Las reuniones públicas deben ser parte integral del esquema operativo de cada negocio, ya que permiten que la gerencia y los trabajadores colaboren en algunos de los aspectos comerciales más cruciales.
Esta pieza discutirá la importancia de tener un anuncio de la reunión del ayuntamiento de empleados y proporcione algunos ejemplos de tales cartas en caso de que necesite crear una propia.
¿Qué es una reunión del ayuntamiento de empleados?
Una reunión de empleados en el ayuntamiento es una reunión de empleados, ejecutivos de corporaciones y gerencia. Las reuniones generalmente se llevan a cabo trimestral o anualmente y pueden ocurrir en varios lugares.
Las empresas a veces los tienen en hoteles, cafés y salas de conferencias. Sin embargo, algunas empresas optan por realizar reuniones virtuales para mejorar los estándares de seguridad y brindar más comodidad a los empleados.
Es más probable que los trabajadores se presenten en reuniones virtuales que en reuniones que absorben un tiempo considerable de viaje y gastos de combustible.
¿Por qué su empresa debería tener una reunión de empleados en el ayuntamiento?
Hay muchas razones para involucrar a su empresa en reuniones públicas de empleados si aún no ha celebrado una. Estos son los beneficios de realizar una reunión de este tipo:
Las reuniones simplifican la actualización de los trabajadores sobre los objetivos y el éxito de la empresa.
La reunión del ayuntamiento le permitirá compartir información crucial de la empresa con sus trabajadores. Por ejemplo, puede actualizarlos sobre las ganancias actuales y las tendencias de ventas y brindarles información sobre la declaración de misión actual de la empresa.
También puede introducir actualizaciones de políticas, procedimientos o directrices existentes. Las reuniones organizadas en el ayuntamiento hacen que compartir dicha información sea fácil y sin estrés.
Las reuniones presentan a los empleados a los superiores.
Los empleados pueden reunirse, escuchar e interactuar con los superiores corporativos. Este privilegio no es algo que los trabajadores suelen obtener, ya que están separados de los superiores la mayor parte del tiempo.
Las reuniones les dan la oportunidad de ver a las personas que dirigen la empresa y entender que son seres humanos, como lo son todos los empleados.
La inclusión aumenta el compromiso de los empleados y eleva la moral.
Incluir a los trabajadores en reuniones con el personal administrativo, los superiores y los ejecutivos es una excelente manera de hacerlos sentir que son parte sincera del negocio.
Por lo tanto, organizar estas reuniones puede hacer maravillas para la moral general de la empresa. Pueden hacer que los empleados sientan un sentido de pertenencia y aumentar sus tasas de lealtad y retención.
Las reuniones del ayuntamiento abren la posibilidad de comentarios y debates.
Otro beneficio de celebrar reuniones en el ayuntamiento es tener la oportunidad de escuchar las voces de sus trabajadores. Una vez más, los empleados obtienen oportunidades durante las reuniones del ayuntamiento que normalmente no tienen en ningún otro momento.
Esas oportunidades incluyen hablar sobre sus preocupaciones y hacer preguntas sobre el tema que tal vez no entiendan. Los encuestados pueden aclarar estos asuntos, explicarlos detalladamente e incluso ofrecer soluciones cuando el tema es cómo mejorar un proceso corporativo.
Lee mas: 7 preguntas para hacer a los ejecutivos en las reuniones públicas
Las discusiones definen la cultura.
Las reuniones públicas también pueden ayudar a su empresa a definir o redefinir su cultura. La cultura a veces es difícil de explicar durante las operaciones diarias y, por lo tanto, es un tema que merece su propio lugar de encuentro.
Las reuniones en los ayuntamientos presentan el momento perfecto para que los trabajadores y los superiores discutan todos los pilares de la cultura de la empresa. Son grandes oportunidades para descubrir malentendidos y rectificarlos con explicaciones detalladas.
¿Qué temas cubren las reuniones del ayuntamiento?
El tema de las reuniones del ayuntamiento puede variar de una empresa a otra. Por lo general, cubren estos temas:
Actualizaciones financieras: Las empresas generalmente exponen sobre temas financieros y brindan a los trabajadores más información de la que pueden recopilar en el sitio corporativo principal. Esa información puede incluir detalles de próximas fusiones, informes de ganancias trimestrales, esfuerzos caritativos o algo más.
Desafíos de la empresa: Alguien en la reunión puede repasar los desafíos actuales de la empresa. Los desafíos presentados podrían ser de una escala más amplia o más personalizada.
En otras palabras, los ejecutivos pueden optar por abordar un problema que existe en toda la empresa o un problema que solo está aislado en ciertas sucursales o departamentos. Pueden traer esta información a la luz durante la reunión para que todos estén informados al respecto.
