Si eres un asistente ejecutivo, tienes un trabajo difícil. A menudo se espera que seas un experto en todos los oficios, así como un puente de comunicación entre tu jefe y el resto de la organización o los clientes.
En este artículo, veremos el valor que los asistentes ejecutivos aportan al lugar de trabajo y las habilidades técnicas y sociales necesarias para el éxito.
¿Qué es un Asistente Ejecutivo?
Un asistente ejecutivo juega un papel clave en el éxito de un líder ejecutivo o grupo de líderes de una organización. Por lo general, son la primera línea de comunicación (a veces, defensa) para su jefe o la suite ejecutiva para el personal interno y externo, los clientes o los proveedores. Su función implica tanto habilidades duras como blandas para, en última instancia, construir y mantener la organización y el apoyo que empodera al liderazgo para tener éxito en su potencial.
En algunos casos, un asistente ejecutivo también puede administrar las operaciones diarias de la vida de su jefe, lo que podría extenderse más allá de las asignaciones en la empresa. Estas tareas pueden incluir la programación de citas personales como visitas al médico. En general, un asistente ejecutivo tiende a tener una gran influencia en el éxito de un líder y de la empresa.
¡Vamos a sumergirnos en las habilidades necesarias para el éxito!
30 habilidades clave del asistente ejecutivo
Hay dos categorías de habilidades que componen un excelente asistente ejecutivo, que incluyen una combinación de habilidades sociales y habilidades duras en áreas como la inteligencia relacional y la atención al detalle.
Habilidades blandas del asistente ejecutivo
Las habilidades blandas harán o arruinarán su éxito como asistente ejecutivo. Es posible que conozca los entresijos de la gestión de calendarios y los CRM. Aún así, si no tiene la inteligencia relacional o la atención a los detalles para mantenerse al tanto de las iniciativas críticas, tanto usted como su jefe pueden tener dificultades para tener éxito.
Estas son las habilidades blandas que necesita para estar al tanto de su juego como asistente ejecutivo.
Atención a los detalles
La atención al detalle es la capacidad de concentrarse en la información para identificar lo que se debe hacer, corregir o sacar a la luz. Las personas con esta habilidad son excelentes para enfocarse desde el panorama general a las actividades, tareas o detalles minuciosos que harán realidad el panorama general. Pueden notar fácilmente lo que está mal, lo que falta o lo que está confuso en una comunicación, en una interacción relacional o en una hoja de cálculo.
Cómo desarrollar la atención al detalle: Desarrollar esta habilidad implica despejar la mente y el espacio físico de distracciones, crear rutinas y concentrarse en una cosa a la vez.
Por ejemplo, si su jefe le entrega un documento y le pide que lo lea y proporcione comentarios y ediciones, puede seguir estos pasos:
- Ponte en el espacio de cabeza correcto. Establece un bloque de tiempo para ti mismo para concentrarte en el proyecto. Desactiva las notificaciones durante unos minutos.
- Siga una lista de verificación. Si está editando un documento, siga una lista de verificación prediseñada para asegurarse de captar cada elemento importante: ortografía, nombres correctos, puntuación, etc.
Consejo profesional: Cree listas de verificación para cada proyecto importante donde la atención al detalle es esencial. Use listas de verificación para correspondencia por correo electrónico, presupuestos, presentaciones, arreglos de viaje o cualquier otro proyecto regular que tienda a repetir controles y equilibrios similares.
Organización
Las habilidades de organización incluyen la capacidad de categorizar la complejidad, crear funcionalidad y comprender las limitaciones de tiempo mientras se gestionan las expectativas. Las personas con esta habilidad son excelentes para reconocer patrones y formar sistemas en torno a tareas, objetos o ideas.
Cómo desarrollar la organización: Desarrollar esta habilidad implica identificar patrones, eliminar lo que no sirve a sus objetivos y crear sistemas y funcionalidades para lograr sus objetivos.
