21 consejos, trucos y estrategias de productividad para un enfoque máximo

¿Sabías? Los empleados desconectados le cuestan al mundo 7,8 billones de dólares en pérdida de productividad.

¡Es un número enorme! Además, solo el 21 % de los empleados del mundo estaban comprometidos en el trabajo en 2021. El compromiso afecta la productividad y la productividad afecta lo que podemos lograr.

Si está buscando formas de aumentar su productividad y compromiso, ¡ha venido al lugar correcto! Ya sea que trabaje de forma remota, en un contexto híbrido o en el sitio, aquí hay algo para todos.

En este artículo, veremos 21 consejos, trucos y estrategias respaldados por la ciencia que puede implementar para desarrollar su músculo de productividad y hacer más de lo que ama.

¿Qué es la productividad? (Definición)

La productividad implica la medición de la producción frente a la medición de la entrada. Esto significa que si puede aumentar su producción en relación con su entrada, puede aumentar su productividad.

Para poner el concepto en términos prácticos, si desea producir más productos para vender, deberá aumentar su productividad considerando el costo de los suministros, la eficiencia de las herramientas, su nivel de habilidad y el tiempo que lleva crear. el producto. Cuando la producción de productos creados y vendidos supera la entrada en la creación y venta del producto, en última instancia, aumenta la productividad.

Por supuesto, hay muchos factores involucrados en la mejora de su productividad, incluida la motivación, el compromiso, el cuidado personal y la competencia. ¡Hay muchos consejos y trucos que puede usar para sacar más provecho de su actividad sin agotarse en el camino! Echémosles un vistazo.

¿Cómo se mejora la productividad? 21 consejos, trucos y estrategias

Cree mejores listas de tareas pendientes con el método alfabético

En lugar de averiguar qué hacer en función del tiempo disponible, ¿qué pasaría si cambiara su mentalidad a qué hacer en función de sus habilidades? Esto es lo que nos gusta llamar el Método del Alfabeto, que puede usarse para ayudarlo a enfocar más su energía en trabajar dentro de sus fortalezas.

En el método del alfabeto, así es como clasificas tu trabajo:

• Un trabajo: Cosas en las que eres bueno o te pierdes en el tiempo
• trabajo B: Cosas en las que estás bien, pero no necesariamente en las que eres el mejor
• C trabajo: Cosas que haces en un nivel medio
• trabajo D: Cosas que te cuesta hacer o que tiendes a posponer
• F trabajo: Cosas en las que eres malo o te equivocas a menudo

Para incorporar el Método del Alfabeto en su vida diaria, siga estos pasos:

• Paso uno: Anota todas las tareas que haces cada semana.
• Segundo paso: Clasifique sus tareas con letras del alfabeto, de la A a la F.
• Paso tres: Aprenda cómo su equipo desglosa sus tareas con el alfabeto.
• Paso cuatro: Optimice su lista de tareas para obtener más trabajo de nivel A ajustando o delegando el trabajo de letra inferior entre su equipo con esas fortalezas o limitando su tiempo para hacerlo.
• Paso cinco: Evite hacer el trabajo F delegándolo o contratándolo a alguien capacitado en esta área.

En última instancia, es un cambio de mentalidad. En lugar de preguntar, “¿Tengo tiempo para este trabajo?” ¿Qué pasaría si preguntaras, “¿Es este mi trabajo A?

¡Vea cómo Vanessa Van Edwards pone en práctica el método del alfabeto!

Utilice el Método 5×5 con intención añadida

El Método 5×5 es el proceso de comprender sus objetivos generales y desglosarlos semana a semana y día a día. El Método 5×5 implica:

• Mirando tu semana y determinando las cinco metas principales que quieres lograr
• Identificar cinco tareas que debe completar cada día para cumplir con esos cinco objetivos

Se trata de reducir su enfoque. Sin embargo, cuando agrega el elemento de su intención específica a sus tareas, ¡obtiene aún más beneficios!

El simple hecho de escribir tareas específicas con exactamente dónde, cuándo y cómo las realizará puede aumentar significativamente su productividad. Esto implica lo que los investigadores llaman intención de implementaciónque es esencialmente su plan de acción específico para alcanzar su objetivo.

