Llevar las actas de las reuniones es una gran responsabilidad. Son el registro escrito de lo que sucedió durante la reunión y tal vez se haga referencia a ellos en varios momentos.
Que te pidan que tomes las actas puede resultar desalentador. Pero recuerda, la práctica hace progresos. Cuando haya terminado de leer esta guía, debe comprender qué son las actas de las reuniones y los consejos para antes, durante y después de la reunión.
¿Qué son las actas de reunión?
Las actas de las reuniones son el registro oficial de una reunión. Ayudan a realizar un seguimiento de lo que sucedió en la reunión y cuáles son los elementos procesables en el futuro. Las partes interesadas pueden consultarlos para conocer las decisiones tomadas y ayudan a los miembros ausentes del equipo a mantenerse actualizados.
Las actas de las reuniones no son una transcripción de la reunión, ¡así que no se preocupe por escribir cada palabra!
Concéntrese en capturar los puntos discutidos más importantes. Las actas deben cubrir varios puntos de acción, decisiones, quién votó por qué y por qué, y otros detalles importantes.
También pueden ser útiles durante las temporadas de transición de la empresa. Por ejemplo, si su empresa contrata a un nuevo empleado, puede ponerse al día fácilmente mirando las actas de las reuniones con respecto a las decisiones y la dirección de los proyectos en los que trabajarán.
10 consejos para tomar actas de reuniones como un profesional
Ser responsable de las actas de las reuniones puede ser estresante. Aquí hay 10 cosas a tener en cuenta. Para ayudarlo en su viaje de tomar mejores minutos, hemos incluido consejos y trucos de algunos tomadores de minutos con años de experiencia.
#1: Prepara tu documento
Antes de llegar a la reunión, cree un documento de reunión. Con suerte, quien se tomó unos minutos antes de que usted tenga una plantilla que pueda usar, pero si no, haga la suya propia o copie la siguiente para usarla como punto de partida.
Para cada reunión, asegúrese de comenzar el documento con toda la información básica necesaria.
Configuración básica del documento de inicio
- Fecha y hora de la reunión
- Nombre de la Organización
- El nombre de la persona que toma el acta
- Una lista de todos los invitados a la reunión.
- Asegúrese de anotar si las personas asistieron o no a la reunión.
- Deje espacio junto a los nombres de las personas para anotar si alguien llegó tarde y, de ser así, a qué hora se unió a la reunión. Esto le ayudará a recordar quién votó sobre qué mociones.
- El objetivo o tema principal de la reunión.
- ¿Ha sucedido algo a nivel mundial o en su empresa que haya requerido esta reunión?
- ¿Es una reunión semanal regular del equipo?
- ¿Hay un gran proceso de toma de decisiones?
- Lugar de encuentro
- Esto es especialmente útil para las empresas globales que pueden tener una reunión en Los Ángeles y la siguiente en Shanghái, pero tener un recordatorio de dónde tuvo lugar la reunión (en la oficina, a través de zoom, en Italia…) puede ser útil para todas las empresas. Es bueno tener el hábito de hacer un seguimiento de este tipo de detalles.
Así es como podría verse esto en un documento:
3.24.2019 14:00-16:00
Empresa XYZ
Anotador: Matt Smith
Asistentes a la reunión: Anne Leblanc, Susanne Machado (no pudo asistir), James Hernandez, Murali Rumena, Rahul Zini (llegó a las 14:25), Emillio Suarez
Reunión semanal del equipo
sala de conferencias 3
Después de esto, agregue una sección para el cuerpo de las notas de la reunión.
Dentro de poco, se comunicará con el líder de la reunión para obtener más información sobre el propósito de la reunión. ¡Esto lo ayudará a terminar de preparar su documento para estar listo!
Siéntase libre de copiar y pegar nuestra plantilla:
Fecha:
Tiempo:
Tomador de notas:
Asistentes a la reunión:
Agenda:
Ubicación:
Notas de seguimiento:
#2: Usa abreviaturas al escribir
Maria McDowell, quien estuvo cinco años trabajando como secretaria, recomienda escribir con abreviaturas.
