Una de las mejores aplicaciones de software en el mercado actual que hace casi todo para mantenerlo organizado y enfocado es Microsoft Office. La comunicación, la colaboración, el intercambio entre colegas y la mensajería instantánea son solo algunas formas de triplicar su productividad. ¿Cuál es otra gran manera de ser productivo y rápido? Trucos de Microsoft Office.
¿Sabía que Microsoft Office es una de las aplicaciones de software más utilizadas en todo el mundo para los negocios, el hogar y la escuela? Es popular, fácil de usar, accesible, interactivo y adaptable a diferentes sistemas operativos. De hecho, hay más de 1200 millones de usuarios, con más de 60 millones de empresas que confían lo suficiente como para tener una suscripción mensual.
Con las aplicaciones basadas en la nube, puede usarlas en cualquier lugar y en casi cualquier dispositivo. ¿No sabes cómo hacer algo? Hay muchos tutoriales dentro de la comunidad de Microsoft Office que pueden ayudarlo a comenzar. Agregue constantemente nuevas características y actualizaciones, y puede ahorrar mucho tiempo si sabe cómo navegar por el sistema.
Aquí hay 25 trucos que puedes usar para hacer las cosas mucho más fáciles. Los hemos desglosado en trucos generales y por las aplicaciones más utilizadas:
- Intercambio
Ahora no tiene que abrir su cliente de correo electrónico y estresarse buscando un archivo. Comparta documentos con otras personas con el botón Compartir. Ubicados en la esquina superior derecha de la aplicación, los documentos se pueden compartir a través de OneDrive, AirDrop y otros servicios. Esto también permite editar y comentar el documento en tiempo real.
- Personaliza tus cintas
¿Qué sucede cuando no sientes que tu listón está trabajando para tu beneficio? ¡Agrega las características que necesitas! Simplemente haga clic en Preferencias, luego en Cinta y barra de herramientas, o vaya a Archivo, Opciones, Personalizar cinta. También puede ocultar la cinta haciendo clic en la flecha pequeña a la derecha de la cinta.
- Guardado automático con One Drive
Habilite esto para guardar documentos automáticamente mientras trabaja en ellos. Se graban varias versiones para ayudarlo a retroceder en el tiempo si es necesario. Una vez que su documento esté abierto, cambie el botón Autoguardar en la parte superior para asegurarse de que su documento esté guardado.
Trucos de Microsoft Office con Microsoft Word
No tiene que quedarse atascado preguntándose cómo diseñar un documento o una presentación. Hay toneladas de plantillas prefabricadas en la base de datos para ayudarlo a obtener lo que necesita rápidamente.
Cuando vea una palabra o frase subrayada en rojo o azul, haga clic con el botón derecho para ver la nueva sugerencia o corrección. Esto ayuda con los problemas de gramática y ortografía que puede haber pasado por alto al crear el documento.
Es fácil traducir el texto para asegurarse de que lo entiende completamente en más de 60 idiomas. Haga clic derecho en el texto que necesita y elija Traducir. Para todo el documento, elija Revisar, Traducir y Traducir documento para seleccionar de qué idioma está traduciendo y a qué idioma está traduciendo.
- Lea su documento en voz alta
Escuche cómo suena su documento para una mayor comprensión y para mejorar sus habilidades. Haga clic en Revisar, luego en Leer en voz alta. Otro atajo es Alt+Ctrl+Espacio. Podrás configurar la velocidad de la lectura y reproducir o pausar según sea necesario.
- Selecciona rápidamente un párrafo
Haga triple clic con el mouse para seleccionar un párrafo completo mientras trabaja.
Trucos de Microsoft Office con Microsoft Excel
Filtra rápidamente como lo necesites con las segmentaciones. Seleccione un rango en cualquier tabla dinámica o tabla estándar y seleccione Insertar y Cortar para elegir su columna.
- Tablas dinámicas con un clic
Las tablas dinámicas son muy populares en esta aplicación, pero pueden no ser fáciles de crear. Ahora puede crear uno fácilmente con Insertar, luego Recomendar tablas dinámicas para elegir el rango de datos y la tabla.
- Convierta rápidamente cualquier tabla en un gráfico
Elija una celda dentro de su rango de datos. Presione Alt+F1 y el gráfico debería aparecer para personalizarlo.
Cuando comience a crear una columna a la derecha de sus datos existentes con información, Excel iniciará automáticamente un relleno instantáneo y podrá modificarlo según sus necesidades.
