Cómo presentarse en un correo electrónico (¡con ejemplos!)

¿Está buscando un nuevo trabajo? ¿Emocionado por tomar una clase? ¿Expandir su clientela? En cualquiera de estas situaciones (¡y muchas otras!), escribir un buen correo electrónico de presentación puede ayudar a que la relación comience con una nota positiva.

¿Qué es un correo electrónico de autopresentación?

Un correo electrónico de presentación personal es una forma de conocer a alguien virtualmente. Piense en ello como la versión de correo electrónico de estrechar la mano de alguien y decirle algunas frases sobre usted.

Dependiendo de la persona con la que se “reúna”, probablemente mencionaría diferentes detalles. Por ejemplo, si va a conocer a un nuevo miembro del equipo, puede contarle un poco sobre su función y cuánto tiempo ha estado en la empresa, mientras que si va a conocer a un cliente potencial, puede concentrarse en el producto que representa. y cómo cree que podría beneficiarlos.

Al igual que en una reunión en persona, mantenga la presentación inicial breve y directa. No es necesario que diga todo en el primer minuto; pueden surgir más detalles a medida que avanza la conversación.

5 consejos para escribir un gran correo electrónico de introducción

Presentarse puede ser estresante, sin importar el contexto. Un buen aspecto de hacerlo por correo electrónico es que puedes tomarte el tiempo de volver a leer y editar tanto como sea necesario para asegurarte de que suena exactamente como lo imaginas.

Úselo para demostrar su competencia y carisma (¡sí, puede mostrar atractivo por correo electrónico!) incluso si se siente como Anne Hathaway cuando entra por primera vez a la oficina en El diablo viste de Prada.

#1 Haz que el tema sea específico

El asunto de su correo electrónico debe darle al destinatario del correo electrónico una buena idea de qué esperar cuando lea su correo electrónico. También debe ser relativamente conciso. Las personas leen más del 40 % de los correos electrónicos en dispositivos móviles y ayudará al lector si puede ver la línea de asunto completa.

Aquí hay algunas líneas de asunto diferentes que puede usar para un correo electrónico de presentación:

• [Your name]: Carta de presentación
• Hola de [your name] en [company name]
• Saludos de un estudiante de inglés 201
• Introduciendo: [Person one] a [Person two]
• Confirmación de la hora y el lugar de nuestra entrevista

Consejo profesional: Si tiene dificultades para escribir una línea de asunto convincente, espere hasta el final. Escriba primero el cuerpo del correo electrónico, léalo y piense cuál es la idea central de su correo electrónico.

Y ahí lo tienes: ¡el asunto de tu correo electrónico!

#2 Establezca el tono con su saludo de correo electrónico

La primera oración establece el tono de su correspondencia por correo electrónico. Para un correo electrónico de presentación, es mejor errar por ser más formal. Esta es una manera de mostrar respeto y crear una excelente primera impresión. Si puede, intente agregar una pequeña palabra positiva. Esto inicia el correo electrónico con cierto optimismo.

Aquí hay algunos saludos de correo electrónico que puede usar:

• Placer conocerte [name],
• Buena mañana tarde noche,
• Espero que este correo electronico te encuentre bien,
• Feliz lunes, [name]
• [Mutual connection’s name] me dio su información de contacto y me recomendó que me comunique con usted.

#3 Usa el método BLUF

El método BLUF, Bottom Line Up Front, es cómo se comunica el personal militar.

Muy pocas personas leerán detenidamente un correo electrónico de presentación de 2000 palabras. En el mejor de los casos, podrían hojearlo, pero dependiendo de lo ocupados que estén, es posible que ni siquiera tengan tiempo para hacerlo. Escribir un correo electrónico conciso demuestra tu respeto por su tiempo.

Trate de mantener el correo electrónico en dos o tres párrafos como máximo. Pruebe esta estructura general para un correo electrónico de presentación:

• Apertura Profesional: Saludos y cortesías por correo electrónico
• Párrafo 1: Por qué estás escribiendo y qué le estás pidiendo al destinatario del correo electrónico
• Párrafo 2: Algunas oraciones sobre usted, cualquier conexión mutua y cualquier experiencia pasada que pueda ser relevante para el lector.
• Cierre Profesional: Agradézcales por su tiempo y cierre la sesión.

