Es un mundo difícil allá afuera: todos están ocupados con el trabajo, las obligaciones familiares y otras tensiones de la vida cotidiana. Puede ser muy fácil para cualquiera olvidarse de un compromiso en particular o de una tarea importante que tiene que cumplir.
Cuando esto sucede, ¿cuál es la mejor manera de recordárselo? ¿A través de un mensaje de texto rápido? ¿Una llamada telefónica, tal vez? ¿Quizás a través del correo electrónico?
Aquí hay algunos consejos sobre cómo recordarle a alguien de manera cortés y efectiva que haga algo:
AJ Silberman-Moffitt
Editor sénior, tándem
Como profesional de negocios con más de 25 años de experiencia, he estado en el extremo de dar y recibir recordando cortésmente a alguien que haga algo.
Aunque generalmente todos tratamos de hacer las tareas que prometemos hacer, a veces necesitamos un empujón adicional. A continuación se presentan algunas formas en las que puede lograr esto cortésmente:
Enviar un correo electrónico para llamar la atención de la persona.
Los correos electrónicos pueden parecer Anticuado para algunos, pero los correos electrónicos pueden ser la herramienta que necesita para llamar la atención de la persona, dependiendo de la persona a la que le pregunte.
Otra ventaja de los correos electrónicos es su «rastro de papel» (que, con toda justicia, ahora es un “rastro electrónico”) mostrará la fecha y hora exactas en que realizó su solicitud.
Por supuesto, al enviar el correo electrónico, asegúrese de incorporar todos las cortesías comunes — por favor, gracias, Lo aprecioy similares.
Enviar un mensaje de texto
Algunas personas responden más a los mensajes de texto que a los correos electrónicos. Puede ser que los mensajes de texto aparezcan y sean más visibles en las pantallas de sus teléfonos, o simplemente porque siempre tienen sus teléfonos en ellos.
Sea cual sea el motivo, aprovéchalo y si necesitas recordarle a alguien que haga algo, hazlo amablemente con un mensaje de texto rápido. Al igual que con los correos electrónicos, aún debe estar consciente de y respetuoso al realizar su pedido.
Visite a la persona para obtener lo que quiere o necesita de ella.
Algunos no pueden lograr algo hasta que la tarea está justo frente a ellos. Para personas como esta, es posible que deba visitar a la persona para obtener lo que quiere o necesita de ella.
Si pides algo que ya te prometieron, te no debería estar ofendido porque apareciste.
Las anteriores son formas en las que puedes recordarle amablemente a alguien que haga algo, pero estas no son las únicas cosas que debes tener en cuenta. No importa qué táctica uses para preguntarle a la persona, recuerda:
Abstenerse de ser exigente
Si usted dice, “¿Puede firmar el cheque que estoy esperando?” en lugar de decir, «Necesito que firmes el cheque ahora mismo» lo más probable es que la persona a la que le preguntes lo haga por ti. No siempre es lo que decimos sino cómo lo decimos.
Pregúntales de una manera agradable.
Esto se mencionó anteriormente, pero vale la pena repetirlo tan integral como es. Recuerda decir cosas como por favor y gracias. Hay una razón por la que cuando eras más joven, tus padres los llamaban «palabras mágicas.»
Las personas mágicamente están más inclinadas a ayudarte cuando recuerdas usar sutilezas.
pregúntales directamente
No hay razón para andarse con rodeos. Es aceptable explicar lo que necesita que alguien haga directamente. Recuerda que hay una diferencia entre ser directo y bruscoasí que pise esa línea con cuidado.
Si preguntas directamente, amablemente y sin ser exigente, es probable que consigas que alguien haga algo que prometió hacer.
Independientemente del papel que haya desempeñado en una empresa, siempre ha habido un momento en el que he tenido que recordarle a alguien que haga algo. Necesitaba una forma que no tuviera que cambiar de persona a persona; encontrar un cortador de galletas, el enfoque único para todos fue crucial.
Así que comencé a experimentar durante mi tiempo como gerente y encontré un método que no solo funcionaba para los empleados; ¡Ahora también uso esto con mis hijos!
