado estén disponibles. Si se reúne virtualmente, es posible que desee decidirse por una aplicación de videollamadas. Si la reunión es en persona, es posible que necesite herramientas como una pizarra en caso de que necesite más ilustraciones.
Paso #5: Termine con una nota alta
Deje tiempo para que hagan preguntas.
Es posible que esté ansioso por saber si el miembro de su equipo cumple con la fecha límite la próxima semana. Pero recuerde dejar tiempo para que le hagan preguntas, incluso si están menos relacionadas con las tareas. Los gerentes a menudo pueden ser entrenadores de vida/carrera para los miembros de su equipo.
Terminar con pasos de acción
Tienes uno a uno por una razón. Para obtener los mejores resultados, asegúrese de terminar con pasos de acción concretos.
- ¿Se siente el miembro de su equipo con exceso de trabajo? Redistribuya el trabajo o ayúdelos a priorizar tareas.
- ¿Se siente el miembro de su equipo sin apoyo y abrumado? Presente los recursos de la empresa, como una aplicación de meditación, un terapeuta o tal vez una licencia paga.
- ¿El miembro de su equipo se siente inseguro acerca del mejor próximo paso? Recomiende algunos buenos libros, presente a las personas que han pasado por el mismo problema o haga que hablar con ellos sobre el mismo tema sea su plan durante la próxima reunión individual.
Trate de seguir esos pasos de acción lo antes posible; no quiere que el miembro de su equipo piense que su intercambio no conducirá a nada.
Elementos de acción:
- Programe reuniones individuales semanales o quincenales con sus subordinados directos y anótelas en su calendario.
- Dedique 5 minutos a pensar en la agenda de su próxima reunión individual.
Cómo prepararse para su cara a cara con su gerente
Las reuniones uno a uno ayudan enormemente con el desarrollo de su carrera. Aquí hay algunos consejos sobre cómo puede aprovecharlos al máximo.
Una reunión uno a uno es tu oportunidad
Cada vez que pueda hablar cara a cara (o Zoom) con su gerente, es una oportunidad para mostrar sus talentos, compartir ideas o conocer mejor a su gerente. Piense en su objetivo para la reunión. ¿Qué ayudaría a su gerente a apreciarlo y comprenderlo mejor? Intente hacer una planificación previa con algunas de estas preguntas:
- ¿Hay algo que quieras que sepa tu jefe?
- ¿Qué le gustaría que su gerente entendiera sobre usted?
- ¿Necesita ayuda o consejo de su gerente?
Envíe actualizaciones periódicas antes de las reuniones
No haga que su reunión se trate solo de actualizaciones de estado. Su reunión es para la planificación de carrera, el establecimiento de objetivos y la profundización de la relación, no solo para una lista de lo que se ha hecho o tareas pendientes. Asegúrese de enviar sus actualizaciones de estado con anticipación y con frecuencia para que su reunión individual no se convierta en una reunión de actualización de estado. Puede compartir actualizaciones de estado usando una de las dos opciones:
- Unas semanas antes de la reunión, actualícelos por correo electrónico: envíe su actualización de estado en correos electrónicos con frecuencia y algunos recordatorios si es necesario. Incluso puede hacer que esto sea un registro de correo electrónico semanal. O,
- hacer reuniones de pie frecuentes. Las reuniones de pie diarias o semanales le permitirán a usted y a su equipo actualizar a su gerente sobre el estado del trabajo.
Elija la opción que usted y su gerente acuerden como la más adecuada.
Cuanto más se actualicen, menos tentados estarán de mencionarlo durante sus reuniones individuales. Hacer esto es beneficioso porque probablemente desee discutir las «cosas profesionales más grandes y peludas» durante las sesiones individuales, como sus objetivos y áreas de mejora a largo plazo.
Consejo profesional: Envíe sus objetivos para la reunión individual o sus preguntas con anticipación. Usa ejemplos como este:
- En nuestro uno-a-uno la próxima semana, me encantaría hablar sobre ____.
- Una cosa sobre la que me encantaría conversar en nuestro próximo uno a uno es sobre las oportunidades de crecimiento futuro en la empresa. Quiero estar haciendo más ____.
- Si está elaborando una agenda para nuestro uno a uno la próxima semana, agregue el elemento de trabajo remoto/tiempo flexible/una nueva estrategia de gestión del tiempo/_______. Me encantaría discutir esta posibilidad contigo.
Escriba sus puntos de conversación
Escriba una lista de las cosas que le gustaría discutir en la reunión una vez que ya haya una fecha programada. Si no está seguro de qué hablar, aquí hay una lista de cosas que puede considerar:
- tus objetivos profesionales,
- trayectoria de crecimiento personal,
- barricadas,
- ideas para la mejora del equipo,
- temas personales, cuestiones interpersonales.
Su gerente no sabrá lo que está sucediendo si no se lo dice. El objetivo de una reunión uno a uno es conectarse y discutir cosas (a veces complicadas) con su gerente.
Mantenga un registro de las notas
No le gustaría verse atrapado en una situación en la que su gerente le pregunte sobre las cosas discutidas en…