Para la mayoría de las personas, especialmente las que trabajan en un campo profesional, el correo electrónico es el método de comunicación más común. Es por eso que saber cómo escribirlo profesionalmente es crucial.
Aunque los correos electrónicos no son tan formales como las cartas, aún deben escribirse de manera adecuada para presentar una buena imagen de usted, su marca o incluso la empresa que representa.
Para ayudarlo a familiarizarse más con el proceso, le pedimos a los expertos que compartan algunos consejos valiosos que aprendieron después de años de enviar correos electrónicos profesionales.
El asunto es importante
Si tiene un contacto mutuo, asegúrese de incluir su nombre en la línea de asunto. Por ejemplo, escribiría algo en el sentido de:
- Billy Downing sugirió que me pusiera en contacto
- Recomendado por Billy Downing
- Introducción de Billy Downing
También debo agregar que con las tres líneas de asunto anteriores, he visto tasas de apertura superiores al 85%.
Si no tienen un contacto mutuo, la línea de asunto es aún más importante. Tienes que captar su atención y atraerlos para que hagan clic.
Recuerde que su línea de asunto diferirá según la industria en la que se encuentre y lo que esté buscando lograr con el correo electrónico. Por ejemplo, los correos electrónicos de ventas deben tener líneas de asunto que se centren más en los números y el éxito. Las consultas de trabajo deben ser de naturaleza más inquisitiva.
Por extraño que parezca, la línea de asunto con la que he tenido más éxito, aunque en una mansión menos profesional, es simplemente escribir la palabra «Oye.”
En nuestros correos electrónicos fríos, generalmente obtenemos una tasa de apertura de alrededor del 4-6%, pero si solo escribo la palabra «Oye”, esa tasa de apertura sube a alrededor del 12,5%.
Crea la mejor introducción
Una vez que haya marcado la línea de asunto, debe girar para crear la mejor sección de introducción. Nuevamente, esto dependerá de su industria y de lo que esté buscando lograr, pero aquí hay algunos consejos:
- No más de 2-3 oraciones por párrafo. Se han realizado muchas investigaciones que demuestran que es más probable que las personas lean párrafos más pequeños y divididos que un párrafo grande.
- Dirija personalmente el correo electrónico (si es posible). La forma más fácil de ser ignorado es enviar un correo electrónico genérico e insulso que claramente envió a docenas de otras personas. Su correo electrónico debe personalizarse al menos cambiando los nombres.
- Use una fuente simple para que nada distraiga el punto principal de su correo electrónico. No puedo decirle cuántas veces he visto correos electrónicos con fuentes elegantes que parecen poco profesionales y desvían mi atención de la sustancia.
- Ponga negrita donde corresponda en su correo electrónico para captar la atención del lector y ayudarlo a encontrar la información más importante. No te excedas, ya que esto puede convertirse fácilmente de útil en desagradable.
Hacer investigación
Solo tienes una oportunidad para causar una primera impresión. Con un correo electrónico, eso puede ser de 3 segundos. Durante su investigación, busque a la persona que recibe el correo electrónico y encuentre sus intereses, necesidades y deseos para que pueda aprovechar al máximo su mensaje. Este enfoque le permite destacarse del resto y demostrarles a sus prospectos que tiene lo que se necesita para satisfacer sus necesidades en cada paso del camino. Me gusta implementar esto en la línea de asunto.
No te concentres en ti mismo, enfócate en los beneficios que brindas
No hables de ti mismo, esta es una buena manera de alejar a la gente. Solo debe incluir suficiente información sobre usted para captar la atención necesaria. Cuando envía un correo electrónico, la persona del otro lado se preocupa primero por lo que puede obtener de la interacción.
Manténlo corto y simple
La clave es mantener su introducción lo más corta posible para que pueda hacer la transición a la esencia de su mensaje sin demora. Asegúrese de que cada palabra que use agregue valor a la comunicación y atraiga las necesidades e intereses de sus prospectos, y lo llevará lejos.