BUSCARV usa el argumento VERDADERO para encontrar información de otra tabla y devolverla a lo que está trabajando actualmente. Hay una fórmula que debe usar: BUSCARV (A1, B1: C3,2, VERDADERO). Cuando el valor está buscando, no tiene que ser exacto y debe encontrar coincidencias parciales para lo que desea.
Trucos de Microsoft Office con Microsoft PowerPoint
Cuando necesite hacer un breve video instructivo o realizar un seminario web, puede colocar la grabación en una diapositiva y guardarla como un video que se puede compartir en cualquier lugar donde se alojen los videos.
- Usa tu teléfono como puntero láser
Necesitará la aplicación de PowerPoint en su teléfono y luego use AirPlay, ChromeCast, MiraCast o un adaptador HDMI. Mientras realiza su presentación, puede usar el láser en su teléfono para resaltar áreas de importancia.
- Haga coincidir los colores de su fuente e imágenes usando Eyedropper.
Elija Formato, Forma o Relleno de texto y seleccione Cuentagotas. Esto debe adaptar su selección al color de su elección.
Esto es genial para presentaciones. Elija Insertar, luego Audio, luego Audio en mi PC. Debería poder seleccionar un archivo. Seleccione Reproducción de herramientas de audio, luego Reproducir en segundo plano. Cuando comience la presentación de diapositivas, la música comenzará a reproducirse automáticamente.
- Usa Designer para diseñar diapositivas
Esta es una manera fácil de asegurarse de que todo su contenido sea consistente y esté diseñado profesionalmente.
- Incruste rápidamente videos de YouTube
Cuando necesite agregar elementos de la web a su presentación, simplemente vaya al video (YouTube o algún otro host de video). Tome el código de inserción del host e insértelo en su presentación.
- Usar atajos de presentación
Shift + F5: comienza desde la diapositiva actual
Número + Intro: mover a una diapositiva en particular
F5 – empezar desde el principio de la presentación
B – muestra una pantalla negra
W: muestra una pantalla blanca
P o tecla de flecha izquierda: se muestra la diapositiva anterior
N o tecla de flecha derecha: pasar a la siguiente diapositiva
Esc: finaliza la presentación de diapositivas
Equipos de Microsoft
Teams se está convirtiendo rápidamente en una herramienta colaborativa de referencia para los equipos. Estos trucos ayudarán a que su equipo se mantenga en movimiento de manera eficiente:
- Trabaja con T-Bot
T-Bot brinda asistencia en cuatro idiomas diferentes: inglés, español, francés y alemán. Encuéntralo en el panel de usuario de Chat a la izquierda y obtén respuestas para las preguntas más frecuentes.
- Llame a un miembro específico del equipo cuando tenga una conversación
Escriba @ y luego el nombre de la persona o la dirección de correo electrónico dentro de una conversación de equipo para notificar a la persona que tiene menciones específicas dentro de la conversación a la que puede responder. El mensaje debe ir a su bandeja de entrada.
- Título de la conversación
Cuando necesite que otros presten atención o desee agregar un poco de estructura, titule el chat con una línea de asunto. Puede agregar un estilo y encabezado diferentes para destacar. Haga clic en el botón del cuadro de redacción (la A con un bolígrafo) y comience el mensaje. Enviar con el avión de papel.
A los equipos les gusta divertirse, y los GIF son una excelente manera de decir lo que quieres decir, de una manera divertida. Puede agregar GIF a la conversación haciendo clic en GIF en la parte inferior de la conversación y buscando el que desee. Una vez que haya seleccionado, haga clic en Enviar.
- Conectar con otras aplicaciones
Hootsuite, Twitter y Zendesk son aplicaciones disponibles que se pueden usar en Teams, junto con otras aplicaciones de productividad como Trello y Bing News. Se pueden conectar con Office 365 Connectors. Haga clic derecho en el canal, seleccione Conectores. Buscar y agregar.
Estos son algunos de los mejores trucos de Microsoft Office que pueden ayudarlo a acelerar su productividad y hacer las cosas sin tomar el camino largo. Ahorrar tiempo puede liberarte a ti y a tu equipo para hacer más cosas por tu negocio, organización o simplemente aumentar tu productividad mientras trabajas. Puede encontrar Microsoft Office en una variedad de lugares, pero el más popular es la versión basada en la nube de Microsoft Office 365, que es una suscripción que le brinda todas las actualizaciones a medida que llegan. También es la más versátil y le permite usar las aplicaciones en todos los dispositivos sin perder nada de su trabajo.
Es hora de trabajar de manera más inteligente y no más difícil. Estos trucos de Microsoft Office lo ayudarán a ubicarse justo donde debe estar: hacerlo.
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