Gestión del tiempo: definición, ejemplos y consejos

Si bien todos tenemos las mismas 24 horas diarias, todos las empleamos de manera diferente. Este artículo te brindará conocimientos y herramientas para aprovechar al máximo el tiempo que tienes. El uso de las estrategias y los consejos de este artículo puede ayudarte a administrar tu tiempo para utilizarlo de manera más eficiente e incluso podría ayudarte a recuperar algo de tiempo libre.
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A medida que el mundo se hace más grande y más complicado, se hace más necesario ser intencional y consciente sobre cómo estás gastando tu tiempo. Navegar sin pensar por las redes sociales o mirar televisión sin parar son ejemplos de actividades que pueden robarte tiempo. Si bien ninguna de estas actividades es necesariamente “mala”, el tiempo que le quitan a otras áreas más importantes de tu vida puede tener un efecto perjudicial. Por ejemplo, si quieres hacer ejercicio pero te encuentras navegando por las redes sociales durante dos horas al día, eso es tiempo que le estás quitando a tu salud física. Con una mejor gestión del tiempo, puedes convertir parte del tiempo que pasas en las redes sociales (u otras actividades de bajo riesgo) en actividades más productivas, como hacer ejercicio.
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Una mejor gestión del tiempo se ha relacionado con una serie de beneficios. En un estudio se ofreció a los empleados una formación de un día y medio sobre gestión del tiempo para ayudarles a dejar de postergar las tareas. Después de un mes, los empleados manifestaron una mejora de sus habilidades de gestión del tiempo y una disminución de la preocupación y la conducta de evasión en comparación con los empleados que no recibieron la formación (Eerde, 2003). Esto significa que mejorar sus habilidades de gestión del tiempo puede tener un efecto positivo en su trabajo, ya que fomenta la acción y reduce los sentimientos de preocupación.

La gestión del tiempo también puede tener ventajas en el ámbito académico. Los estudiantes que sienten que tienen un mayor control sobre su tiempo obtienen los siguientes beneficios:

• Menos ambigüedad de roles
• Menos sobrecarga de roles
• Menos estrés laboral
• Mayor satisfacción laboral
• Mayor satisfacción con la vida
• Mejores autoevaluaciones del desempeño (Macan et al., 1990)

Sentir que tienes un mayor control sobre tu tiempo es exactamente el tipo de poder que te brinda la práctica de la gestión del tiempo. En lugar de sentirte abrumado, puedes sentirte seguro y preparado para afrontar cualquier cosa que se te presente.

Dado que la vida de cada persona es diferente, cada una tiene diferentes habilidades y estrategias para gestionar su tiempo. Considere los siguientes ejemplos de problemas y soluciones que utilizan estrategias de gestión del tiempo.

• A Alex le gustaría desarrollar mejores hábitos alimenticios, pero se encuentra comprando comida rápida para el almuerzo todos los días porque no se despierta a tiempo para prepararla. En lugar de levantarse más temprano, lo que es realmente difícil para ella, comienza a dedicar una hora a preparar las comidas los domingos por la tarde. Esto significa que tiene comidas saludables y asequibles listas para llevar durante toda la semana. También hace un plan para preparar su almuerzo y bocadillos la noche anterior para poder tomarlos y salir por la mañana.
• Últimamente, José ha estado muy ocupado con la escuela y el trabajo, y como consecuencia, sus tareas domésticas se han retrasado. En lugar de dejar que las cosas se acumulen, empieza a hacer un poco de limpieza cada día. Mientras prepara su café por la mañana, programa un temporizador de 15 minutos y limpia todo lo que puede durante ese tiempo. Después de unos días, convierte su tiempo de limpieza en un juego, tratando de hacer todo lo que pueda. José empieza a disfrutar y a ver el valor de mantener su espacio limpio.

Existen ciertas habilidades que pueden resultar útiles para crear mejores hábitos de gestión del tiempo. Intente centrarse en desarrollar las siguientes habilidades para ganar más control sobre cómo emplea su tiempo.

Establecimiento de metas.
Cuando tienes objetivos claros, entiendes todos los pasos que necesitas para alcanzarlos. Esto te permite actuar y hacer las cosas. Tener objetivos a largo y corto plazo puede ayudarte a priorizar y gestionar las cosas en las que necesitas concentrarte.

Organización.
Estar organizado puede ayudarte a administrar mejor el tiempo porque podrás encontrar fácilmente lo que necesitas. Esto incluye mantener ordenados los archivos y el papeleo, así como tomar notas detalladas.

Planificación.
Planificar el día y la semana puede ayudarte a cumplir con tu cronograma, lo que te permitirá completar todo lo que necesitas.

Priorización.
Existen diferentes formas de establecer prioridades. Por ejemplo, puede optar por completar primero las tareas breves y sencillas para quitarse de encima las tareas más importantes. Por el contrario, puede haber una tarea complicada que requiera su atención de inmediato. Saber cómo establecer prioridades es un aspecto esencial de la gestión del tiempo.

