Los candidatos con habilidades organizativas superiores suelen ser muy buscados por los empleadores. Estas capacidades facilitan hacer las cosas más rápido con recursos mínimos. Por lo tanto, es importante revisar los ejemplos de habilidades organizacionales para la entrevista.
No sorprende que algunos gerentes pregunten a los empleados cómo se organizan. Y ejemplos de habilidades de planificación y organización incluyen:
- multitarea
- Gestión del tiempo
- La capacidad de gestionar proyectos.
- Delegación
- Iniciativa
Los gerentes de contratación pueden hacer preguntas de entrevista de comportamiento para comprender cómo aborda su trabajo. En tales escenarios, recomiendo decirles cómo manejó trabajos anteriores que requerían buenas habilidades de organización.
En este artículo, hablo sobre cómo manejar estas preguntas e incluyo ejemplos.
Lo que debe saber sobre las preguntas de la entrevista de habilidades organizacionales
No se puede negar que los entrevistadores le harán varias preguntas sobre cómo administra el tiempo y prioriza las diferentes tareas. Estas preguntas le permiten a un gerente de contratación comprender cómo mantiene la estructura en su flujo de trabajo. Dependiendo de las habilidades organizativas que demuestre en la entrevista, el gerente de contratación puede determinar cómo sus habilidades se ajustan al puesto.
Por lo tanto, asegúrese de que su respuesta proporcione ejemplos de cómo presta atención a los detalles y planifica su flujo de trabajo. Uno de los enfoques populares para responder a estas preguntas incluye el método de la estrella (situación, tarea, acción y resultados).
Con este enfoque, describe un proyecto o un caso particular que requirió habilidades organizativas excepcionales. En este caso, explicas tu rol y el tipo de tareas que manejaste. Además de eso, cuéntale al entrevistador lo que hiciste para manejar el trabajo y cómo resultó.
Cuando responde estas preguntas correctamente, le da al gerente de contratación una buena idea de cómo puede manejar el trabajo en el puesto vacante. Una forma de demostrar habilidades superiores es hablar sobre las estrategias o técnicas que utiliza para mantenerse organizado.
Como ya mencioné, la mejor manera de responder preguntas organizacionales o de comportamiento es contar una historia sobre proyectos anteriores. Al hacerlo, un entrevistador obtiene una idea de cómo haces tu trabajo.
Ahora, eche un vistazo a algunos ejemplos de cómo responder preguntas de comportamiento.
Ejemplo 1
Un gerente de contratación puede preguntarle sobre una situación cuando administra un proyecto complejo. En este caso, debe responder de manera concisa explicando su enfoque de una manera que demuestre confianza en sus habilidades. También le demuestra al gerente de contratación que eres capaz de manejar los proyectos más difíciles.
Así que tu respuesta puede ser algo como esto. El año pasado, mi empleador me pidió que me encargara de los detalles más finos de un programa de pasantías. Esta tarea implicó identificar personas que me ayudaran a crear un plan de trabajo. Después de eso, nos pusimos manos a la obra contratando pasantes y asignándolos a diferentes departamentos de nuestra organización.
Con el tiempo, monitoreamos el progreso de cada pasante. También los entrevistamos individualmente antes de hablar con los supervisores de los departamentos relevantes. Al final del programa, el gerente que me asignó el proyecto nos felicitó a mi equipo ya mí por un trabajo bien hecho. La alta gerencia decidió entonces hacer del programa una característica permanente en la empresa.
Ejemplo 2
Su entrevistador podría pedirle que describa un momento en el que tuvo que trabajar bajo presión. Esta pregunta le permite demostrar que puede mantenerse organizado incluso bajo presión.
Un gerente de contratación quiere determinar si aún puede manejar sus tareas de manera eficiente sin demoras ni errores. Por lo tanto, sería mejor si describiera cómo hizo el trabajo en un proyecto o tarea en particular a pesar de las presiones de la fecha límite.
Así es como podrías responder una pregunta como esa.
He trabajado con plazos ajustados en muchas ocasiones. Pero hay un proyecto complejo que tuve que completar en 24 horas. Dada su complejidad, este plazo me dio muy poco tiempo para completarlo. Gracias a mis habilidades de organización, acepté la tarea con confianza. Sabía que la eficiencia era la clave para cumplir con la fecha límite, así que organicé las tareas secuencialmente. Además de eso, tuve en cuenta las dependencias entre las distintas tareas cuando las organicé.
Gracias a la técnica organizativa que adopté, progresé mucho durante las primeras cinco horas. Finalmente, completé las tareas con unas pocas horas de sobra. Mi supervisor estaba tan contento con los resultados que compartió la noticia con todo el departamento.
Ejemplo 3
Cuando un gerente de contratación le pide que explique por qué siente que está organizado como persona, es posible que le agreguen un componente multitarea a la pregunta. En este caso, realmente tienes que hablar de una época en la que la multitarea era importante para hacer el trabajo correctamente.
Aunque la multitarea no siempre es necesaria para algunos proyectos, es una habilidad crítica cuando se trata de capacidades organizacionales. Por lo tanto, debe poder demostrar su capacidad para realizar múltiples tareas cuando sea necesario.
