El proceso de admisión es la primera parte del viaje hacia resultados positivos de salud mental para quienes ingresan a la consejería.
Bien hecho, proporciona una vía rápida para aprender información esencial sobre el paciente. antes de su primera sesión de consejería (Beck, 2011).
mientras que tradicional papel Los formularios de admisión son fundamentales para formarse una idea de quiénes son los pacientes, su situación y sus problemas, las nuevas plataformas en línea dedicadas ofrecen poderosas alternativas digitales.
Este artículo explora la importancia de los formularios de admisión y el potencial del uso de plataformas en línea dedicadas para crear y enviar formularios digitales al cliente.
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¿Qué es un formulario de admisión en consejería? Un ejemplo
El formulario de admisión del cliente es una parte esencial del proceso de admisión de la terapia y sustenta una alianza terapéutica exitosa y fructífera entre el profesional de la salud y su cliente. Dicha relación es vital, ya que afecta la evaluación y el tratamiento continuos del cliente y el resultado general de la consejería (DeAngelis, 2019).
Para el consejero o terapeuta, el formulario de admisión del cliente hace más que brindar información sobre quién es el cliente y su situación actual; sugiere una estructura para la reunión inicial y un curso potencial para su viaje de asesoramiento (Leighton, 2013; Beck, 2011).
Obtener una imagen completa del cliente desde el principio ahorra tiempo y aumenta la confianza del cliente en el proceso de la terapia. El formulario de admisión es una oportunidad única para obtener detalles del paciente que, de otro modo, tomaría mucho tiempo obtener durante las sesiones, con el riesgo de perder el impulso y la motivación inicial del cliente para buscar ayuda.
A menudo, el formulario de admisión completo alimenta una entrevista de admisión dedicada. Esta reunión de evaluación inicial tiene como objetivo obtener más información sobre los asuntos y problemas por los cuales el cliente está buscando ayuda y puede incluir una discusión preliminar sobre la historia personal y familiar («Entrevista de admisión», sin fecha).
“Es deseable recopilar la mayor cantidad de información posible antes de ver al paciente por primera vez” (Beck, 2011, p. 47). La sesión de evaluación requerirá menos tiempo si el formulario de admisión se ha completado con la mayor antelación posible.
Beck (2011) enumera los impulsores y objetivos de esta sesión de evaluación inicial y formulario de admisión para la Terapia Cognitivo-Conductual; esto también es cierto para otros métodos de terapia y asesoramiento.
- Formular el caso y crear un borrador de conceptualización del paciente.
- Determine su idoneidad como consejero.
- Determine si puede ofrecer una frecuencia apropiada para el asesoramiento.
- Comprender si están indicados otros tratamientos, incluidos los medicamentos.
- Comience a formar una alianza terapéutica con el paciente (y potencialmente con su pareja y familiares).
- Empezar a socializar el paciente en el proceso terapéutico.
- Identifique los problemas clave y establezca objetivos amplios para el tratamiento.
El formulario de admisión de clientes es esencial; como mínimo, captura información básica como la dirección del cliente, la fecha de nacimiento y el historial médico. El formulario de admisión es crucial para el mantenimiento de registros y puede generar conversaciones en las primeras sesiones.
La comprensión del cliente de los problemas que enfrenta y por qué busca terapia es extremadamente valiosa y también informará las primeras conversaciones.
Entonces, ¿qué se incluye en el formulario de admisión de clientes?
No existe un estándar único para el formulario de admisión de clientes; de hecho, varía de una región a otra, según las pautas de la Asociación Estadounidense de Psicología (2016).
El terapeuta o consejero es libre de diseñar el suyo propio para usar con sus clientes, pero normalmente el formulario de admisión del cliente incluirá los siguientes detalles:
- Nombre del paciente
- Identificación médica
- Fecha de nacimiento
- Edad actual
- Número de teléfono/correo electrónico
- Dirección
- Contacto de emergencia
- Información del seguro
- Proveedor de atención primaria
- Motivo de la derivación (si corresponde)
- Historial médico (salud física y mental)
- Medicación actual
- Síntomas físicos, mentales y conductuales específicos
- Motivos por los que el cliente busca asesoramiento
- Metas de la consejería: ¿Cuál es el cambio deseado como resultado de la consejería?