Revisa tu contenido
Con cada correo electrónico que envíe a un cliente potencial o contacto comercial, considere cómo se ven los errores tipográficos. Mantener una imagen profesional y experta es difícil cuando no puedes controlar tus errores tipográficos. Si bien no tiene que ser perfecto, haga todo lo que esté a su alcance para reducir la cantidad de errores ortográficos que se escapan.
Cuando revisas algo que escribiste, tu cerebro cree que sabe lo que escribiste y omite los errores ortográficos, lo que los hace difíciles de detectar. Supere ese problema usando correctores ortográficos y gramaticales; Yo uso Grammarly.
Obtener la atención del receptor
La forma en que te presentas en un correo electrónico depende del contexto. Como la mayoría de las cosas en la vida, el consejo de qué hacer depende de la situación.
El objetivo de la mayoría de los correos electrónicos es llamar la atención del receptor, bajar sus defensas, mantenerlos leyendo y luego hacer que tomen medidas, lo que puede ser difícil de hacer en un correo electrónico cuando tienes que presentarte a un extraño.
Si está enviando un correo electrónico a un miembro de la asociación con el que desea establecer una red o enviando un correo electrónico frío a un prospecto, aquí hay algunos puntos a considerar:
- Llegar al punto. Sea breve: si alguien tiene que desplazarse hacia abajo en su correo electrónico, presionará rápidamente el botón Eliminar y se dirá que está demasiado ocupado para leerlo.
- Comience con una interrupción de patrón si puede. Una interrupción de patrón llama la atención porque es inesperada.
- Indique por qué se está presentando sobre el receptor y sus necesidades. La mayoría de nosotros es más probable que sigamos leyendo un correo electrónico cuando se trata de nosotros, en algún nivel.
- Llamar a las cosas por su nombre. Si te estás acercando a alguien frío, está bien reconocerlo.
- No endulces ni enmascares tus intenciones. Todos podemos ver claramente sus intenciones gracias a nuestras reacciones viscerales a su mensaje.
Mantenlo breve y conciso
Al crear un correo electrónico profesional que va a ser leído por otro profesional, debe respetar su tiempo y mantener el correo electrónico breve. Como dueño de un negocio, no tengo tiempo para leer un ensayo, solo vaya al grano, preséntese y dígame por qué me está contactando.
Muchas veces, el correo electrónico quiere andar por las ramas como:
Hola, Tim, ¿sabías que la mayoría de los propietarios de agencias no tienen suficientes clientes para mantener sus puertas abiertas a largo plazo? ¿Sabías también que (bla, bla) y la investigación muestra que (bla, bla, bla) y así sucesivamente antes de saber quién es y por qué me envían un correo electrónico?
Si bien hacer preguntas es bueno, todos estamos acostumbrados a este tipo de correos electrónicos. Sé rápido diciéndome quién eres, por qué me envías un correo electrónico y por qué debería importarme, preferiblemente en ese orden.
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Piense en lo que le importa a la persona que recibe el correo electrónico
Mujeres fundadoras, grandes mercados, emprendedoras en serie, experiencia en el sector (por ejemplo, médico/abogado, etc.), una escuela/causa/organización en particular.
Esto se puede aprender siguiendo a la persona en las redes sociales, leyendo su blog/sitio web, preguntando a las conexiones mutuas, escuchándolos hablar en una conferencia/evento de la industria, etc. Haga su tarea.
Encuentre rasgos en sus antecedentes que estén alineados o adyacentes a estos objetivos/valores
p.ej «Soy una mujer fundadora/emprendedora en serie que está construyendo un negocio directo al consumidor para un mercado de $ 3 mil millones» o «Soy una exalumna de Northwestern apasionada por la salud de la mujer y me acabo de mudar a SF.“
Establecer credibilidad rápidamente
La gente está ocupada. Es fácil pasar por alto los correos electrónicos fríos, especialmente si reciben muchos. Tenga una línea de asunto pegadiza y establezca credibilidad rápidamente dándoles una razón para abrir el correo electrónico y leer el resto.