Aquí hay algunas prácticas de comunicación del método que no son BLUF y cómo puede transformarlas para fortalecer la comunicación.

No: “Hola Dan, tengo una pregunta rápida. ¿Tienes un minuto?»

No: “Hola Dan, ¿podría enviarme la investigación que citó en la reunión de hoy?”

Hacer:: “Hola Dan, me preguntaba si estaría dispuesto a compartir la investigación sobre ABC que citó en la reunión de hoy. Creo que me será útil con un proyecto sobre XYZ en el que estoy trabajando.

¿Por qué eso ayudó? En primera instancia, está creando trabajo extra para usted y el destinatario al necesitar comunicación adicional. No hay forma de que Dan sepa si su pregunta es rápida o si terminará llamándolo durante 30 minutos.

La segunda opción es mejor, pero aún no es genial. Dan no sabe por qué solicita la investigación, por lo que podría confundirse y enviarle los archivos equivocados.

La tercera opción es la más fuerte. Observe cómo comienza con la solicitud seguida de un poco de contexto, ¡todo mientras se mantiene breve y dulce!

No: Hola Anne, Jaimie y yo estuvimos hablando de ti hoy y nos preguntamos si considerarías ayudar con una venta de pasteles que estamos planeando para la próxima semana. Las ganancias se destinarían a ayudar a los refugiados.

Hacer: Hola Anne, ¿Te gustaría participar en una venta de pasteles el próximo sábado de 3 a 5 pm? Todos los ingresos se destinan a ayudar a las familias de refugiados a adaptarse a los EE. UU. Si está dispuesto, nos vendrían bien algunos postres sin gluten.

¿Por qué eso ayudó? Observe cómo, en primera instancia, Anne no sabría de qué está hablando hasta el final del mensaje; el hecho de que usted y Jaimie estuvieran hablando de ella es bastante irrelevante para el objetivo final de la correspondencia.

El segundo mensaje le brinda toda la información que necesitará: la fecha, la hora y el tipo de productos horneados que desea que traiga. Ella podría responder a ese mensaje con una respuesta definitiva de sí o no.

#4 Termina con una despedida memorable

Mientras que el saludo del correo electrónico establece el tono de la conversación, la firma determina el tono final con el que deja al destinatario del correo electrónico.

Una carrera no se gana hasta que termina. – Niki Lauda

¡Así que no escriba una gran carta y deje que fracase en el último momento!

Aquí hay algunas firmas amigables que puede usar para su siguiente correo electrónico:

• Gracias,
• Atentamente,
• Atentamente,
• Que tengas un gran resto de tu semana,
• Con gratitud,
• Atentamente,
• Déjame saber si tienes más preguntas sobre [topic discussed in the email],
• ¡Disfruta del fin de semana nevado!

Para obtener más correos electrónicos de presentación profesional, agregue su información de contacto, enlace de LinkedIn y título del trabajo al final del correo electrónico.

Aquí hay una plantilla que puede usar para hacer eso:

[Email sign-off],

[Your full name]

[Job title], [Company name]

[Phone number]

[LinkedIn link]

[Personal portfolio website—if relevant]

#5 ¡Revise antes de enviar!

Antes de presionar enviar, siempre tómese un momento para volver a leer lo que ha escrito. ¡Todos cometemos errores! Al leer el correo electrónico una vez más, puede corregir cualquier error tipográfico u otros errores.

Enviar un correo electrónico con errores tipográficos, gramaticales o (posiblemente lo peor de todo) un nombre mal escrito puede dañar su credibilidad u ofender al destinatario del correo electrónico.

Consejo profesional: Lea su correo electrónico en voz alta. Esto puede ayudarlo a notar pequeños errores que pueden pasar desapercibidos si solo lo está leyendo en su cabeza. Si eres más experto en tecnología, puedes descargar un corrector gramatical como Grammarly para corregir tus errores en tiempo real.

