¿Alguna vez ha salido de una reunión sintiéndose como una completa pérdida de tiempo?
La investigación muestra que solo el 50% del tiempo que se dedica a las reuniones es efectivo y atractivo. Cada año se desperdician más de $37 mil millones en reuniones improductivas para empeorar las cosas.
Para la mayoría de nosotros, esto no es una sorpresa. Sin un propósito aparente, liderazgo u organización, una reunión pésima puede prolongarse para siempre.
Sin embargo, las reuniones genuinamente efectivas hacen que todos se sientan organizados, motivados y claros sobre lo que deben hacer en los siguientes días o semanas.
Si desea planificar y organizar una reunión exitosa, necesitará un marco adecuado y una estrategia de gestión del tiempo para llevar la discusión en la dirección correcta.
Aquí le mostramos cómo llevar a cabo una reunión que hará las cosas. Utilice estas 6 estrategias simples para capacitar y organizar a su equipo para que tome medidas proactivas hacia sus objetivos comerciales.
¿Qué hace que una reunión sea exitosa?
El homo sapiens es una especie social. Durante miles de años, los humanos se han reunido en pequeños grupos o reuniones “tribales” más grandes para discutir asuntos de importancia, desde negocios hasta familias, comunidades y más.
No importa cuánta tecnología se agregue a nuestra vida diaria, las reuniones siguen siendo vitales para lograr una visión compartida dentro de las unidades de negocios. Las reuniones definen los marcos cultural y estratégico de nuestros lugares de trabajo.
Ya sea a distancia o en persona, las reuniones efectivas son cruciales para el trabajo en equipo y la productividad.
Seguro, las reuniones eficientes pueden acelerar una agenda en un corto período de tiempo. Aún así, las reuniones verdaderamente efectivas brindan un resultado o resultado tangible.
Todos deben irse con una sensación de claridad y confianza en exactamente lo que deben hacer, cómo deben hacerlo y cuándo deben hacerlo.
Las reuniones exitosas deben:
- Definir una identidad colectiva de un grupo y ayudar a cada individuo a comprender su papel dentro del equipo.
- Inspirar la creatividad y la cooperación entre un equipo.
- Tomar ideas individuales y refinarlas para obtener soluciones procesables
- Aclarar los objetivos colectivos y los plazos para que cada persona vea su papel en el logro de los mismos
Para llevar a cabo una reunión efectiva que proporcione el ROI más alto por su tiempo y los salarios de su personal, siga estos 6 pasos comprobados para organizarse con anticipación.
6 pasos simples para llevar a cabo una reunión exitosa
- Definir los objetivos de la reunión
- Crear una Agenda + Enviar Invitaciones de Calendario
- Cree un espacio seguro para la colaboración
- Elija estratégicamente a los asistentes + Designe roles importantes
- Mejores prácticas para mantenerse en el buen camino
- Termine con acciones, propietarios y cronogramas claros
Definir los objetivos de la reunión
¿Alguna vez te has presentado a una reunión y te has preguntado, «¿por qué diablos estoy aquí?»
Las reuniones exitosas tienen un propósito claro. Sin un objetivo, no hay motivo para celebrar una reunión.
Como líder, debe diferenciar entre la necesidad de comunicaciones esenciales (que se pueden realizar a través de correo electrónico, Slack o llamadas telefónicas) y la necesidad de convocar una reunión estratégica para lograr un objetivo importante (como la planificación de un proyecto, la solución de un problema, el establecimiento de un objetivo, tomar una decisión o trazar un recorrido del cliente).
Hay dos tipos principales de reuniones:
- Reuniones de rutina (por ejemplo: resumen y proyecciones del lunes por la mañana, reuniones del equipo los viernes, etc.)
- Reuniones estratégicas (por ejemplo: reuniones de grupos de trabajo, resolución de problemas, creación de un plan, etc.)
Aunque cada tipo de reunión puede llevarse a cabo de manera diferente, requieren un objetivo.
Para aclarar tus objetivos, ¡anótalos! Mejor aún, envíe los objetivos de la reunión con la agenda, para que todos estén en la misma página.
