Recuerdo haber probado mi primer horario de hora por hora para ayudarme a hacer las cosas cuando tenía 10 años. Realmente no era lo mío. Desde entonces, retiré el horario por horas, pero sigo dependiendo de una lista de tareas diarias.
Hice los mismos movimientos todas las noches en la universidad. Escribí, a mano, mi lista de tareas pendientes para el día siguiente, ordenadas por prioridad. Al lado de cada tarea escribí el número de horas que debería tomar cada tarea.
Esto era y sigue siendo un hábito y encontrar un sistema que funcione ha sido una lucha para mí. Probé una variedad de métodos, compré varios libros sobre el tema y experimenté: escritura codificada por colores, recordatorios de notas Post-it en el baño, aplicaciones, Day-Timers, lo que sea, lo he intentado él. Así que me lancé a la aventura para encontrar la forma más efectiva no solo de escribir mi lista de tareas diarias, sino también de hacer más cosas.
La breve historia de la lista de tareas pendientes
Charles Schwab era un magnate del acero y un hombre obsesionado con la producción y la eficiencia económica. Fue uno de los primeros estadounidenses en introducir en sus fábricas un proceso de flujo de trabajo que ahorra tiempo, llamado taylorismo. A principios de la década de 1900, Schwab envió un memorando en el que declaraba que recompensaría generosamente a la persona que pudiera mejorar la productividad de sus empleados. Ivy Lee, el padre de las relaciones públicas, se reunió con Schwab y sugirió lo siguiente:
Cada empleado debe anotar seis tareas todos los días, clasificarlas de mayor a menor prioridad e inmediatamente ponerse a trabajar en la primera tarea. Deben continuar avanzando en sus listas, con cualquier tarea pendiente simplemente pasando a la lista del día siguiente. Después de 90 días de hacer listas y monitorear, Schwab notó que la productividad mejoró drásticamente.
La lista de tareas se ha convertido en una necesidad diaria en la vida moderna, pero no es exactamente una herramienta que te haga más productivo.
En algún momento, probablemente haya hecho una lista de tareas pendientes con 10 o más tareas para completar en un corto período de tiempo. Cuando llega al trabajo, la inmensidad de las tareas lo deja en un estado de parálisis, con un fuerte sentido de obligación y una sensación persistente en el fondo de su mente. Los psicólogos llaman a esa sensación persistente el efecto Zeigarnik, un fenómeno antiguo en el campo de la psicología. Nuestras mentes permanecerán obsesionadas con una tarea inconclusa, lo que hará que nuestra salud física y mental se resienta. Al terminar, somos liberados de la carga de esta tarea.
La prisa psicológica de completar todas nuestras tareas es un estado que nuestra mente ama. Entonces, ¿por qué hacemos esas listas gigantes en primer lugar?
El Dr. Tim Pychyl es un experto en el área de investigación de la procrastinación. Él argumenta que sientes una sensación inmediata de logro simplemente escribiendo todas las tareas que te gustaría completar, sin completar ninguna de ellas. Tu cerebro simulará el éxito que te gustaría sentir.
Escribir muchas tareas no específicas en una lista de tareas pendientes actúa como el representante perfecto para tales fantasías. Te permite fantasear con completar con éxito tareas difíciles y te da permiso para disfrutar mentalmente de este pensamiento. Es una gratificación instantánea, pero en realidad no has logrado nada.
Comenzar el día con una lista de tareas sin priorizar también puede socavar su capacidad para tomar decisiones productivas a medida que avanza el día. El agotamiento del ego se refiere a la cantidad de «puntos» de toma de decisiones que tenemos. A medida que usamos nuestros puntos, nuestra capacidad para tomar decisiones inteligentes se ve afectada.
Más de 100 experimentos confirman que al ejercer más autocontrol al comienzo del día, tu motivación y atención disminuirán a medida que avanza el día. Es por eso que las personas tienden a hacer trampa en sus dietas después de días estresantes y agotadores. Si pasa todas las mañanas decidiendo qué desayunar o eligiendo lo que debe ponerse, está desperdiciando recursos limitados de autocontrol en tareas sin importancia. Esta es una de las razones por las que el legendario CEO de Apple, Steve Jobs, era conocido por usar la misma ropa todos los días.
Escribir una lista efectiva de «cosas por hacer»
Escribir tareas vagas de una sola palabra en su lista de tareas pendientes le impide completar la tarea más rápido. Tienes que pensar en tus tareas pendientes en términos concretos. Si bien escribir una tarea usando términos no específicos puede ayudarlo a ahorrar tiempo por ahora, perjudica su progreso y no le ahorra tiempo a largo plazo.
Así es como se escribe una lista de tareas pendientes:
- Para obtener la prisa por completar tareas, todo lo que realmente necesita es un lista más corta. Escriba no más de tres tareas en su lista de tareas diarias. Es posible que tenga una segunda lista en curso que realice un seguimiento de las tareas que se avecinan. Priorízalos por importancia. Pregúntese: «¿Qué tarea me hará sentir más realizado?» Esa es la tarea No. 1. Después de que haya enumerado tres tareas, coloque las tareas sobrantes en una hoja de papel separada que pueda guardar fácilmente. Mantenlo fuera de la vista.
- Use notas Post-it pequeñas o fichas rayadas. Un pequeño trozo de papel te impedirá físicamente escribir una larga lista de tareas pendientes.
- David Allen, el gurú de la lista de tareas pendientes, sugiere escribir su tarea como una acción. Esto evitará que utilice términos no específicos al hacer su lista. Por ejemplo, en lugar de «buscar empresas de mudanzas», intente «llamar a mamá y pedirle que le sugiera una empresa de mudanzas». O «comenzar y terminar la investigación para Tim», intente «Hacer una búsqueda de artículos de revistas usando los términos: XYZ». Una forma de controlar esto es cada vez que escriba una nueva tarea, pregúntese: «¿Cuál es el paso número 1 para realizar esta tarea?» El paso número 1 se convierte en su nueva tarea pendiente.
- Ver una tarea a la vez. Si tres tareas por día es demasiado, puede aumentar su productividad al ver su lista una tarea a la vez. Pruébelo ahora Haga esto. O si eres de la vieja escuela, escribe una tarea por nota Post-it y luego apílalas para que las tareas anteriores queden ocultas.
Ivy Lee no lo entendió del todo bien; seis tareas eran demasiadas para un día. Pero claramente tenía la cabeza en el lugar correcto: pasó a codearse regularmente con los Rockefeller y asesorarlos. Más tarde, Charles Schwab convirtió a Bethlehem Steel en la segunda compañía de producción de acero independiente más grande.