Por supuesto, tenga en cuenta a las personas que lo rodean y solo haga esto si está solo o en algún lugar como una cafetería donde un susurro no molestará a nadie.

Consejo profesional adicional: Si no es necesario enviar el correo electrónico de inmediato, espere una o dos horas después de escribirlo para leerlo nuevamente. A veces, los ojos nuevos pueden ayudarlo a notar pequeños errores que de otro modo pasarían desapercibidos.

Bono #6 Lucha contra el agotamiento

Si está escribiendo correos electrónicos con furia todo el día, es posible que se haya enfrentado a lo que se conoce como «agotamiento». El agotamiento puede ocurrirle a cualquiera y, si no se atiende, puede ser perjudicial para el rendimiento y la salud en el lugar de trabajo. He aquí cómo combatirlo:

Ejemplos de cómo presentarse por correo electrónico para una variedad de situaciones

Puede haber tantos tipos diferentes de correos electrónicos de presentación. ¡Aquí hay una variedad de configuraciones en las que puede encontrarse, con algunos consejos y una plantilla para cada una!

Cómo presentarse en un correo electrónico para un trabajo

Enviar un correo electrónico de presentación al gerente de contratación o al reclutador de un trabajo que le interese puede ayudarlo a dar una excelente primera impresión.

Si tiene una conexión mutua, quién le informó sobre la oferta de trabajo, menciónelo al gerente de contratación. Esto puede ayudarlo a poner su pie en la puerta.

Aquí hay una plantilla que puede usar para presentarse con una referencia:

Sujeto: [Michael Smith]una referencia de [Margie Sullivan]

Buenos días Annette,

Espero que tu semana esté yendo bien.

Soy un recién graduado de [UCLA] con un título en [business marketing]. Estaba hablando con mi amigo, [Maggie]que trabaja en el [IT department] en [this company]. Ella me dijo que usted podría estar buscando algunos nuevos miembros del equipo para unirse a la [marketing department].

Me recomendó que me comunicara con usted para conocer más detalles sobre el puesto y ver si soy un buen candidato para él.

Gracias por tu tiempo. Agradezco cualquier idea y dirección que me puedan ofrecer.

Con gratitud,

[Michael]

Es común solicitar un trabajo sin un conocido mutuo, ¡está bien!

Todavía puede causar una excelente primera impresión enviando un correo electrónico de presentación rápido al jefe del departamento o al gerente de contratación.

Por lo general, es mejor enviar el correo electrónico a una persona específica, pero a veces es difícil encontrar esa información.

Si no sabe quién se encargará del proceso de la entrevista, intente consultar LinkedIn. Si no puede encontrar la información allí, intente usar uno de los siguientes saludos de correo electrónico formales que no requieren un nombre:

• Saludos,
• Espero que este correo electronico te encuentre bien,
• Hola,
• Buena mañana tarde noche

Aquí hay una plantilla que puede usar para presentarse para un trabajo potencial:

Sujeto: Introducción de [Caroline Oliveros], [Creative Director Applicant]

Saludos,

Espero que este correo electronico te encuentre bien.

Acabo de completar mi solicitud para el [Creative Director] puesto que busca cubrir [company name]. Creo que mi experiencia laboral anterior me ha preparado bien para este puesto y sería un honor si me consideraran para el mismo. Aunque ya lo envié en el proceso de solicitud, también adjunto una copia de mi currículum a este correo electrónico.

Este puesto sería perfecto para mí porque me encanta trabajar en equipo, tengo sólidas habilidades de gestión del tiempo y tengo experiencia en el uso de todo el software relevante. Disfruto de los productos que crean y me encantaría trabajar con ustedes.

Gracias por su tiempo, y por favor hágame saber los próximos pasos en este proceso.

Atentamente,

[Caroline]

Cómo presentarse en un correo electrónico a los clientes

Cuando te presentas a un nuevo cliente, es probable que se clasifiquen en una de estas tres categorías:

• Alguien que ya ha estado trabajando con su empresa pero está trabajando con usted por primera vez
• Alguien…