Cómo construir un equipo virtual fuerte en 7 pasos

A medida que más empresas comienzan a trabajar de forma remota, necesitamos saber cómo trabajar de manera efectiva en un equipo virtual.

Cada vez somos más los que trabajamos desde casa y esto significa saber como adaptarse

Los estudios han demostrado que trabajar desde casa también puede conducir a un equipo virtual más feliz y productivo.

Acertar con los equipos virtuales depende de dos factores:

• Acceso a la tecnología adecuada
• Usar una comunicación digital clara

Lograr estas dos cosas significará que podrá colaborar de manera efectiva en un lugar de trabajo virtual.

Así es como lo haces.

Crear un espacio social

El mayor error que cometen los equipos virtuales es suponer que la creación de relaciones y el tiempo social sucederán de forma natural. En una oficina es fácil bromear sobre la máquina de café, almorzar juntos o charlar antes del comienzo de una reunión.

O incluso bromear con tus compañeros de trabajo.

En un lugar de trabajo digital, muchas de estas oportunidades desaparecen. ¡Así que tienes que crear tu propio espacio social para evitar el agotamiento de la batería social dentro de tu equipo virtual!

En un lugar de trabajo digital, las relaciones son como baterías. Se agotan y debes recargarlos constantemente.

Scott Edwards, director ejecutivo de

Aquí están las buenas noticias:

• La ciencia sugiere que las videollamadas pueden ser una forma sencilla de reducir la soledad y el aislamiento.
• Las llamadas telefónicas regulares pueden ayudar a mantener las amistades cercanas.
• ¡Puedes producir oxitocina (la sustancia química para la unión) incluso a través de una cámara web!

El tiempo social es increíblemente importante para nuestro bienestar, y nuestro bienestar es importante para nuestra productividad. Puede parecer contraproducente en una semana ocupada programar tiempo con su grupo virtual «solo para conversar», pero el tiempo social es fundamental para la lealtad y la cohesión del equipo.

Estudios han demostrado que las amistades dentro de un equipo conducen a un mejor desempeño, por lo tanto, es vital que nos mantengamos al tanto de estas relaciones incluso si no podemos vernos cara a cara. Aquí hay algunas ideas para programar en su espacio social:

• Dedique los primeros 10 minutos de cada reunión para ponerse al día personalmente.
• ¡Aprender juntos! Envíe su TED Talk favorita a su equipo para que la gente pueda verla por su cuenta (me encanta esta TED Talk, pero soy un poco parcial). Luego tenga una discusión durante el almuerzo donde hable sobre lo que aprendió.
• Haz más uno a uno y añadir preguntas personales a la agenda. Pregunte sobre metas, pasatiempos y familia.
• Tómese un descanso para el café digital.
• Almorzar juntos.
• Traiga a un orador o experto invitado para organizar un almuerzo y aprender. (¡Hago esto para equipos TODO EL TIEMPO! Y me encantaría conocer a su equipo).
• Haga un rompehielos no incómodo para calentar sus reuniones.

Para el equipo de , incluso tenemos días de cine cada dos meses y aprovechamos estas oportunidades para celebrar y verificar actualizaciones personales y profesionales.

Puede parecer un poco extraño al principio programar un descanso para tomar café a larga distancia con sus colegas, pero es importante que mantengamos a nuestro equipo garantizado. Después de todo lo dicho y hecho, es posible que todavía te estés preguntando…

¿Cómo puedo motivar a los miembros del equipo virtual?

Saber cómo motivar a los miembros del equipo virtual es esencial para los líderes de equipo. Primero, necesitas saber cómo motivarte. Nos inspiramos en personas altamente productivas y eficientes.

Segundo, aprenda el tipo de personalidad de su equipo. He dirigido cientos de capacitaciones corporativas virtuales para equipos remotos, incluidos Microsoft, Automattic (¡gracias por crear todo este sitio web!) y Google. Uno de los ejercicios más motivadores que hemos hecho es la ciencia de la personalidad en equipo.