Manejo del estrés.
Sentirse estresado puede dificultar la gestión del tiempo (la mala gestión del tiempo también puede ser una causa de estrés). Abordar las tareas desde un estado mental tranquilo te hará más eficiente. Prueba ejercicios como el yoga, llevar un diario o meditar para controlar el estrés.

Crear un plan puede ayudarte a estructurar tu tiempo para hacer las cosas y, al mismo tiempo, dejar espacio para las actividades que disfrutas. Planificar puede requerir un poco más de trabajo al principio, pero te ahorrará tiempo a largo plazo. Escribir un plan también puede ayudarte a ver si estás siendo demasiado ambicioso o si el cronograma que has creado parece razonable.

Ejemplo de un plan diario:

• 6:00 am: Despertar
• 6:30-7:30 am: Hacer ejercicio
• 7:30-8:30 am: Prepárate y desayuna.
• 9:00-12:00 pm: Trabajo
• 10:00-10:15 am: Pausa para dibujar
• 12:00-13:00 h: Almuerzo+paseo al aire libre
• 13:00-17:00 horas: Trabajo
• 14:30-14:45 h: Pausa para tomar café
• 5:00-7:00 pm: Cena y relax.
• 19:15-19:45 h: Práctica de guitarra
• 19:45-20:00 h: Meditación

El plan anterior incluye responsabilidades, como el trabajo, y pasatiempos, como practicar la guitarra. También se incluyen en el plan descansos conscientes y rejuvenecedores. No pasa nada si los obstáculos alteran el curso de tus planes, inevitablemente lo harán. Tener una estructura te da algo a lo que recurrir una vez que hayas superado el obstáculo.

Distintas herramientas funcionarán para distintas personas. Ten en cuenta los siguientes consejos habituales de gestión del tiempo y comprueba si se adaptan a tu vida. Sigue probando hasta que encuentres herramientas que te resulten útiles y cómodas.

Método Pomodoro
Este método puede ayudarte a tomar acción y hacer las cosas si tienes problemas para empezar. Programa un cronómetro de 25 minutos y trabaja sin distracciones. Cuando el cronómetro se acabe, tómate un descanso de 5 minutos. Repite este ciclo hasta que completes la tarea.

Come la rana
“Comerse la rana” es una herramienta de gestión del tiempo que se refiere a hacer primero la tarea más grande o más desagradable. Sacar esta tarea del camino significa que no la tendrás pendiente. Además, hacer primero la tarea más difícil puede servirte de motivación para el resto del día.

​Construir descansos
Si bien puede resultar tentador llenar el día de actividades, también es importante incluir descansos. Las investigaciones han demostrado que incluir descansos con actividades regenerativas, como caminatas o meditación, puede aumentar la productividad y el bienestar general (Taylor, 2005). Cuando elabore un plan de gestión del tiempo, intente incluir descansos. Incluso cinco o diez minutos pueden ser beneficiosos.

¿Te gustaría explorar la gestión del tiempo con estudiantes, empleados o incluso contigo mismo? Los siguientes juegos pueden ayudarte a comprender mejor cómo tú y otras personas gestionan el tiempo, y al mismo tiempo divertirte en el proceso.

¿Cuánto dura un minuto?​

1. Dile a la gente que pondrás a prueba su percepción del tiempo.
2. Pídeles a las personas que cierren los ojos e indícales que los abran una vez que sientan que ha transcurrido un minuto.
3. Cronometra un minuto usando un teléfono o un cronómetro.
4. Algunas personas abrirán los ojos antes de que transcurra el minuto y otras después. Analice cómo las distintas personas perciben el tiempo de manera diferente.

Gastar $86,400

1. Indique a las personas que tienen $86,400 para gastar en un día.​ El importe no es acumulable. Debes gastar el importe total en un día.
2. Escriba las actividades en las que usted u otros gastarían el dinero.
3. Hablemos del hecho de que todos tenemos 86.400 segundos cada día.
4. Evalúe cuánto dinero se “desperdició” y compárelo con el tiempo perdido.
5. Analice formas de recuperar el control del tiempo que tiene cada día.

• “Donde va tu atención, va tu tiempo.” ― Idowu Koyenikan
  
• “La mala noticia es que el tiempo vuela. La buena noticia es que tú eres el piloto”. ― Michael Altshuler
  
• “Si no te preparas, te estás preparando para fracasar.” — Benjamin Franklin
  
• “El problema no es la falta de tiempo, sino la falta de dirección. Todos tenemos días de veinticuatro horas.” — Zig Ziglar
  
• “Si pasas demasiado tiempo pensando en algo, nunca lo lograrás.” ― Bruce Lee
  
• “Tú decides a qué dedicas tu tiempo. Puedes dedicarlo a avanzar o a apagar incendios. Tú decides. Y si no decides, otros lo harán por ti”. ― Tony Morgan
  
• “El tiempo es la moneda más valiosa del…