Por ejemplo, supongamos que hay una serie de tareas que su jefe quiere completar antes de fin de mes. Algunas tareas pueden variar en cuanto a urgencia o importancia, y otras pueden implicar colaboración o requerir comentarios adicionales. Quizás adopte este enfoque para organizar las prioridades:
- Categorice las tareas usando la Matriz de Eisenhower: urgente (la gente lo quiere ahora), importante (es imperativo pero podría posponerse si es necesario) e importante/urgente (esto es crítico ahora). Si hay tareas que reconoce que se pueden posponer para el próximo mes, márquelas como tales.
- Identifique cuáles de esas tareas requerirán la participación de otros y cuáles se pueden hacer por su cuenta.
- En función de los puntos de contacto de colaboración y el tiempo necesario para cada tarea, enumere las tareas por compromiso de tiempo.
- Priorice las tareas en la categoría crítica/urgente con más tiempo necesario en la parte superior y muévase hacia abajo en la lista, trazando cada tarea en el calendario.
Discreción y Confidencialidad
La discreción y la confidencialidad implican cómo maneja la información privada o confidencial. Si bien la discreción es la capacidad de comprender qué información se puede y no se puede compartir con otros, la confidencialidad es la capacidad de mantener la información privada en secreto.
Cómo desarrollar la discreción y la confidencialidad: Desarrollar esta habilidad implica tomar medidas para verificar sus patrones de comunicación, así como su configuración de seguridad. Como asistente ejecutiva, se espera discreción y confidencialidad. Dado que el asistente ejecutivo a menudo se ve como una extensión del líder, o incluso como su mano derecha, su manejo de la información se considera igual a cómo uno esperaría que el líder lo maneje.
- Revisa tus patrones de comunicación. La discusión externa con amigos o colegas sobre las reuniones privadas de su jefe o las decisiones comerciales puede estar mal vista, especialmente con asuntos que pueden afectar el éxito de la empresa. Una forma de controlarte es imaginar lo que dices en los titulares de las noticias del día siguiente. Si te causaría un problema a ti, a tu jefe, a un cliente, a un miembro del personal o a la empresa, ten cuidado con quién eliges discutirlo y errar por el lado de la privacidad.
- Asegure su tecnología y sus archivos. Como asistente ejecutivo, es probable que tenga mucho acceso a información confidencial en su empresa y, potencialmente, con los clientes. Haga su diligencia debida y asegúrese de verificar las protecciones de su contraseña en archivos, dispositivos, cuentas, etc.
Gestión del tiempo
La gestión del tiempo es la capacidad de organizar su tiempo para lograr varios objetivos. Las personas con esta habilidad son excelentes para establecer límites y reconocer sus propias limitaciones al mismo tiempo que establecen la expectativa correcta para ellos mismos y para los demás sobre cuánto tiempo llevará completar varios proyectos o tareas.
Cómo desarrollar la gestión del tiempo: Desarrollar esta habilidad implica reconocer los ritmos de trabajo y convertirse en un maestro en el bloqueo del tiempo.
- Reconocer ritmos de trabajo. Es posible que descubras que eres más productivo por la mañana, mientras que notas que tu jefe es más eficaz por la tarde y prefiere las reuniones y las llamadas telefónicas por la mañana.
- Domina el bloqueo del tiempo. Una vez que reconozca los ritmos de trabajo, planifique en consecuencia. Por ejemplo, puede programar las reuniones de su jefe por la mañana de acuerdo con sus ritmos mientras reserva su tiempo por la mañana para trabajar en los arreglos de viaje.
Estos son dos de los muchos consejos rápidos de administración del tiempo que puede probar. ¡Consulte nuestro artículo sobre estrategias de gestión del tiempo para descubrir aún más!
Inteligencia emocional y relacional
Las habilidades de inteligencia emocional y relacional implican la conciencia de cómo te presentas ante los demás e interactúas con empatía, consideración y consideración. Las personas con estas habilidades son excelentes para reconocer las necesidades de las personas y conectarse de tal manera que los haga sentir valorados.
Cómo desarrollar la inteligencia emocional y relacional: Para sobresalir en inteligencia emocional y relacional, trabaje en la autoconciencia, la autorregulación y la empatía.