Ella dice: “Mantenerse al día con los puntos importantes durante las reuniones puede ser una tarea… si no es lo suficientemente rápido, puede pasar por alto algunos puntos importantes y confundir las cosas. Dominar las abreviaturas te ayudará a aumentar tu velocidad de escritura y te permitirá tomar actas precisas durante las reuniones.
Practique el uso de abreviaturas antes de llegar a la reunión para ayudar a que se desarrolle sin problemas.
Aquí hay algunos ejemplos de abreviaturas de uso común que puede usar:
- Porque → b/c
- Entre → b/n
- Por ejemplo → ej.
- No aplicable → n/a
- con → con
También puede usar símbolos matemáticos para reducir las palabras. Aquí están algunos ejemplos:
- Y → +
- Aproximadamente → ~
- Más que/menos que → >/<
- Sin → –
¡Incluso puede usar una herramienta como TextExpander para convertir estas abreviaturas en la palabra o frase completa al instante!
#3: Verifique con el líder de la reunión
Envíe al líder de la reunión un correo electrónico o un mensaje instantáneo, o pase por su oficina para conversar durante unos minutos. Use este tiempo para hacerles preguntas que lo ayudarán a crear un esquema basado en el plan antes de que comience la reunión.
Aquí hay algunas preguntas que puede hacer para ayudarlo a preparar su documento para tomar minutas:
- ¿Qué tipo de reunión es esta (un registro semanal del equipo con muchos puntos de acción, una reunión de la junta directiva que involucra muchas decisiones, una reunión de partes interesadas en la que habrá varias votaciones sobre las políticas de la empresa, o algo intermedio)?
- ¿Cuál es el tema más importante a tratar en la reunión?
- ¿Hay algún tema secundario que cubrir?
- ¿Hay una lista de participantes de la reunión?
- ¿Habrá alguna moción sobre la que votarán los miembros de la reunión?
- ¿Qué quiere lograr el líder de la reunión con estas actas?
- ¿Hay alguna información de fondo que deba saber?
- ¿Serás el único que tomará minutos o harás equipo con alguien más?
Esta información lo ayudará a preparar un esquema y entrar a la reunión sintiéndose más seguro. Además, si es posible, pregúntele al líder de la reunión si tiene actas anteriores que pueda leer. Esto le ayudará a tener una idea de lo que están buscando y cómo están acostumbrados a hacer las cosas.
#4: Grabe la reunión
Mientras se reúne con el líder de la reunión, pida permiso para grabar la reunión. Esto puede ayudar a aliviar el estrés, ya que puede escuchar y captar detalles que puede haber pasado por alto.
“Grabar una reunión es personalmente el truco más útil en las actas de reunión. Con demasiada frecuencia, estás en una reunión y las personas hablan entre sí, o se hace un punto y luego se pasa de inmediato, y simplemente no tienes tiempo suficiente para escribirlo todo en tiempo real. Registre como su sistema de seguridad” — Tony Staehelin, Fundador y CEO de Benable
Recuerde, no grabe a las personas sin su conocimiento o consentimiento. Si el líder de la reunión le da el visto bueno, notifique a las personas en la reunión que las está grabando antes de presionar «grabar».
Una vez que tenga una grabación, puede usar una herramienta de transcripción como Otter.ai. Después de cargar la grabación de audio, generará una transcripción en unos minutos. La transcripción no es perfecta, pero puede ser un punto de partida útil para revisar lo que se dijo y agregarlo a sus notas.
#5: Elige tu asiento estratégicamente
Cuando ingrese a la sala de reuniones, sea estratégico con respecto al asiento que elija. Tracy Acker recomienda: “El que toma las actas debe sentarse en una posición central estratégica donde pueda ver y escuchar a todos”.
Mire las opciones de asientos en el medio de la mesa y opte por uno en el que nadie se siente detrás de usted.
En este asiento, tendrá la mejor oportunidad de poder escuchar a todos y no se esperará que agregue mucho a la discusión, aunque levantando la mano e inclinándose ligeramente hacia adelante, puede alertar al líder de la reunión que tiene algo. decir o necesitar hacer una pregunta aclaratoria.