El profesional de la salud mental estará más interesado en los últimos seis elementos de la lista, ya que tienen el potencial de dirigir el método y el enfoque de la terapia.
Los formularios de admisión también se pueden personalizar para incluir términos de servicio y acuerdos formales entre la práctica/profesional y el cliente (Asociación Americana de Psicología, 2016).
La información adicional que se puede solicitar en el formulario de admisión incluye (American Psychological Association, 2016):
- Preferencia por asesoramiento presencial u online
- Modo de comunicación preferido (SMS, correo electrónico, teléfono)
- Miembros de la familia con antecedentes de problemas de salud mental y su diagnóstico
- Historia y tratamiento de abuso de sustancias
- Antecedentes de abuso o trauma (físico, emocional, mental o sexual)
- Transiciones de la vida actual y problemas que el consejero debe tener en cuenta
Los profesionales también pueden usar plataformas en línea como Quenza para enviar formularios de admisión. Quenza es una plataforma en línea dedicada y bien pensada que facilita el diseño, la modificación, el envío y la recepción de formularios de admisión completados rápidamente y garantiza que se almacenen de forma segura.
Una vez que un profesional ha creado una plantilla de formulario de admisión estándar, puede adaptarla y reutilizarla fácilmente con otros clientes.
10 beneficios de usar software para enviar formularios de admisión
El asesoramiento y la terapia se mueven cada vez más en línea para adaptarse a la creciente necesidad de apoyo de salud mental en la población general.
El cambio hacia herramientas digitales y automatizadas mejora la capacidad de los profesionales de la salud mental para satisfacer las necesidades de los clientes existentes mientras tienen la capacidad de un alcance más amplio (Tremain, McEnery, Fletcher y Murray, 2020).
Si bien los formularios de admisión en papel sin duda permanecen en muchas prácticas, se pueden encontrar una gran cantidad de beneficios del cambio a una plataforma digital, particularmente cuando se utiliza un software dedicado como Quenza (Kanatouri, 2020; Ribbers & Waringa, 2015):
- Los formularios de admisión se pueden enviar, recibir y completar en el momento que convenga a todas las partes.
- La conectividad digital garantiza que los formularios de admisión se puedan comunicar de inmediato o acceder de forma segura en los sitios web de las prácticas de terapia.
- Los formularios se pueden completar desde cualquier lugar con acceso a Internet, utilizando computadoras portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes.
- El personal apropiado puede acceder fácilmente a los formularios completados, pero se pueden guardar de forma segura y hacer una copia de seguridad para eliminar el riesgo de pérdida o corrupción.
- Los formularios se pueden diseñar y construir utilizando tecnología dedicada para garantizar que sean estandarizados, prácticos y de aspecto profesional.
- Las plataformas en línea rastrearán el envío y la recepción de los formularios completados.
- Los seguimientos y recordatorios se pueden automatizar para perseguir la finalización del formulario.
- Cuando la consejería involucra a más de una persona (por ejemplo, consejería de pareja o familiar), se pueden enviar formularios duplicados al mismo tiempo.
- Con el consentimiento apropiado, la información se puede compartir con otros profesionales cuando se requieren múltiples tratamientos.
- Se reducen las tareas administrativas para la práctica de salud mental, lo que hace que haya más tiempo disponible para los clientes.
La mejor aplicación en línea para crear y enviar formularios de admisión
El tratamiento de salud mental es más exitoso cuando se hace personal y apropiado para el individuo. Dicha personalización requiere un conocimiento detallado del paciente y comienza con el formulario de admisión del cliente.
Los formularios de ingreso a la terapia suelen ser uno de los primeros pasos, y uno de los más importantes, para garantizar que los pacientes reciban atención continua y de alta calidad. Forma una parte crucial del proceso de incorporación para los clientes que comienzan con la consejería y posiblemente para los nuevos en la práctica.
