18 consejos de correo electrónico profesional para crear su próximo correo electrónico (¡con plantillas!)

Cada segundo que pasa, se envían y reciben más de 3 millones de correos electrónicos. Entonces, si desea escribir un correo electrónico profesional notable (¡que se destaque!), Esta guía es solo para usted.

Escribir un correo electrónico profesional de la manera correcta tiene beneficios increíbles:

• Obtenga sus correos electrónicos abiertos, leídos y respondidos más rápido
• Se mas carismático (sí, definitivamente podemos hacer esto por correo electrónico)
• Construya su credibilidad profesional enviando correos electrónicos claros y concisos

Mira mi video sobre los mejores consejos de correo electrónico:

¡Vamos a sumergirnos!

18 consejos para crear el correo electrónico profesional perfecto

tengo unos geniales plantillas de correo electrónico caídas a continuación, pero quiero comenzar con los 18 consejos para crear un excelente correo electrónico.

#1: No abuses de la palabra URGENTE

Esto es URGENTE, lo necesito lo antes posible. Es SUPER IMPORTANTE porque estoy escribiendo en mayúsculas.

Cuando veo ‘URGENTE’ en el asunto de un correo electrónico, mi corazón comienza a acelerarse. Pienso en cosas realmente urgentes como el derramamiento de sangre o caerse de un precipicio o la caída de Youtube, ya sabes, las cosas realmente serias.

Si abusa de LO ANTES POSIBLE y URGENTE corre el riesgo de que la gente le tome menos en serio cuando es de hecho urgente en la línea. No seas como el niño que gritaba lobo.

Llevar: No utilice lo antes posible, URGENTE, IMPORTANTE a menos que sea realmente lo antes posible, URGENTE o IMPORTANTE.

#2: Si es más largo que tres párrafos, DETÉNGASE

“Cómo escribir un buen correo electrónico: 1. Escriba su correo electrónico 2. Elimine la mayor parte 3. Envíe”.

— Dan Munz

Si cree que su correo electrónico es demasiado largo, ¡en realidad podría serlo! Si puede ahorrarle tiempo a alguien al hacer que su correo electrónico sea más corto, lo apreciarán diez veces más que tener que leer un correo electrónico largo (¡es probable que los ignoren o los guarden para más adelante!).

Llevar: Si su correo electrónico tiene más de tres párrafos, considere llamar. O tal vez hablar en persona. Incluso podría ser más fácil configurar una videollamada, especialmente si eres parte de un equipo virtual. Hagas lo que hagas, ¡evita escribir una novela en tu correo electrónico!

#3: Iniciar nuevas cadenas

¿Alguna vez ha recibido un correo electrónico en el que el asunto está lleno de reenvíos y respuestas? ¿O alguna vez ha estado en una cadena de correo electrónico que tiene 48 subprocesos y no tiene nada que ver con el tema o la pregunta original?

¡Paremos la locura! Si estás en una cadena que no tiene que ver con el tema original, o se ha desviado tanto que no tienes idea de dónde empezaste… entonces es hora de comenzar una nueva cadena. Todos los del hilo te lo agradecerán.

Llevar: No permita que sus cadenas de correo electrónico duren para siempre. Un buen correo electrónico siempre debe ser retirado.

#4: Usa una jerarquía de hechos

Este es mi consejo súper avanzado para habilidades excepcionales de correo electrónico. Ponga siempre la idea más importante arriba. En el mejor de los casos, la gente hojea sus correos electrónicos. En el peor de los casos, no terminan de leerlos. No entierres tu plomo. Si tiene una gran pregunta o una gran idea, colóquela en la parte superior para que tenga más posibilidades de que alguien realmente la vea. Este es solo uno de los muchos errores de correo electrónico que puede cometer, pero es el más importante para aumentar su tasa de respuesta.

Llevar: Saca a la luz tu gran idea lo antes posible.

#5: Contenga su emoción

Las emociones pueden destruir la credibilidad de su correo electrónico. Y puede ir de dos maneras.

Los correos electrónicos demasiado emocionados pueden volver loca a la gente:

• Signos de exclamación cuádruples (!!!!)
• 5 caritas sonrientes (:D 😀 😀 😀 :D) y
• 3 corazones (♥♥♥) después….

… y su crédito de correo electrónico está en cero. Me encanta la emoción, pero no te emociones demasiado… especialmente con los emojis. También desea evitar los correos electrónicos emocionales. Esto es cuando estás enojado, molesto o irritado y envías un correo electrónico a todos con algo un poco desagradable. Te prometo que te arrepentirás.