Sea lo más claro y conciso posible con el objetivo de su reunión, por ejemplo:
- Sesión de lluvia de ideas sobre cómo reducir el abandono del carrito de los clientes
- Explore soluciones de terceros para aumentar la eficiencia en el tráfico de búsqueda en línea
- Presentar el progreso del proyecto del primer trimestre y determinar los próximos pasos
- Reunión retrospectiva con las partes interesadas clave para celebrar las victorias e identificar oportunidades para mejorar
Si no puede describir por qué está organizando una reunión en una oración o dos, probablemente no necesite celebrar la reunión.
El objetivo de la reunión debe tener términos orientados a resultados y metas procesables. Puede haber varias metas dentro del objetivo más importante. Aún así, todo esto debe definirse para que el equipo lo entienda con anticipación.
Esta es su estrella polar y el propósito rector de la reunión.
Crear una Agenda + Enviar Invitaciones de Calendario
Luego viene su agenda, que es como su brújula que lo señala hacia el objetivo de la estrella del norte. Sin una brújula que te guíe, todo el equipo se sentirá como un barco perdido en el mar.
Todos sabemos que el tiempo es un recurso precioso. Una agenda debe apoyar directamente el progreso hacia el cumplimiento de sus objetivos. Al mismo tiempo, apegarse a la agenda de una reunión demuestra que es un líder eficaz y organizado, lo que significa más confianza y dedicación de su equipo.
Todos hemos estado en una de esas reuniones que fueron demasiado cortas para cubrir todo lo que necesitaba ser discutido.
Por otro lado, no hay nada peor que una reunión que se descarrila en conversaciones fuera del tema y dura mucho más de lo previsto.
Bostezo.
Encuentre un término medio entre los dos programando la duración y el tiempo de la reunión para lograr el objetivo específico en cuestión.
Consejo adicional para introvertidos: Si tiene personas introvertidas en su equipo que necesitan hablar, use la agenda para darles algo de tiempo para prepararse. Los introvertidos aprecian poder prepararse para sesiones de oratoria o lluvia de ideas. Obtenga más información sobre cómo convertir la introversión en un superpoder.
Duración de la reunión
La duración de una reunión efectiva debe reflejar cuántas personas están involucradas y qué tan profundo es el proyecto.
Cada tema de la agenda debe tener una cantidad clara de tiempo asignado, por ejemplo:
- Introducción/convocatoria a la reunión (2 minutos)
- Revisar notas de reuniones anteriores (2 min.)
- Presentar objetivo o problema a mano (3 min.)
- Lluvia de ideas abierta/discusión en grupo (10 min.)
- Informe del equipo 1 (10 min.)
- Preguntas para el equipo 1 (3 min.)
- Noticias del equipo 2 (10 min.)
- Preguntas para el equipo 2 (3 min.)
- Actualizaciones del director ejecutivo (5 min.)
- Declaraciones finales/aclarar acciones, propietarios y plazos (5 min.)
Esta agenda refleja un proyecto de equipo complejo con 10 o más personas. Un equipo más pequeño no debería requerir tanto tiempo.
En general, las reuniones nunca deben durar más de 60 minutos porque las personas pueden perder el enfoque y el interés.
¡Sea breve y conciso!
Siempre puede tener una discusión más adelante.
Hora de programación de reuniones
El momento de la reunión debe elegirse en función de lo que se necesita hacer. Las investigaciones muestran que la lluvia de ideas, la creatividad y el pensamiento estratégico son mejores en las mañanas cuando la corteza prefrontal está más activa y tenemos más energía mental.
Por otro lado, normalmente somos mejores en la resolución creativa de problemas más tarde en el día porque estamos menos distraídos y más relajados.
No olvide considerar las diferencias de zona horaria (si es un equipo remoto) y respete otros elementos del calendario dentro de su organización.
Mantenga la agenda lo más simple posible para mantener a su equipo comprometido. A cada elemento de la agenda se le debe asignar una cantidad específica de tiempo para que todos puedan conocer sus limitaciones de tiempo para discusiones o presentaciones.
Enviar agenda con invitación de calendario
¡Es una buena práctica enviar la agenda con anticipación si es posible! Incluya el texto o documento vinculado en la Invitación de Calendario. También puede mostrar la agenda en una pantalla de proyector o pizarra durante la reunión para mantener a todos en la misma página.