P.ej. “Fundador de la generación Z que construye una plataforma de finanzas personales para adolescentes: mercado de $2500 millones» o «Physician Investor: Interesado en su puesta en marcha de secuenciación genómica“
Busca construir una relación
Encuentre puntos en común: fueron a la misma escuela secundaria/universidad, se preocupan por las mismas organizaciones benéficas, a ambos les gusta correr, ambos son nuevos en la industria/ciudad/compañía: cualquier cosa que pueda ayudarlos a visualizarse en sus zapatos: un “gancho” para construir una relación mutua.
P.ej «Noté que eras presidente de Sigma Pi en Stanford. Fui secretaria en mi tercer año y me encantó. El profesor Grousbeck sigue siendo nuestro mayor defensor. ¡Mundo pequeño!“
Tener una pregunta clara
No te detengas en la introducción. Tenga una pregunta clara de por qué se comunica. Haz que sea fácil para ellos ayudarte. “¿Puede por favor atender una llamada rápida en algún momento de la próxima semana? Mis miércoles y viernes por la tarde están abiertos si tiene disponibilidad.» o «¿Puede hacer una presentación a su colega en contabilidad? He adjuntado una nota a continuación para dar una breve introducción de mi experiencia.“
Establezca su intención: ¿por qué el correo electrónico?
Una de las primeras cosas que debe averiguar antes de intentar crear ese correo electrónico es cuál es su intención detrás de escribir ese correo electrónico. ¿Estás escribiendo un correo electrónico informal de agradecimiento porque te gusta su libro o su publicación? ¿Tienes una pregunta que quieres que te responda? ¿O quieres reunirte con esta persona?
Tener un propósito claro de comunicarse con la persona lo ayudará a establecer el tono correcto y también le permitirá establecer las expectativas correctas. Por ejemplo, es posible que un correo electrónico de agradecimiento no requiera una respuesta del destinatario (sería bueno pero no necesario). Mientras que, si desea que el destinatario responda de cierta manera, debe facilitarle que se comunique con usted.
Establecer una relación rápida
Una asociación rápida permite que el destinatario mire su correo electrónico con más interés. Si alguien te refirió al destinatario, menciónalo en la primera o segunda oración. Si lees un libro o un artículo o miras una entrevista, menciónalo.
Si demuestra que conoce al destinatario a nivel personal, es más probable que el destinatario lea su correo electrónico con un interés personal.
Manténlo corto y simple
El tiempo es un recurso valioso para todos, especialmente para las personas influyentes a las que intenta llegar. Por lo tanto, manténgalo breve, simple y al punto.
Llamada a la acción
No deje que el destinatario adivine qué quiere que haga con el correo electrónico. Explique la acción que desea que realicen después de leer el correo electrónico. Si desea una respuesta rápida a su pregunta, formule la pregunta y mencione que le encantaría escuchar su respuesta.
Si desea que le den parte de su tiempo para reunirse por teléfono o en persona, pregúntele si estaría dispuesto a hacerlo. El primer correo electrónico debe ser acerca de pedir permiso.
Si tiene un contacto en común que le mencionó a la persona, empiezo el correo electrónico con una línea de asunto de «XYZ sugirió que nos conectemos” por lo que incluso si no reconocen mi nombre en su bandeja de entrada XYZ debería sonar una campana.
Si los vio hablar en una conferencia o leyó un artículo que escribieron, puede adaptar la línea de asunto a eso, como «¡Me encantó tu artículo sobre ____ en HuffPo!» o «Gran charla en la conferencia de esta semana!“
Luego los reviso en LinkedIn y les hago saber en el correo electrónico que “Veo que también tenemos # conexiones en comúnpara hacerme parecer más familiar para ellos.
Luego explico por qué me gustaría conectarme para conectar la introducción y sugiero que programemos una llamada cuando les resulte conveniente. Por lo general, funciona y se nota que he hecho mi tarea y soy respetuoso con su tiempo.
Llegar al punto
La línea de apertura es la parte más importante de su correo electrónico. Establece relevancia y enfócate en tu objetivo principal en esta primera línea. Aquí hay una manera rápida y fácil de hacerlo:
“Me di cuenta de que eres el administrador de contenido y me encantaría conversar más acerca de compartir nuevas investigaciones increíbles con tu…