Llevar: Si su corazón late con fuerza mientras escribe un correo electrónico, DETÉNGASE. Tómese un descanso y luego vuelva a revisar el correo electrónico en 24 horas.

Nota al margen: Con respecto a los emojis, ¡está bien lanzar uno o dos emoji a amigos más familiares y relaciones más cercanas! los uso escasamente porque usarlos demasiado podría evocar malos recuerdos de la escuela secundaria para el destinatario del correo electrónico. =)

#6 Agregue la dirección al final

Aquí hay un gran error de novato. Abres un correo electrónico y empiezas desde arriba. Para: Asunto: Mensaje. ¡Equivocado! Siempre agregue la dirección al final. Nunca se sabe cuándo ese molesto botón de envío cobra vida propia.

#7: Termine con una llamada a la acción

Como lector al final de un correo electrónico, tiene dos opciones: Responder o ignorar. Como remitente, siempre desea que respondan. La mejor manera de aumentar sus tasas de respuesta es terminar siempre su correo electrónico con una llamada a la acción. Si realmente quieres ponerte elegante, puedes negrita…

Llevar: ¿Qué es lo único que necesita que hagan, respondan o pregunten? Termine con esto para que sea más fácil para ellos responder.

#8: Use TextExpander (o una herramienta similar)

¿Alguna vez has oído hablar de una herramienta como TextExpander?

Esta herramienta puede permitirle crear mensajes con plantillas para llevar sus correos electrónicos al siguiente nivel.

Ya sea que esté enviando un correo electrónico a:

• Responder a un ticket de soporte
• Responder a alguien que solicita una actualización
• Actualiza a tus compañeros de trabajo sobre la agenda semanal
• Enviar un correo electrónico de agradecimiento

…O cualquier correo electrónico que envíe regularmente, este es un gran ahorro de tiempo.

Así es como funciona: simplemente escriba una palabra clave para que su mensaje preescrito aparezca mágicamente.

Por ejemplo, escriba «;caliente» para que aparezca su respuesta cálida:

«¡Hola!

Muchas gracias por escribirnos. Le agradezco que se haya tomado el tiempo para pensar en esto. Esto es lo que creo que deberíamos hacer…”

Todo eso podría aparecer cuando escribo «; cálido». O, para un agradecimiento más cercano, puede guardar una palabra como «gratitud» y hacer que aparezca un mensaje como este:

“¡Estoy tan agradecida por su correo electrónico!

Recuerde, aquí hay un resumen de cómo prepararse para nuestra próxima videollamada…”

Por cierto, tenemos un capítulo completo sobre señales verbales en nuestro último libro y cómo puede usar palabras para crear una mejor impresión en el trabajo.

#9: Elija su modo con cuidado…

¡El correo electrónico no es tu única opción! De hecho, el correo electrónico es solo la mejor opción para ciertas situaciones. También puede mejorar el correo electrónico.

Antes de siquiera considerar enviar un correo electrónico, vea si es el mejor modo de comunicación. ¿Debería transmitir su mensaje en persona, a través de un mensaje de voz, una llamada telefónica, un chat o una videollamada? O mejor aún, ¿debería agregar un video? Los correos electrónicos con video son lo nuevo…

Aquí están las «reglas generales» de mi canal:

• 1 oración → charlar: Si está escribiendo un correo electrónico que es solo una oración, considere chatear con la persona.
• 3 párrafos → Llamada telefónica, voxer o video email. Si está escribiendo más de 3 párrafos, considere una llamada telefónica, un voxer o un correo electrónico con video bomba bomba.
• Más de 5 preguntas → Videollamada. Si está haciendo más de 5 preguntas en un correo electrónico, considere hacer una videollamada para que puedan discutir y desarrollar las respuestas.

Línea de fondo: ¡A veces el correo electrónico es genial! Y a veces no es su mejor primera opción.

#10: Escribe una gran línea de asunto

¿Sabías que una sola palabra puede hacer o deshacer tu correo electrónico? Según Quicksprout, ¡la diferencia de una palabra en el asunto de un correo electrónico cambió la tasa de clics de los visitantes en un 46 %!

Para crear una gran línea de asunto de correo electrónico, los grandes redactores utilizan un método llamado las «cuatro U»:

• Único.
• Ultraespecífico.
• Urgencia.
• Útil.

