Si usa una computadora en el trabajo, probablemente use Microsoft Outlook como millones de personas en todo el mundo. Fue creado en 1996 como Hotmail, pero Microsoft lo lanzó como Outlook en 2012. Es una de las plataformas de productividad de calendario y correo electrónico más populares. Pero pocas personas realmente conocen y utilizan todas las funciones de Outlook. Aprender sobre todas las capacidades de Outlook y cómo usarlas realmente mejorará su juego de productividad y lo ayudará a organizarse mejor y trabajar de manera más efectiva.
¿Sabía que puede agregar una segunda zona horaria a su calendario de Outlook? Esto hace que trabajar con clientes internacionales o compañeros de trabajo (o miembros de la familia para sus correos electrónicos personales) sea mucho más fácil de programar llamadas y videoconferencias. Se configura en Archivo/Opciones/Zonas horarias del calendario, y después de configurar, la segunda zona horaria es visible en modo de día o semana en el lado izquierdo del calendario.
Puede aprender todo sobre los trucos de productividad de Outlook en libros como Total Workday Control usando Microsoft Outlook de Michael Linenberger y Microsoft Outlook 2019 for Dummies de Faith Wempen, MA y Bill Dyszel. Pero comience a usar los siguientes siete consejos de productividad de Outlook ahora mismo y vea la diferencia que hará en su organización diaria y en el éxito laboral.
1 – Controla tus notificaciones
¿Se distrae con las notificaciones frecuentes sobre los correos electrónicos entrantes? ¿Te sientes obligado a revisar los correos electrónicos tan pronto como ves las notificaciones? ¿Cuántas veces abre correos electrónicos de notificaciones solo para encontrar algún mensaje sin importancia o un correo electrónico de marketing que simplemente elimina? La encuesta de Adobe encontró que los encuestados pasan 209 minutos revisando el correo electrónico en el trabajo. Eso es mucho tiempo fuera del día de trabajo mirando mensajes.
Necesitas este truco de productividad de Outlook para ayudarte.
Puede limitar esas notificaciones entrantes para que solo reciba notificaciones sobre los correos electrónicos más importantes de las personas específicas que designe. De esa manera, solo recibe notificaciones de correos electrónicos que realmente necesitan su atención inmediata.
Elimine las notificaciones entrantes que distraen durante todo el día y tome el control en Opciones de correo. Desactive todas las alertas de escritorio y cree una regla para mostrar las alertas de los mensajes de las personas que especifique.
Ahora tendrá muchas menos ventanas emergentes para los correos electrónicos entrantes y puede establecer un horario para revisar su bandeja de entrada general cuando le resulte conveniente.
2 – Accesos directos de Outlook
Uno de los mejores trucos de productividad de Outlook son los atajos. Use accesos directos para ahorrar tiempo cuando esté en Outlook. En lugar de ir a la cinta del menú para encontrar la función que necesita, pruebe estas:
Para responder a un correo electrónico presione Ctrl + R.
Para crear un nuevo correo electrónico presione Ctrl + Shift + M
Para abrir su correo electrónico presione Ctrl + 1
Para abrir tu calendario presiona Ctrl + 2
Para abrir tus contactos presiona Ctrl + 3
Para crear una cita presione Ctrl + Shift + A
Para crear un contacto presione Ctrl + Shift + C
3 – Establecer recordatorios antes de los plazos
¿Cansado de llegar al final de los proyectos y estresarse por los pasos perdidos o las tareas pendientes? Deje que Outlook alivie ese estrés y lo mantenga al tanto programando recordatorios de registro en el calendario de Outlook para tareas que deben completarse en puntos antes de la fecha límite de entrega de su proyecto. No establezca recordatorios solo para las fechas límite; utilícelos para comparar pasos importantes en el camino hacia la finalización de su proyecto.
Programe recordatorios de registro para sus propias tareas en el calendario en lugar de solo las fechas de inicio y finalización de los proyectos. Y si trabaja en Office 365, puede usar Planner para graficar el progreso contra los plazos y revisar y perfeccionar las tareas del equipo para mantenerse al día.
Use recordatorios para las tareas regulares de las que se distrae, para que no las deje pasar. O configura recordatorios para levantarte de la silla, dar a tus ojos un descanso del tiempo frente a la pantalla o hacer ejercicios ergo para proteger tus muñecas y tu espalda.
4 – Bandeja de entrada – Carpeta CC
Si es como la mayoría de los usuarios de Outlook, tiene una larga lista de carpetas donde archiva sus correos electrónicos entrantes para consultarlos si es necesario y para tener documentación sobre las comunicaciones y la información recibida. Probablemente también tenga muchos correos electrónicos que no vale la pena guardar, que solo lee rápidamente y luego continúa, correos electrónicos que ni siquiera son específicamente suyos pero en los que está incluido.