Objetivos actuales: Los objetivos de ventas se pueden presentar durante la reunión. Un representante de la empresa también puede discutir objetivos para mejorar las relaciones entre empleados y empleadores, programas de capacitación, adaptaciones, prácticas de contratación o algo diferente.
El piso está abierto para varias discusiones en las reuniones del ayuntamiento, razón por la cual son un evento tan popular hoy en día.
Actualizaciones y Mejoras: Las empresas pueden optar por compartir las mejoras que pretenden realizar en un futuro próximo. Estos cambios pueden ser actualizaciones de la base de datos, mejoras tecnológicas o cambios que beneficien a los trabajadores.
Beneficios: A veces, los coordinadores de beneficios asisten a reuniones públicas para informar a los trabajadores sobre sus beneficios. Luego, los trabajadores pueden hacer preguntas sobre las calificaciones, la inscripción y los cambios en las políticas actuales.
Alternativamente, la parte de la discusión sobre los «beneficios» puede centrarse en los nuevos beneficios que la empresa elige ofrecer o en los cambios que ocurrirán con los sistemas de beneficios actuales.
Los formatos, esquemas y agendas de las reuniones son diversos y varían de una compañía a otra. Puede elegir un plan de juego que le parezca más productivo para su empresa y modelo de negocio.
¿Cómo lograr que los empleados asistan a una reunión del ayuntamiento?
Hacer que los empleados asistan a cualquier tipo de reunión de «negocios» puede ser difícil. Sin embargo, hay algunas cosas que puede hacer para aumentar la cantidad de asistentes. Una cosa que puede hacer es enviar un mensaje masivo a sus trabajadores.
Puedes usar un plantilla de correo electrónico de invitación a la reunión del ayuntamiento para crear mensajes atractivos que incluyan palabras de moda como «comida gratis», «asuntos urgentes» o «actualizaciones importantes». Estos términos impulsarán la presencia de los empleados porque despertarán su interés.
También puede crear un atractivo invitación a la reunión del ayuntamiento para los empleados y publíquelo en varios lugares para que lo vean. Una vez más, debe tener un elemento atractivo o que despierte el interés para tener éxito.
Otra opción que tienes es ofrecer acceso virtual a la reunión. De esa forma, los trabajadores que viven lejos no se sentirán agobiados.
¿Cómo debería ser una invitación a una reunión del ayuntamiento para los empleados?
Puede utilizar numerosos formatos al elaborar una invitación a una reunión del ayuntamiento. Tu estilo de escritura no importa tanto como el sentido de urgencia que expreses.
Ejemplo 1
Estimados empleados y socios,
Los invito cordialmente a nuestra primera reunión comunitaria trimestral. El evento nos permitirá conocernos, saludarnos y familiarizarnos mientras discutimos temas y asuntos vitales.
Hablaré en esta reunión para abordar algunas de las preguntas más frecuentes de los trabajadores. Los ejecutivos John Doe y Gretchen Appleseed asistirán para analizar la próxima fusión y lo que significa para nuestros dedicados trabajadores.
Ofrecemos refrigerios gratuitos, aire acondicionado y un oído para escuchar sus opiniones sobre los asuntos de los empleados. Las partes interesadas pueden reunirse con nosotros en la sala de conferencias del Phoenix Hotel a las 12:00 p. m. en punto el 25 de octubre.
Sinceramente,
sheida jefe
Gerente de Operaciones
Ejemplo 2
empresa x familia,
Nos gustaría que asista a nuestra reunión en el ayuntamiento en 5350 Town Hall Lane el 8 de julio a las 9:00 a. m. La reunión permitirá que todas las grandes mentes se fusionen y desarrollen soluciones efectivas para los problemas internos actuales.
Los temas de discusión incluirán:
- Desafíos Actuales y Soluciones Propuestas
- Oportunidades de trabajo desde casa
- Aclaración del sistema de puntos revisado
- Goles para el tercer cuarto
- Reconocimiento del empleado
Espero verlos en esta reunión informativa.
Sinceramente,
A. Gerente largo
especialista en recursos humanos
Ejemplo 3 (correo electrónico)
Asunto: Sorteo de rifa durante la reunión del ayuntamiento
¡Una gran noticia!
La reunión anual del ayuntamiento se llevará a cabo en persona, con la opción de que los asistentes distantes se unan a través de Zoom. La hora y fecha será el lunes 12 de febrero de 14 a 16 horas
Únase a nosotros para hablar sobre las próximas expansiones, las nuevas ofertas de trabajo, los cambios salariales y las adiciones a los paquetes de beneficios. Todos los que asistan recibirán al entrar en el sorteo.
Te veo pronto,
Carrete Che Corporativo
Coordinadora de Eventos Corporativos
Esos son solo un par de ejemplos rápidos de cómo puede escribir sus anuncios. Puede buscar plantillas y formatos adicionales para encontrar el que coincida con su personalidad y estilo.
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