Por ejemplo, como asistente ejecutivo, su función probablemente implique una gran conciencia de la política de la oficina y la cultura de la empresa. A medida que interactúa con su jefe y otras personas, es posible que las personas a menudo se sientan más cómodas hablando con usted sobre temas que podrían sentirse incómodos al mencionarlos al liderazgo.
Es esencial reconocer que sus reacciones pueden reflejar la suite de liderazgo, según el contexto. Tómese un momento para hacer una pausa y filtrar lo que escucha antes de participar. Está bien empatizar con los demás, pero en algunos casos, puede ser mejor delegar la conversación apropiadamente.
Comunicación
La comunicación se trata de conectarse con otros a través de escuchar, observar y compartir ideas, emociones o información. Las personas con esta habilidad son excelentes para brindar claridad, empatizar con los demás y generar aceptación para hacer avanzar las cosas.
Cómo desarrollar la comunicación: Como asistente ejecutivo, no solo se presenta con sus propias ideas, sino que también suele hablar en nombre de otra persona. La gente confía en ti para que seas una extensión de los ojos, los oídos y la voz de tu jefe. Esto requiere calidez y competencia. Dos de las habilidades más útiles que puede desarrollar para mejorar su comunicación como asistente ejecutivo incluyen escuchar bien y desarrollar carisma.
- ¡No asumas! Ser un gran oyente implica hacer preguntas para ganar claridad y luego confirmar las respuestas de los demás reafirmando lo que entiendes.
- Construye tu carisma. Carisma es una mezcla de calidez y competencia. Las personas cálidas son vistas como amigables y accesibles. Las personas competentes son vistas como seguras y capaces. Con más carisma (una combinación de calidez y competencia), puede obtener una mayor influencia y hacer que las cosas avancen más rápido.
Paso de acción: ¡Tome nuestra prueba de diagnóstico de carisma para ver dónde aterriza en la escala de carisma!
Anticipación
La anticipación es la capacidad de prever posibles problemas o necesidades antes de que ocurran, en parte debido a la experiencia pasada, pero también a la aguda observación y consideración de lo que podría suceder en cualquier situación dada. Las personas con esta habilidad son excelentes para planificar con anticipación, conocer las preferencias de las personas y pensar en los detalles de los mejores y peores escenarios.
Cómo desarrollar la anticipación: Para sobresalir en la anticipación, haga preguntas para planificar las necesidades futuras y tome notas sobre lo que observa en varios escenarios e interacciones.
Aquí hay algunas categorías para ayudarlo a anticipar necesidades futuras:
- Alimento: Favoritos y menos favoritos, restaurantes preferidos para reuniones, mejores horas para comer, etc.
- Viajar: Aerolínea preferida, ubicación del asiento, preferencias de alquiler de autos, tiempo de viaje, etc.
- Productividad: Horario preferido para conectar con determinadas personas, horario más productivo del día, etc.
Dando consejo
Dar buenos consejos es la capacidad de discernir el mejor curso de acción en una situación dada y comunicarse de manera efectiva y con empatía cuando se le solicita retroalimentación o apoyo. Las personas con esta habilidad son excelentes para ver una situación desde varias perspectivas y comprender el corazón y los motivos detrás de la persona que busca una solución.
Cómo desarrollar dar consejos: Sobresalir en dar consejos o consejo primero implica una comprensión profunda. Si quieres que te escuchen, primero escucha bien para entender de dónde viene alguien. A veces, puede ser mejor proporcionar consejo a través de preguntas.
Por ejemplo, su jefe puede acercarse a usted y decirle: “No sé qué hacer con John. Parecía realmente molesto por teléfono por la propuesta que le envié. ¿Por qué reaccionó de esa manera? ¿Qué tengo que hacer?» Luego podría responder con preguntas para ayudar a su jefe a obtener claridad: “¿Que dijo el? ¿Cómo respondiste? ¿Tiene algo más que hacer hoy? Lo que podría haber sido…