Único las líneas de asunto son antiaburridas y divertidas, como: “Se busca: Mi porción de pizza perdida. Recompensa en efectivo: Opcional.” o «Sucede mañana… nuestra reunión».

Ultraespecífico las líneas de asunto van directamente al grano: «Aquí está el informe financiero del segundo trimestre de 2020» y «Fecha de vencimiento actualizada para el calendario editorial».

Urgente las líneas de asunto son impredecibles (hablaré más de eso más adelante). Es mejor evitar el uso de palabras de urgencia a menos que su correo electrónico sea realmente importante.

Útil las líneas de asunto contienen lo que su audiencia encontrará útil. Esto se remonta a conocer a su público objetivo: ¿qué considerarán beneficioso para ellos?

Consejo profesional: El usuario gamasco de Reddit menciona un gran consejo que puede usar en su próximo correo electrónico. Indique claramente lo que desea en la primera línea de su correo electrónico, y solo proporcione el contexto en el cuerpo del correo electrónico. Por ejemplo, puede tener una línea de asunto, «Aquí está el nuevo artículo sobre amistad, edítelo» con los detalles en el cuerpo. ¡Esto ayuda a ahorrar tiempo y carga cognitiva al ir al grano!

#11: Saluda a tu destinatario

Esta es la primera cosa en el cuerpo del correo electrónico, y algo que mucha gente olvida. Al escribir un correo electrónico comercial, es importante incluir siempre un saludo, como si saludara a alguien por primera vez. Estos son algunos ejemplos comunes:

¡Asegúrate de escribir bien! Siempre presiono el archivo cuando alguien deletrea mi nombre Vannessa. O me llama Victoria, sucede semanalmente. Sí, en serio.

#12: Elige tu tono y plantilla

Hay 2 formas diferentes de abordar el correo electrónico de su empresa: informal y formal. Si adopta el enfoque informal, puede establecer una relación más rápida. Si te vuelves formal, estarás más seguro pero manteniendo esa barrera.

El tono que elija depende de la cultura de su empresa y de con quién esté hablando. Si se trata de un amigo/vecino/compañero de trabajo cercano, probablemente puedas salirte con la tuya con el enfoque informal. Si es su jefe, supervisor o gerente de contratación, bueno…

«¡Que pasa hermano! ¿Cómo va el trabajo hoy? no suena tan bien, a menos que ustedes dos sean mejores amigos. Intente usar estas frases en su correo electrónico para elegir un tono informal o formal:

CasualFormal¿Cómo te va? ¿Cómo estás? ¡Hola John! Querido John: ¿Quieres almorzar juntos? ¿Te gustaría almorzar alguna vez? ¡Terminé el proyecto! El proyecto se completó. Te enviaré el artículo lo antes posible. el artículo tan pronto como sea posible. ¡Estoy tan feliz de conocerte! Estoy feliz de conocerte.

Dado que el cuerpo del mensaje es la mayor parte de su correo electrónico, también he creado plantillas de correo electrónico profesionales y ejemplos que puede usar, ya sea una oferta de trabajo, una carta de renuncia, un correo electrónico de disculpa y más (más sobre esto más adelante).

# 13: cerrar sesión

Esta es la última parte de su correo electrónico escrito donde firma con un comentario de cierre. ¡La firma debe concluir su mensaje y, en su mayor parte, terminar con una nota alta!

Estos son algunos ejemplos de firmas de correo electrónico comunes que puede usar:

#14: Incluye una firma de correo electrónico profesional

Una firma sorprendente es la última oportunidad que tiene de causar una impresión duradera. Puede optar por cerrar la sesión simplemente escribiendo su nombre (es decir, Vanessa Van Edwards), pero carece de un cierto carácter único. factor que puede tener una firma.

Puede hacer todo lo posible con su firma: he visto tantas firmas de correo electrónico elegantes que parecen asombrosocomo esta firma animada de Jennifer Jones:

Llamativas fotos, gifs y ¿¡chocolate!? Se ve increíble, pero muchos servicios de correo electrónico pueden simplemente enviarlo como un archivo adjunto o bloquearlo por completo, ya que ocupa una gran cantidad de espacio valioso de correo electrónico.

En cambio, mi mejor consejo para las firmas de correo electrónico es: ¡Mantenlo simple! Sin imágenes, texto sin formato, al grano.

Tener una firma de correo electrónico excelente y simple lo hace memorable y se ve profesional. Puede ser tan simple como su nombre completo y cargo:

O puede agregar enlaces para promocionarse y demostrar que tiene/está trabajando para una empresa de confianza…