Me encantaría hablar con su grupo virtualmente o puede guiar a su equipo a través de nuestro ejercicio de personalidad.

ser un videoadicto

Todos los martes, mi equipo visita Zoom, una plataforma de videoconferencia, para compartir actualizaciones y generar nuevas ideas para el negocio. Por supuesto, todavía nos comunicamos a través de otros canales, como correo electrónico y teléfono, pero el video permite una experiencia más visual entre el equipo. Recomiendo especialmente hacer videollamadas a nuevos contactos de la red en línea.

Las videollamadas se reconocen como una mejor manera de organizar reuniones en comparación con las llamadas telefónicas estándar.

He aquí por qué las videollamadas son tan importantes:

• Lenguaje corporal. Las videollamadas ofrecen más interacción natural, donde las personas que llaman pueden hacer contacto visual y leer el lenguaje corporal. Por ejemplo, si comparto noticias y uno de los miembros de mi equipo muestra una expresión de sorpresa, sé que la noticia fue impactante o sorprendente. Puedo aprovechar las necesidades emocionales de mi equipo que no podría hacer tan fácilmente solo con la comunicación escrita. O si veo a alguien asentir con la cabeza, sí o no, sé que está de acuerdo o en desacuerdo con respecto a un asunto.
• La mentalidad correcta. Uno de los escollos más comunes de trabajar desde casa es encontrarlo más difícil mantener una rutina, y algunas personas comienzan a deshacerse de su ropa de oficina, prefiriendo trabajar en pijamas (algunos estudios sugieren que esto podría ser hasta el 60% de los trabajadores a domicilio). Esto puede hacer que las personas se sientan menos productivas mientras luchan por entrar en el mentalidad correcta para el trabajo. Sin embargo, las videoconferencias periódicas nos alientan a vestirnos un poco para la reunión y sentirnos un poco más como si fuéramos a trabajar.
• microexpresiones. Hay 7 expresiones faciales universales y son increíblemente importantes para decodificar y comprender las emociones. ¡Si estás en una videollamada, puedes leerlos!

¡Y puedes mejorar el video! Consulte nuestra guía para hacer que sus videollamadas sean increíbles.

15 consejos antes de tu próxima videollamada

¿Cuál es uno de los mayores desafíos para los equipos virtuales? ¡Encontrar la tecnología adecuada para el trabajo adecuado! Afortunadamente, existen herramientas que pueden transformar equipos improductivos en equipos virtuales exitosos.

Con casi el 69% de las empresas que ya ofrecen el trabajo remoto como una opción, existen muchas herramientas para mantenerlo conectado con su equipo.

Recomiendo encarecidamente probar todos estos para su equipo virtual y luego seleccionar lo que funciona mejor. También soy fanático de usar más de un tipo de comunicación digital y alinearlos con las tareas correctas. Por ejemplo, las sesiones de lluvia de ideas siempre deben realizarse en video chat (para ver el lenguaje corporal y las caras), mientras que las agendas se pueden trabajar de forma asincrónica por correo electrónico, y las aclaraciones rápidas son mejores en el chat.

Aquí está el resultado final: elija la herramienta adecuada que funcione para la tarea.

Elija sus herramientas de chat

A veces, solo necesitará enviar algunos mensajes rápidos de ida y vuelta a sus compañeros de equipo. No tiene por qué ser complicado: para este tipo de conversaciones, elige un buen servicio de chat. Nos encanta Slack o Twist, aunque si ya estás usando Gmail, tiene un útil chat integrado llamado Google Hangouts.

Paso de acción: ¡Durante sus reuniones virtuales, no tenga miedo de animar las cosas con encuestas, archivos PDF y charlas de preparación!

Elija sus herramientas de automatización de flujo de trabajo

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo lo ayuda a automatizar todas las tareas aburridas y tediosas para que pueda concentrarse en las importantes. La automatización del flujo de trabajo incluye software y aplicaciones que son eficientes y eliminan el factor del error humano. Aquí hay un par de ejemplos de automatización de flujo de trabajo:

• Automatización de correo electrónico: con la automatización del correo electrónico, puede enviar correos electrónicos en determinados momentos a determinadas personas.
• Administrar clientes potenciales: Para las empresas que venden productos, las herramientas de automatización pueden ayudar a dirigirlas automáticamente a la parte correcta del proceso de ventas.

