Probablemente haya oído hablar de la Ley de Murphy: «si algo puede salir mal, saldrá mal». Pero Murphy tiene un alma gemela en el autor Douglas Hofstadter.
La Ley de Hofstadter, si nunca la ha escuchado, dice: «Siempre toma más tiempo de lo que espera, incluso cuando tiene en cuenta la Ley de Hofstadter».
Los programadores informáticos dicen que la Ley de Hofstadter se ajusta a su trabajo en proyectos complejos que tardan años en completarse.
Todos hemos experimentado cómo un proyecto se expande para adaptarse al tiempo disponible. Pero, ¿por qué tendemos a subestimar la duración de cualquier tarea dada? Por la noche, los objetivos de nuestra lista de tareas pendientes de la mañana parecen irrisorios.
Esto puede deberse a que tendemos a establecer demasiados objetivos: además de querer terminar un proyecto, también queremos mantenernos al día con nuestro programa de televisión favorito, cocinar comidas ricas y mantenernos en contacto con amigos. Pero para llegar con éxito cualquier objetivo, necesitamos una razón para colocarlo más alto que nuestros otros objetivos y deseos. Entonces podemos asignar nuestros recursos de manera más eficiente.
Suena bastante fácil, pero los perfeccionistas, los procrastinadores y aquellos bajo la presión de un plazo ajustado tienen problemas únicos para darse el tiempo suficiente.
A menudo surgen problemas debido a retrasos imprevistos, como una enfermedad. Las vacaciones pueden haber sido planeadas y los boletos no reembolsables comprados mucho antes de que un proyecto, con una fecha de vencimiento en medio de las vacaciones, por supuesto, se hiciera realidad. Un miembro del equipo puede aceptar inesperadamente un nuevo trabajo con otra empresa antes de que se pueda completar el proyecto.
Un enfoque es evitar la planificación por completo y simplemente cambiar el rumbo según sea necesario en función de los comentarios en tiempo real. Algunas personas aconsejan, «haga su mejor estimación de cuándo habrá terminado, luego duplíquelo». Tal vez pueda recordar cuánto tiempo han llevado tareas similares anteriormente. Si nada de lo que ha hecho antes es comparable, pregúntele a una persona experimentada cuánto tiempo les ha llevado proyectos similares. Puede que no sea la respuesta que esperas, pero será precisa.
Los psicólogos que trabajan en el área de las decisiones de planificación humana han descubierto que nuestros planes generalmente se basan en los mejores escenarios y «producen predicciones demasiado optimistas de los tiempos de finalización». Cuando se les pidió a los participantes del estudio que idearan escenarios más pesimistas, podían hacerlo al predecir los tiempos de finalización de otra persona, pero no los suyos propios. Los investigadores de este estudio concluyeron que «la generación de escenarios pesimistas no es una técnica eficaz para eliminar el sesgo de las predicciones personales».
Sin embargo, las buenas habilidades de gestión del tiempo pueden ayudar. Hay muchas herramientas de este tipo para el uso diario, como listas de verificación, notas Post-it, diarios, calendarios, agendas personales o electrónicas y agendas.
A menudo se pierde tiempo debido a sistemas de archivo desorganizados, falta de un sistema de «bandeja de entrada» o papeleo innecesario. También ayuda a mantener las reuniones enfocadas, minimizar (tanto como sea posible) la cantidad de llamadas telefónicas que realiza y la cantidad de veces que revisa su correo electrónico, y realiza copias de seguridad de su trabajo con regularidad.
De manera crucial, verifique a intervalos regulares que está trabajando en la tarea más importante, es decir, la que tendrá el mayor impacto positivo en su proyecto. Existe la tentación de aclarar primero las tareas más pequeñas y fáciles de su lista. Combatirlo. Si está atascado, trate de predecir las consecuencias de hacer o no hacer cada tarea posible. Esta “perspectiva a largo plazo” es esencial porque significa que obtendrá el mayor rendimiento posible por su esfuerzo. Dar un paso atrás para adoptar este punto de vista y actuar en consecuencia pronto se convertirá en un nuevo hábito. Para motivarte, imagina la satisfacción y el orgullo que sentirás después de completar la tarea.
Decide exactamente lo que quieres lograr. Luego reúna los recursos necesarios, familiarícese con el tema y adquiera las habilidades básicas para lograrlo. Pregúntese por qué aún no ha alcanzado los objetivos. ¿Qué te está deteniendo? Este “factor limitante” necesita consideración.
A medida que avanza, identifique los momentos del día en los que parece estar trabajando mejor y utilícelos para las tareas más exigentes. Piensa “¿cómo puedo ser más productivo?” Niéguese a permitir que los reveses destruyan su optimismo y confianza para alcanzar su meta. ¡Después de todo, la única forma de comerse un elefante es «un bocado a la vez»!
Referencias y otros recursos
Hofstadter, Douglas. marzo de 2000. Gödel, Escher, Bach: Una eterna trenza dorada, edición 20 aniversario. (Pingüino).
Newby-Clark, IR et al. Las personas se enfocan en escenarios optimistas y descartan los escenarios pesimistas mientras predicen los tiempos de finalización de las tareas. La Revista de Psicología Experimental, Aplicada, vol. 6, septiembre de 2000, págs. 171-82.
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