Una buena respuesta a las preguntas y respuestas de la entrevista de habilidades organizativas como esta sería: En mi trabajo anterior, era responsable de mantener la oficina bien abastecida y organizada. El rol involucraba multitarea para hacer las cosas de manera rápida y eficiente. Por lo tanto, a menudo tenía que hacer malabarismos para reabastecer el gabinete de suministros, reparar fallas en la impresora y administrar registros de existencias.
Con el tiempo, desarrollé una forma efectiva de mantenerme organizado. Debido a esto, podía cambiar de una tarea a otra según el nivel de prioridad. Mis jefes reconocieron mi capacidad para manejar estas exigentes tareas de manera eficiente y me ascendieron a un puesto de supervisión.
Ejemplo 4
Otra pregunta que es más probable que te hagan es si tus habilidades organizacionales te han ayudado previamente a sobresalir mientras trabajabas en un equipo. Esta pregunta de comportamiento pone de relieve sus habilidades organizativas en el trabajo y su capacidad para manejar el trabajo en equipo.
Dado que la pregunta se enfoca en los aspectos conductuales de sus habilidades organizacionales, el formato de estrella debe guiar su respuesta.
Teniendo en cuenta lo que representa la estrella, la situación, la tarea, la acción y los resultados, su respuesta a la pregunta debería ser algo como esto.
Una vez estuve en un equipo responsable de organizar un evento para la empresa (situación). El líder del equipo me encargó que me asegurara de que el catering saliera según lo planeado (tarea).
Mientras planificaba las tareas de catering, se me ocurrió una lista de actividades y suministros. Con esta lista, creé un cronograma basado en el nivel de prioridad de cada tarea. Antes de finalizar mi agenda, colaboré con otros miembros del equipo para asegurarme de que pudiéramos progresar sincronizados. Les pedí a todos que asignaran un tiempo de entrega (estimado) para cada tarea para asegurarnos de saber cuánto tiempo tardaría cada miembro del equipo en completar una tarea determinada (acción).
Después de días de arduo trabajo y colaboración inteligente, el evento se llevó a cabo sin problemas. Nuestro gerente felicitó a todo el equipo por un trabajo bien hecho. Ella me destacó como alguien que se destacó, en parte gracias a mis habilidades organizativas y mi voluntad de ayudar a mis compañeros de trabajo a manejar los roles de manera más efectiva.
Ejemplo 5
Cuando se trata de ejemplos de habilidades organizacionales para entrevistas, se le puede pedir que diga qué técnicas o estrategias organizacionales son más efectivas. Es prudente aprovechar la oportunidad para resaltar los métodos organizativos que utiliza con regularidad. Puede informar al entrevistador sobre sus estrategias para priorizar, rastrear documentos y determinar qué tan bien funciona su flujo de trabajo.
Esto es lo que podrías decir:
En mi último trabajo, se me ocurrió una rutina semanal que ayudó a que la auditoría de los archivos administrativos fuera más efectiva. Durante los primeros días en este rol, descubrí que el sistema existente era ineficiente y desorganizado. La desorganización se debió a que todos recurrieron a la base de datos al buscar archivos administrativos, dejando los documentos físicos en desorden.
Entonces, decidí hacer algo con la situación. En ese momento me di cuenta de que la tarea requería organización física y cierto grado de organización mental. Esta situación me hizo pensar en diferentes estrategias organizacionales que dieron resultados a lo largo de mi carrera y en mi trabajo en ese momento.
La más efectiva es la priorización, que es muy útil cuando se realizan múltiples tareas. También creo firmemente en el establecimiento de metas para mantenerme enfocado en un objetivo en particular. Al hacerlo, evito desorganizarme en mi rutina de trabajo. Por esa razón, confío mucho en estas habilidades organizativas en el trabajo. También entiendo la importancia de los planificadores y calendarios para teléfonos inteligentes, los organizadores de escritorio, los recordatorios para teléfonos inteligentes y las hojas de cálculo.
Cómo describir las habilidades organizativas en el currículum
Compartir habilidades organizativas en su currículum es vital para mostrar las habilidades críticas que buscan los empleadores. Es una forma práctica de demostrar su capacidad para manejar tareas de manera eficiente y eficaz, incluso con recursos mínimos.
Ejemplos de lo que puede incluir en su currículum incluyen:
- Buenas habilidades de gestión de proyectos.
- Atención a los detalles
- Planificación
- Gestión del tiempo
- Seguimiento de inventario
- Planificación estratégica
- Coordinación de eventos
Hay factores a considerar al decidir qué habilidades organizacionales incluir en su currículum. Por ejemplo, es vital hacer coincidir las habilidades organizativas específicas con la descripción del puesto. Los roles que requieren un trabajo en equipo considerable suelen exigir habilidades de gestión de proyectos. Los empleadores comenzarán a saber si puede trabajar de manera eficiente en equipo.
Además, destaca situaciones en las que tu habilidad organizativa te ayudó a lograr un objetivo en particular. Sería mejor considerar incorporar viñetas para resaltar sus habilidades.
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