¿Qué asiento elegirías de este dibujo?
Descubra lo que significa cada asiento:
Obtenga más información sobre qué asiento debe elegir en una reunión.
#6: Toma notas durante la reunión
Ha llegado el momento, ha hecho su trabajo de preparación y está listo para tomar notas en esta reunión. Es normal sentirse un poco nervioso mientras toma notas de la reunión, pero en la medida de lo posible, trate de mantener la calma y la serenidad.
Mientras toma notas, haga todo lo posible por anotar todo, pero también recuerde que si obtuvo el visto bueno para grabar la reunión, siempre puede regresar y escuchar las secciones del foro más tarde.
Si graba la reunión, anote la hora de las secciones a las que sabe que debe regresar. Esto ayudará a agilizar su proceso de edición y reducir el tiempo.
Consejo profesional: Dado que las actas son la transcripción oficial de lo que se discutió y decidió durante la reunión, debe asegurarse de que sean precisas. Al final de cada punto de la agenda, Lanny Tuchmayer, Director de Operaciones de Bergel Law, recomienda que resuma lo que se discutió y solicite confirmación de que lo que ha anotado es correcto; esto disminuirá la probabilidad de que alguien se moleste más tarde porque usted tergiversó a ellos.
Tuchmayer dice: «Al final de cada tema de la agenda, el tomador de notas puede resumir diciendo: ‘Muy bien, esto es lo que he registrado». ¿Hay algo más que deba decir? Como resultado, la conversación siempre involucra al equipo y no hay posibilidad de mala interpretación”.
#7: Empezar a editar
Comience el proceso de edición tan pronto como sea posible. Es más fácil editar mientras la reunión real está fresca en su mente, y los fragmentos de oraciones que anotó todavía tienen sentido.
Las actas también serán más útiles para las personas si las reciben lo antes posible después de la reunión.
Es posible que deba hacer referencia a la grabación si hay secciones que tuvo que hojear porque la discusión avanzaba demasiado rápido.
Es posible que descubra que escribió demasiada información durante la reunión. Use el proceso de edición como una oportunidad para eliminar cualquier sección de la discusión que tenga demasiadas palabras y concéntrese en hacer que las minutas sean una descripción general con conclusiones claras.
Aquí hay una lista de cosas a las que debe prestar atención cuando está editando:
- Asegúrese de que toda la información «básica» (fecha, hora, ubicación, nombres de los asistentes, objetivo principal y temas de discusión…) se complete correctamente en la parte superior del documento.
- Edita tus opiniones. Si hubo una discusión acalorada durante la reunión, es posible que sin querer hayas incluido tu propia opinión. Asegúrese de eliminar sus pensamientos de las actas de la reunión y proporcione un registro imparcial de la discusión. (Si habló durante la reunión, ¡deje sus contribuciones!)
- Mantenga las partes esenciales. Aquí hay algunas preguntas guía para ayudarlo a saber si algo debe permanecer en las actas:
- ¿Es esto procesable?
- ¿Alguien que no estuvo presente entenderá lo que está pasando?
- ¿Seguirá siendo importante dentro de unos meses?
- Dale una lectura final. Si estás en un espacio donde es posible, considera leer las actas en voz alta para asegurarte de que tu escritura tenga sentido. Puede ser más fácil detectar errores tipográficos y errores cuando se lee algo en voz alta que cuando se hojea.
Al final de cada sección, agregue un resumen con puntos de acción, preguntas sin resolver y plazos pertinentes.
Una vez que haya terminado de editar, comuníquese con el líder de la reunión. Es posible que deseen leer el borrador y agregar algunas de sus ediciones antes de enviarlas a los asistentes, miembros de la junta o partes interesadas que eventualmente las verán.
Consejo profesional: Mientras edita, tenga en cuenta este consejo de Logan Mallory, vicepresidente de Motivosity,
“[Meeting minutes] debe ser fácil de hojear y leer, lo que significa que no hay largos bloques de texto. En su lugar, use encabezados en negrita, viñetas y oraciones cortas para mantener…