¿Estás cansado de examinar interminables hilos de correo electrónico cuando te copian al carbón en los mensajes? ¿Cuánto tiempo pasa hojeando y clasificando o eliminando estos mensajes? ¿Temes tu bandeja de entrada cuando regresas de vacaciones o después de unos días libres? ¿Has revisado tu correo electrónico en vacaciones porque no querías atrasarte demasiado y volver al trabajo con una bandeja de entrada sobrecargada?
¿Necesitas una mejor manera?
Cree una carpeta Bandeja de entrada – CC para desviar todos los correos electrónicos en los que solo tiene una copia, no dirigidos directamente a usted. Eso despeja su bandeja de entrada y le facilita concentrarse primero en los correos electrónicos más importantes y relevantes.
Configure esta carpeta en Reglas seleccionando Crear regla, luego Opciones avanzadas. En el Asistente de reglas, haga clic en el elemento «donde mi nombre no está en el cuadro Para» y luego, en la siguiente pantalla, «muévalo a la carpeta especificada».
5 – Notas adhesivas en Outlook
Escribir notas para ayudar a recordar cosas es un elemento básico del trabajo y la vida personal. ¿Confía en notas adhesivas de papel en su escritorio para fechas importantes, números de contacto y correos electrónicos? ¿Sabía que puede usar su juego de notas adhesivas en línea con la función de notas adhesivas de Outlook? Limpia tu escritorio de notas en papel y cárgalas en Outlook para tener un sistema de recordatorio más eficiente al alcance de tu mano.
Es bastante simple presionando Control/Shift/N en cualquier lugar dentro de Outlook para crear una nota adhesiva en la que escriba su recordatorio. Arrastre y coloque su nota adhesiva en cualquier lugar de su pantalla. Organice sus notas o dése una pista visual adicional usando notas de diferentes colores. Cambie los colores de las notas adhesivas y categorice las notas por color para una organización aún más asombrosa.
Y al hacer clic en el ícono Nota en la parte inferior del panel Ver, administre las notas adhesivas copiando, imprimiendo y buscando notas con el campo en la parte superior derecha de la ventana.
6 – Programar bloques de tiempo
¿Con qué frecuencia trata de trabajar en varias cosas a la vez? ¿Alguna vez ha hecho alguno de estos: Revisar correos electrónicos mientras hablaba por teléfono con un cliente? ¿Ves un video de capacitación mientras escribes un informe?
¿Estás creando una presentación mientras revisas las estadísticas del equipo?
Si bien la multitarea puede ser un hecho de la vida moderna, es estresante y no siempre produce los mejores resultados. Si necesita tiempo de calidad sin interrupciones para trabajar en tareas o proyectos importantes, Outlook puede ayudarlo con eso. Agregue bloques de tiempo en su calendario de Outlook en los que no esté disponible para las reuniones. Programe bloques de tiempo para trabajar en tareas específicas y vea cómo mejora su productividad.
7 – Crear carpetas de búsqueda
Si se encuentra regresando con frecuencia a correos electrónicos importantes para obtener información o para volver a leerlos para comprenderlos, es posible que desee crear carpetas de búsqueda. En lugar de desplazarse por los correos electrónicos de su jefe o miembros del equipo, guarde el término de búsqueda para llegar a los correos electrónicos que necesita más rápidamente.
Vaya al menú de navegación izquierdo y haga clic con el botón derecho en Carpetas de búsqueda. A continuación, seleccione Nueva carpeta de búsqueda y podrá personalizar manualmente la búsqueda o utilizar los asistentes.
Cuando cada minuto de su día está programado y tiene muchas tareas y fechas límite a las que debe prestar atención, Outlook puede ser su mejor amigo, su asistente personal y su secreto de productividad. Y siempre está mejorando las funciones para los usuarios. Outlook Insights está disponible para los usuarios con una licencia de usuario de MyAnalytics como complemento. Se requiere Internet Explorer 10 u 11.
Outlook Insights le recuerda reservar tiempo para concentrarse cuando su calendario está lleno, le permite agregar nombres de personas a las que necesita priorizar para comunicaciones y reuniones, y le muestra las tareas pendientes que requieren atención. Insights tiene un enlace rápido a MyAnalytics, para que pueda ver fácilmente cómo invierte su tiempo y hacer ajustes si es necesario.
Si no ha estado usando todas las funciones de administración de tiempo y correo electrónico de Outlook, es hora de comenzar a prestar atención a todas las herramientas de productividad para Outlook.
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