He aquí por qué las herramientas de automatización del flujo de trabajo son tan importantes:

Si todo el mundo sigue haciendo las tareas aburridas y repetitivas que podrían automatizarse, todo su equipo perderá un tiempo valioso.

Las herramientas de automatización son imprescindibles para equipos virtuales efectivos. Hay algunas herramientas realmente buenas o automatización del flujo de trabajo, pero nos gustan especialmente Monday, Zapier y Microsoft Flow. Aquí está el software de Monday, que puede usar para crear una tarea automatizada:

Puede configurar todas sus automatizaciones de tareas a la vez, y se realizarán automáticamente cada vez que se active una tarea. ¡Las herramientas de automatización son literalmente una de las mejores para ahorrar tiempo!

Colaboración

Realmente no podemos elogiar lo suficiente a Google Drive cuando se trata de colaborar en documentos.

Al utilizar la función de «control de cambios», puede ver exactamente las partes del documento que su grupo virtual ha estado editando:

También puede trabajar en el modo «Sugerencias» para evitar que se realicen ediciones permanentes sin que un colaborador esté de acuerdo con el cambio:

Google Docs es una de las mejores formas de aumentar su colaboración. ¡Viva el trabajo en equipo virtual!

Gestión de proyectos

Cuando está trabajando para construir una cultura remota sólida, es una buena idea ordenar algunas herramientas de gestión de proyectos.

Puede ser mucho más difícil organizar exactamente quién está delegado para una tarea y para qué fecha límite cuando ya no puede volver a verificar algo en un escritorio.

Descubrimos que Asana es lo mejor para la gestión de proyectos, pero a otros equipos les gusta usar Trello o Jira.

Videoconferencia

Cuando piensa en videoconferencias, su primer pensamiento podría ser usar Skype, pero hay muchas más opciones en estos días. Zoom se está convirtiendo rápidamente más popularasí como Cisco Webex, los cuales ofrecen funciones como difuminar el fondo (útil cuando no desea que su grupo virtual vea el estado de su cocina).

Sin embargo, una vez más, si ya está utilizando Gmail, Google Meet y Google Hangouts son servicios de videollamadas impresionantes pero fáciles de usar.

Planificación

Bien, lo vamos a decir de nuevo. Google Calendar es brillante para la programación. Puede controlar la configuración de privacidad y unirse a calendarios individuales (por ejemplo, «Horario de oficina del equipo A» y «Reuniones»), de modo que todos los eventos que necesita conocer aparezcan en su calendario. También puede configurar recordatorios, compartir invitaciones a eventos y escribir descripciones junto con la hora y la fecha.

Tenemos aún más herramientas de comunicación que puede consultar:

Las 15 mejores herramientas de comunicación remota

Cree una gran política remota

Incluso si trabajar desde casa es solo temporal, debe tener una política de trabajo remoto. Se espera que estemos a punto de ver un cambio significativo en la cantidad de personas que trabajan desde casa de forma permanente. Por lo tanto, vale la pena invertir tiempo en colaborar con su equipo virtual en una política oficial de trabajo remoto.

¿Qué es una política de trabajo remoto?

Una política de trabajo remoto es un acuerdo generalmente entre un empleador y un empleado que describe los términos y condiciones de trabajo. Una política de trabajo remoto puede ser temporal o permanente e incluye detalles sobre cómo se realizará el trabajo fuera de la oficina.

Esto es lo que incluye una política típica de trabajo remoto:

• Horas Laborales
• Flujo de trabajo del equipo que describe exactamente quién informa a quién (y cómo / con qué frecuencia)
• Nuevas políticas de licencia parental
• Nuevas pólizas por enfermedad
• La nueva estructura de la semana laboral en cuanto a reuniones y conferencias
• Expectativas de comunicación

Preparar un documento como este realmente sienta las bases para el tipo de cultura comunicativa y colaborativa que desea para su equipo virtual mientras trabaja de forma remota.

Puede encontrar más información sobre cómo crear una política de trabajo remoto en nuestra guía para…