Que las personas sientan que valoran
Al recordarle a alguien que haga algo, las personas responden de manera diferente cuando se les pregunta por segunda vez. Algunas personas querrán saltar y hacerlo de inmediato. otros consiguen avergonzado y entonces defensivo.
Sin embargo, todos comparten una cosa en común. Todos queremos ser valorados. Podemos usar esto para crear recordatorios suaves pero edificantes tomando un aspecto único que tenemos en común.
Comience con un cumplido sobre el trabajo de la persona.
Siempre empiezo con un cumplido sobre el trabajo de la persona. No importa lo pequeño que sea, encuentro cualquier cosa que le diga a la persona que lo está haciendo bien.
A continuación, inserto mi recordatorio para lo que sea que necesito que hagan. Después de eso, termino con un cumplido general sobre cómo les está yendo con los detalles.
Por ejemplo, puedo decir:
“Hola Sally, aprecio que seas tan organizada. ¿Existe la posibilidad de que podamos ver cómo organizas la bandeja de entrada de nuevo? Sé que hablamos de esto la semana pasada, y realmente aprecio cada vez que lo haces”.
Esto también funciona fuera del lugar de trabajo. Si tengo que recordarle a mi hijo que haga su cama, le diré:
“Oye, no hay nada que me guste más que verte por la mañana. Quiero asegurarme de que estés tendiendo la cama antes de salir de tu habitación. ¡Gracias por mantenerlo limpio además de eso!”
¿Qué pasa si el enfoque suave no está funcionando?
Sea extra gentil para crear una buena experiencia en general
Algunas personas me dicen que este enfoque es demasiado suave. Mi opinión es que las personas nunca olvidarán las experiencias positivas con nosotros, incluso si no recuerdan exactamente lo que dijimos.
Entonces, si tenemos que ser muy cuidadosos para crear una buena experiencia en general, es posible que tengamos que arriesgarnos a no hacer las cosas de inmediato para obtener resultados positivos en el futuro.
Si tiene a alguien que realmente no funciona después de intentarlo varias veces, le recomendaría dos pasos a seguir.
Vea qué es lo que los hace sentir valorados y tenga una conversación personal con ellos.
Primero, vea qué es lo que los hace sentir valorados y trabaje con ese enfoque. Si eso todavía no funciona, entonces me sentaría y tendría una conversación 1: 1 sobre lo que puede estar sucediendo que necesitan recordar sobre las cosas.
Haz una solicitud respetuosa pero directa.
Nuestra mejor esperanza de alterar el comportamiento de otra persona, persuadirla para que haga lo que queremos, generalmente es autoafirmación empática.
Lo más probable es que aumentemos las probabilidades de obtener lo que queremos y minimicemos las probabilidades de ofender o alienar a la otra persona al tomar una decisión. respetuoso pero directo petición—una que intenta honrar nuestros deseos y sentimientos mientras que al mismo tiempo muestra respeto por los de la persona a la que nos dirigimos.
Asertividad cae en “el punto dulce” entre la pasividad y la agresión. Mientras que la pasividad no logra que nuestros sentimientos y (su importancia) sean claros y la agresión implica insulto o intimidación, la autoafirmación implica hacer una declaración directa de lo que queremos sin hostilidad, amenazao falta de respeto.
La autoafirmación empática es la mejor manera
La autoafirmación empática a menudo contiene Tres componentes:
Una expresión preliminar de entendimiento que podría alentar el compromiso.
- “Sé que tienes mucho en tu plato, pero…”
- “Entiendo que ha sido difícil lidiar con eso…, pero…”
- “Nuestra relación siempre será muy importante para mí, pero…”
Una declaración intermedia del problema o conflicto: la razón por la que se desea algún cambio o acción.
- “No puedo completar este proyecto hasta que reciba su informe”
- “Necesito el auto para llegar al evento de hoy”
Una última expresión directa de creencia, sentimiento, opinión, deseo o derechos personales.
- «Por favor revise ese documento hoy»
- “Necesitaré el auto para las 2:00 pm”
Según Miss Manners, la forma más adecuada de responder a la búsqueda que preferimos no cumplir es: “Lo siento mucho, pero esta vez no podré ayudarte. Espero que puedas encontrar a alguien que pueda”.