Asegúrese de que solo los miembros necesarios del equipo estén en la lista de invitados para obtener la máxima productividad.
Cree un espacio seguro para la colaboración
La colaboración solo puede ocurrir cuando las personas se sienten seguras y cómodas. Estos son los mejores consejos para crear un espacio seguro que produzca reuniones realmente efectivas en todo momento.
Diseñe las pautas
Establezca pautas cuando comience la reunión para asegurarse de que los participantes se sientan cómodos hablando y compartiendo sus ideas mientras se mantienen respetuosos con los demás y no se desvían demasiado del tema.
También puede señalar que prefiere que los teléfonos celulares estén en silencio para minimizar las distracciones.
Es esencial asegurarse de que cada miembro del equipo se sienta escuchado mientras fomenta una participación equilibrada. Considere un enfoque de «mesa redonda» donde todos tengan un momento para hablar.
Consejo profesional: ¿Quieres subir de nivel tu juego de reuniones? Ya sea que trabaje de forma remota o en persona, elegir la herramienta de comunicación adecuada es vital para una colaboración óptima.
Seguridad Psicológica
Las reuniones ineficaces permiten que una persona o un puñado de personas dominen la conversación mientras que los demás se quedan al margen.
Una gran reunión invita a un sentimiento de seguridad entre los miembros del equipo al dar la bienvenida a nuevas ideas y eliminar el miedo a las críticas del público.
Un estudio de Harvard Business Review encontró que los equipos de mayor rendimiento con las reuniones más exitosas tienen confianza, confianza y curiosidad. Sus ambientes de trabajo no promueven el castigo por los errores.
Consejo profesional: Los equipos más productivos reciben reconocimiento regularmente. Obtenga más información sobre los 10 secretos de productividad imprescindibles de los equipos de alto rendimiento.
En otras palabras, para llevar a cabo reuniones efectivas, debe ser un líder positivo, colaborador y amable. Puede hacer esto siguiendo algunas reglas estrictas tanto dentro como fuera de las reuniones:
- Utilice el refuerzo positivo para reconocer los logros en lugar de magnificar las deficiencias.
- Nunca reprenda públicamente a un empleado frente al equipo.
- Evite culpar a cualquier equipo o individuo específico por un problema. La investigación muestra que esto destruye la confianza en un líder. En su lugar, opte por la curiosidad y manténgase orientado a la solución.
- Solicite comentarios. Pedir retroalimentación aumenta la confianza de las personas en sus líderes.
Ambiente Confortable
La investigación ha demostrado que más de un tercio de los trabajadores están descontentos con el ambiente de sus oficinas.
¡Nadie quiere reunirse en una de esas salas de juntas horribles, tenuemente iluminadas, frías y lúgubres!
Cree un ambiente agradable (como ventanas abiertas o una habitación decorada) o considere ofrecer bebidas para ayudar a las personas a relajarse un poco más.
Detalles como la temperatura, la luz, las sillas cómodas e incluso algunas plantas de interior pueden ayudar a crear reuniones más tranquilas y efectivas.
Considere un rompehielos
¿Le gustaría a su equipo un rompehielos no incómodo? Para las reuniones en las que desea fomentar la unión y la creatividad, pruebe un rompehielos elegido específicamente.
Elija estratégicamente a los asistentes + Designe roles importantes
Las reuniones son costosas y consumen mucho tiempo. Evite invitar a alguien que no sea necesario para lograr el objetivo de la reunión.
Al mismo tiempo, asegúrese de tener suficientes participantes para una discusión abierta productiva con diversas perspectivas. Una buena reunión logra un equilibrio entre minimizar los asistentes y maximizar el potencial creativo de un grupo.
Harvard Business Review tiene una excelente Calculadora de costos de reuniones que puede ayudarlo a determinar quién está mejor incluido en su lista de asistentes.
Elección de roles
Llevar a cabo reuniones efectivas siempre requiere designar roles con anticipación.
¿Quiénes son los principales responsables de la toma de decisiones en su reunión?
Como anfitrión, ¿será usted el facilitador? ¿Los líderes de equipo también informarán sobre su departamento o proyectos?
¿Quién es el anotador? Serán los encargados de llevar el control de…