Por ejemplo, supongamos que tiene el objetivo de escribir un libro. Para agregar intención a tu objetivo, puedes decir: “Escribiré 500 palabras (comportamiento) todas las mañanas a las 7 am (cuándo) desde la oficina de mi casa (dónde) usando Microsoft Word con todas las demás notificaciones desactivadas (cómo)”.

Para ajustar sus tareas o elementos de la lista de tareas pendientes en intenciones específicas, hágase estas preguntas:

• ¿Cuál es el comportamiento/tarea específica que haré hacia mi meta?
• ¿Cuándo haré mi tarea o actividad específica?
• ¿Dónde haré mi tarea o actividad específica?
• ¿Cómo haré mi tarea o actividad específica?

Use el diálogo interno de proceso positivo

Más que un simple diálogo interno positivo, el diálogo interno de proceso positivo ayuda a poner especificidad en torno a lo que desea lograr. Al igual que la intención de implementación, agregar especificidad puede aumentar su motivación. Por ejemplo, en lugar de simplemente decir, «¡Puedo hacer esto!» tu podrias decir, “Puedo lograr [goal] haciendo [behavior] por [time]! ¡Vamos!»

Otras formas de incorporar un diálogo interno positivo en su día incluyen:

• Visualizarse a sí mismo realizando la tarea o logrando su objetivo. ¿Cómo se siente? Su diálogo interno positivo puede sonar como, “Se siente genial ver el impacto que X tuvo en X”.
• Usar el lenguaje «si-entonces» para inspirar impulso. Por ejemplo, podrías decir: “Si puedo terminar este proyecto al final del día, puedo disfrutar el fin de semana largo sin pensar en el trabajo”.

Consejo extra: Cree un tablero de visión para ayudarlo a visualizar sus objetivos y aumentar la motivación.

Divide los grandes proyectos en partes de 20 minutos

Las investigaciones muestran que nuestros cerebros pueden verse abrumados por tareas y objetivos abrumadores, lo que a menudo conduce a la procrastinación. Para reducir la naturaleza abrumadora y la complejidad de los grandes proyectos, divídalos en tareas más pequeñas y realizables. Para hacer esto, siga estos pasos:

1. Visualiza tu proyecto terminado. Escriba cómo se ve el éxito, qué problema quiere resolver y el propósito final de su proyecto.
2. Trabaje hacia atrás desde su visión y categorice su éxito previsto en cubos separados. Esto podría incluir las herramientas necesarias, el apoyo interno y externo, el presupuesto, etc.
3. Debajo de cada categoría, anote cada tarea que llevará hasta 20 minutos completar para alcanzar el objetivo de la categoría.
4. Revise sus listas de tareas y determine y priorícelas en función de la urgencia y la importancia.
5. Trace sus tareas en un calendario dentro de su período límite. Ajuste según sea necesario para tener en cuenta los retrasos o cambios en el camino.

Consejo extra: Una forma de superar los obstáculos es hacer el mismo ejercicio, excepto visualizar el peor escenario posible antes de la fecha límite. Imagina el día e imagina pensar en tus tareas. Haz preguntas como, “¿Con quién me comuniqué mal? ¿Qué faltaba en el presupuesto? ¿Qué herramientas necesitaba? De esta manera, puede planificar con anticipación y sentirse preparado y proactivo.

Bloquea el tiempo de tu calendario

El bloqueo de tiempo consiste en tratar su tiempo como un presupuesto y bloquear períodos de tiempo durante todo el día para sus actividades y prioridades. Al igual que presupuestar su dinero y nombrar cada dólar, el bloqueo de tiempo le permite dar intención a cada hora de su día, incluso si esa hora es para descansar. Es una excelente manera de comprender su verdadera capacidad, así como lo que puede necesitar decir. No a.