La mejor manera de recordarle amablemente a alguien que haga algo sería autoafirmación empática como:
«Sé que tiene otros problemas urgentes que abordar, pero estaré en un aprieto a menos que se resuelva hoy, así que asegúrese de hacerlo y avíseme cuando se haya completado».
Aclarar con ellos cuándo se debe completar la tarea.
Recordarle a alguien a menudo se parece mucho a regañar, y nadie quiere ser un regaño. Sin embargo, la tarea aún debe completarse.
Cuando le pido a alguien que haga algo, ya sean tareas del hogar o un proyecto en el trabajo, o una tarea para un cliente, no asumo que lo hará.
voy a aclarar con ellos cuando la tarea debe completarse y cómo quieren que les recuerde. Usar sus propias palabras a menudo se siente menos como una molestia y más como un recordatorio.
Algunas de las formas en que me acerco a esto son:
Recordándoles que ya lo aceptaron.
- “Oye, siento interrumpirte, pero acordamos que _______. ¿Cuándo planeas completar esto?”
- “Oye, ¿recuerdas cuando dijiste que te recordara que hicieras _______? Estoy seguro de que no lo has olvidado, solo quería hacer un seguimiento de mi parte y recordártelo.
- “Solo estoy comprobando el estado de _______. ¿Cuándo serás capaz de encajar eso?”
- “Sé que tienes mucho en tu plato. ¿Todavía serás capaz de _______¿o tenemos que cambiar eso a otra persona?
- “Odio ser un dolor. Sin embargo, dijiste que ibas a _______. ¿Todavía planeas hacer esto? ¿O han cambiado los planes?
- “Estoy revisando tus metas y veo que dijiste que querías _______. ¿Cómo va eso? ¿Necesitas ayuda?
Si es una tarea doméstica de rutina que no quieren hacer pero es parte de sus «deberes laborales»
- “Sé que esto no es lo que más te gusta y no quiero molestarte, pero _______ aún debe hacerse. ¿Cuándo puedes tener eso completo?
- “Me estoy poniendo al día con mi lista de tareas pendientes y noté que no he recibido su respuesta sobre _______. No puedo continuar con el siguiente paso hasta que esto se complete”.
- «Te necesito por por favor.»
Todos sabemos que las cosas tienen que hacerse, y nadie le gusta ser microgestionado. Los adultos tienen responsabilidades y los planes cambian.
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Sin embargo, si nos comprometemos a realizar una tarea, debemos cumplirla o hacer arreglos para que otra persona la complete.
Al hacer esto, nos mantenemos confiables y con integridad. Seré el primero en admitir que, de vez en cuando, las cosas se escapan de una vida ajetreada. Prefiero que me lo recuerden una o dos veces que perder una fecha límite.
Usa una voz tranquila y controlada.
Usando una voz tranquila y controlada, no gritar o insultar ayuda mucho cuando se le pide a alguien que haga algo o se lo recuerda. Compartir la responsabilidad también es clave.
Las acusaciones y los dedos acusadores hacen que las personas se pongan a la defensiva y estén menos dispuestas a ayudar, mientras que recordarles que son parte de un equipo/familia y que otros confían en ellos les ayuda a sentirse importantes y necesitados, lo cual es cierto. A su vez, quieren hacer su parte.
Recordarle a alguien en el lugar de trabajo no es muy diferente a recordárselo a su hijo o cónyuge. Tu tono de voz es el comienzo.
no esperes demasiado
Cuando espera ansiosamente a otra persona, es fácil que se acumule la frustración. Por tu bien, no posponer la conversación por mucho tiempo. Si lo hace, puede influir en su enfoque y tono, lo que podría agravar la situación.
Además, tenga cuidado no regañar. Si comunica claramente lo que necesita de esta persona desde el principio, con suerte, no tendrá que hacerlo.
Acérquese a la persona en un entorno de conversación uno a uno
A nadie le gusta que lo llamen delante de los demás. Traer el tema frente a sus compañeros puede desencadenar «defensa…