Toda la información debe ser capturada de forma segura antes de la reunión inicial con el terapeuta. El proceso se facilita mejor con un formulario de admisión bien diseñado que guíe claramente al cliente a través de su finalización y le avise cuando falte algo.
Quenza es una herramienta en línea avanzada e intuitiva que ofrece una interfaz de arrastrar y soltar para su potente Generador de actividades. Creado por un equipo de psicólogos, consejeros y tecnólogos profesionales, Quenza permite a los terapeutas crear fácilmente formularios de admisión para capturar la información requerida para iniciar a los clientes individuales y grupales en su viaje de asesoramiento.
Quenza permite enviar toda la documentación de forma segura, incluido el formulario de admisión, a través de la plataforma dedicada. El cliente recibe una notificación, luego accede y completa el formulario a través de cualquier dispositivo con acceso a Internet. Quenza notifica al consejero una vez que se completa el formulario de admisión o envía recordatorios automáticos si aún no se ha enviado el formulario en línea.
Si bien cualquier formulario requiere tiempo para completarse, Quenza proporciona cuadros de opción múltiple, cuadros desplegables y cuadros de texto de formato libre para ayudar a completar, lo que reduce el tiempo para el cliente y la validación por parte del consejero.
Si hay preguntas sobre su finalización, una función de chat dentro de Quenza permite una conversación bidireccional, ya sea sincrónica o asincrónicamente, para ayudar a resolver cualquier problema o inquietud.
Una vez enviados, los formularios de admisión de e-terapia se alojan en Quenza, donde permanecen seguros y accesibles para aquellos con la autorización adecuada.
Es prudente suponer que es posible que sea necesario actualizar los formularios de admisión más antiguos. Es posible volver a visitar cada uno en Quenza a intervalos de tiempo regulares para verificar su precisión e identificar qué aspectos situacionales pueden haber cambiado en la vida del cliente. Con esta función, Quenza ayuda a mantener la relevancia del tratamiento y garantizar que se sigan satisfaciendo las necesidades del cliente.
Creación y envío de formularios de admisión: una guía de Quenza
El formulario de admisión completado debe preparar al profesional de salud mental para su primera reunión con el cliente.
Por lo tanto, debe proporcionar una imagen holística y perspicaz de dónde se encuentran los clientes y qué los ha llevado a la consejería.
Si ya existe una copia en papel de los formularios de admisión para la práctica o uno se encuentra en una plataforma digital existente, utilícelo como guía.
Sin embargo, considere si es efectivo y cómo podría mejorarse aún más en Quenza.
Con eso en mente, revise las siguientes preguntas mientras redacta el formulario en el Generador de actividades de Quenza:
- ¿Qué aspecto tiene el formulario para el cliente?
- ¿Es fácil de seguir? ¿Se mueve lógicamente de un paso al siguiente?
- ¿Está toda la información que se requiere incluida en el formulario?
- ¿Son los recuadros lo suficientemente grandes para capturar la respuesta en su totalidad?
- ¿Puede un cuadro desplegable o una pregunta de opción múltiple capturar las respuestas con mayor claridad? Asegúrese de proporcionar una opción «otra» junto con un cuadro de texto libre para asegurarse de que los clientes puedan expresarse con precisión.
- ¿Es el lenguaje lo suficientemente claro, sencillo y apropiado para clientes con diferentes habilidades de lectura?
- ¿El formulario termina explicando los siguientes pasos? Por ejemplo, «Presione enviar o finalizar, y el formulario será devuelto a su consejero».
La interfaz altamente intuitiva de arrastrar y soltar de Quenza Generador de actividades se puede utilizar para crear un formulario de admisión bien diseñado. El uso cuidadoso de botones y cuadros proporciona un formulario claro e intuitivo, con opciones de plantilla que incluyen:
- Cuadros de texto y saltos de página
- Cajas de respuesta corta y larga
- Preguntas de opción múltiple, de casilla de verificación y desplegables
- El audio y el video pueden ser útiles para hablar con un cliente sobre el propósito del formulario y ofrecer orientación para…