Hay varias aplicaciones gratuitas y de pago que puede usar para bloquear el tiempo, incluido Google Calendar o incluso un planificador diario físico. Para iniciar el bloqueo de tiempo, siga estos pasos:

• Haz una lista de todas tus prioridades y metas relacionados con varias áreas de su vida, incluyendo personal, trabajo, familia, amigos, espiritual y pasión.
• Listar todas las actividades y tareas necesario para lograr esas metas y prioridades (¡no olvide incluir descanso y diversión!).
• Clasifique su lista por importancia (tenga en cuenta que la importancia puede cambiar semanalmente).
• Calcula cuánto tiempo necesitas o quieres dedicar a cada tarea o actividad semanal. Por ejemplo, es posible que desee dedicar 30 minutos diarios a hacer ejercicio.
• Establecer un «bloqueo de citas» de prioridad durante una o dos horas todos los días de la semana cuando se sienta más concentrado o con más energía.
• Nombra tus bloques de citas prioritarios con las actividades o tareas en la parte superior de su lista.
• Complete el resto de su semana durante todas tus horas de vigilia con el resto de tus actividades. ¡Asegúrese de incluir viajes al trabajo, comidas y descansos, no solo todas sus cosas de trabajo! Sus bloques de tiempo pueden variar de 15 minutos a 1 hora, pero trate de mantener estos bloques enfocados en una o dos actividades específicas a la vez.

Para cuando termines de bloquear el tiempo en tu calendario, debería estar lleno de todas las cosas para las que has presupuestado tiempo. Al bloquear tu tiempo, debes sentir una sensación de libertad para concentrarte en lo que es más importante.

Los trucos de productividad como el bloqueo de tiempo son una excelente manera de mejorar su rendimiento. Consulte este recurso para obtener más consejos sobre cómo mejorar su rendimiento.

Evite el cambio de tareas y el cambio de contexto (también conocido como multitarea)

¿Sabías? ¡La multitarea, o lo que podría llamarse mejor cambio de tarea o cambio de contexto, puede reducir su productividad en un 40 %! Resulta que lo que se pensaba que era un truco de productividad en realidad no lo ayuda a hacer que las cosas avancen más rápido, especialmente cuando está tratando de hacer un trabajo enfocado.

Esto no quiere decir que algunas actividades relativamente “sin sentido” no se puedan realizar junto con otras, como escuchar un podcast mientras se conduce al trabajo, por ejemplo. Pero si está tratando de hacer un trabajo enfocado y hacer que las cosas avancen, es mejor evitar la multitarea.

Bloquear su calendario es solo una excelente manera de evitar el cambio de tareas, pero también hay otros trucos que puede probar. Aquí hay algunos otros:

• Mantenga su teléfono en la otra habitación durante el trabajo concentrado o desactivar las notificaciones. Al reducir la cantidad de veces que revisa su teléfono mientras intenta concentrarse, ¡puede ahorrar horas perdidas en la distracción!
• Establecer un bloque de tiempo específico para responder a los correos electrónicos y apague su aplicación de correo electrónico o notificaciones cuando su tiempo no esté dedicado al correo electrónico.
• Configura dos usuarios en tu computadora—uno para el trabajo y otro para el juego. De esta manera, solo se permite acceder a sus aplicaciones de trabajo durante el trabajo y a sus aplicaciones divertidas durante el juego.
• Establezca controles parentales en usted mismo. ¿Hay aplicaciones o sitios web a los que se siente tentado a visitar durante su jornada laboral cuando está distraído? Use controles parentales para mantenerse concentrado y fuera de las redes sociales o ciertos sitios de compras que le gusta navegar.
• Utilice un temporizador para sprints de trabajo enfocados. ¿Necesita enviar un correo electrónico a un cliente importante que ha estado postergando? Establezca un tiempo para un sprint de 20 minutos centrado únicamente en un objetivo específico. Este es esencialmente el método Pomodoro en acción. ¡Tener la presión externa del cronómetro puede ser motivador!

Crea un ambiente libre de distracciones

Aumentar su eficiencia incluye más que configurar trucos para evitar el cambio de tareas y la multitarea. También incluye crear y trabajar en un entorno en el que pueda hacer su mejor trabajo.

Es útil configurar su escritorio, pantalla de inicio y escritorio, haciendo que las funciones, aplicaciones y herramientas…