¿Temes las reuniones? Es posible que esté cometiendo uno de los 7 errores principales en las reuniones. ¡No te preocupes! Voy a repasar cada uno de los 7 errores de reunión y le daré 7 soluciones fáciles de reunión.
La gente de negocios tiene muchas reuniones. Tantas, de hecho, que para cuando termines de leer esta frase habrán comenzado 8.000 reuniones en Estados Unidos. Para muchos de nosotros, la idea de asistir (o peor aún, alojamiento) un encuentro es suficiente para infundir miedo en nuestros corazones. Para otros, son solo un aburrimiento que absorbe el tiempo. De hecho, una encuesta de trabajadores estadounidenses citó «demasiadas reuniones» como la mayor pérdida de su tiempo.
Las reuniones mal hechas pueden ser aburridas, consumir mucho tiempo e increíblemente improductivas, lo que no solo es frustrante para todos los involucrados, sino que también es extremadamente costoso para una empresa.
Las reuniones improductivas desperdician más de $ 37 mil millones por año solo en los EE. UU.
¡Y hay tantos tipos diferentes de reuniones! Desde reuniones de personal hasta grupos de trabajo, tormentas de ideas y reuniones ceremoniales, necesita saber cómo tener una mejor reunión.
Tenemos que mejorar la forma en que hacemos las reuniones. Esto significa crear un plan de acción para la reunión.
¡Finalmente es hora de decir adiós a las terribles reuniones y marcar el comienzo de una nueva forma de hacer las cosas!
Es por eso que he reunido Reuniones 101.
Antes de la reunión
Valorar el motivo de la reunión.
Las reuniones deben centrarse en la toma de decisiones importantes e involucrar la resolución de problemas o discusiones profundas. Con demasiada frecuencia, las reuniones se utilizan para compartir información de rutina con un equipo. Piénsese, ¿puede comunicar efectivamente esta información en un correo electrónico? Si es así, haz eso. Va a ahorrar tiempo, y tu equipo te lo agradecerá.
Considera todo lo que necesitas llevar contigo.
No se presente a una reunión con las manos vacías, particularmente si usted es el anfitrión de la reunión. Como mínimo, necesitará sus notas sobre lo que desea discutir y lograr. Pero también necesitas lápiz y papel para que puedas anotar cualquier cosa importante.
También vale la pena considerar si necesita alguna documentación para compartir con los asistentes, como:
- Datos y estadísticas
- Gráficos e informes
- planes de ventas
- Planes de producción
- Actas de reuniones anteriores
Todo esto variará de una industria a otra, e incluso de una empresa a otra, o de un equipo a otro, pero se entiende la esencia general.
Que todos conozcan la agenda.
Si decide que necesita realizar la reunión, aún deberá enviar un correo electrónico con los objetivos que ha establecido. Permitir que todos los asistentes sepan exactamente lo que desea lograr y hablar ayudará a todos a mantenerse enfocados en los asuntos en cuestión.
Solo alrededor del 37 por ciento de las reuniones en los EE. UU. usan agendas, a pesar de que mejoran en gran medida la productividad.
Además, un estudio pionero en el campo de la psicología sugiere que las agendas deben discutirse al principio y las áreas de importancia deben tratarse primero para mantener todo súper enfocado.
Invita a las personas que necesitan estar allí.
Es una pérdida de tiempo y de poder de la gente traer personas a la reunión que no necesitan estar allí. Considerar quién se beneficiará de la reunióny quienes son los expertos que necesidad estar allí e invitar a los asistentes en base a esto.
Algunos estudios sugieren que hasta el 71 % de los altos directivos consideran que las reuniones son improductivas e ineficientes, y que invitar a las personas equivocadas puede ser una de las principales razones para ello.
Cíñete a la “regla de las dos pizzas”.
El CEO de Amazon, Jeff Bezos, comenzó esto como una idea. Lo aplicó a los equipos en general, aunque también puede funcionar para reuniones.
Si necesitas más de dos pizzas para alimentar a todos, hay demasiada gente.
¿Has escuchado la frase demasiados chefs estropean el caldo? Es cierto. Los estudios han demostrado que por cada persona de más de siete miembros en un grupo, la eficacia de la toma de decisiones se reduce en aproximadamente un 10 por ciento. ¡Eek! Además, cuanto más grande es el grupo, más comportamiento contraproducente y agresión interpersonal se produce.
Las razones de esto son bastante claras: cuanta más gente, más discusión se necesita, más desacuerdos ocurren y más tensiones aumentan.
Si es una regla lo suficientemente buena para Jeff Bezos, es una regla lo suficientemente buena para nosotros.
Piense un poco en la planificación física de la reunión.
La investigación ha demostrado que diseñar su reunión para considerar el nivel de ruido, la iluminación y los refrigerios puede mejorar la percepción de la calidad de la reunión. ¿Quién quiere una reunión durante el almuerzo sin comida? ¿O una reunión a primera hora de la mañana sin café de barril?
Hacer que los asistentes se sientan cómodos significará que es más probable que presten atención y participen, y será una experiencia más cómoda para todos.
Agregar refrigerios en particular puede ayudar a que su reunión sea una ocasión social agradable, en lugar de una actividad a la que todos deben obligarse a asistir. Eso puede convertirlo en una gran oportunidad para la creación de equipos y la creación de redes.
Considere su presentación.
¿Va a utilizar una presentación por computadora durante su reunión? ¿O tal vez solo usará un rotafolio o una pizarra?
Ya hemos cubierto algunas ideas geniales que mejorarán radicalmente su presentación. Pero la versión con viñetas es asegurarse de que se mantenga concisa, que esté diseñada de manera simple, que no sea demasiado detallada y que se entregue con confianza.
Además, las personas absorben la información mucho más fácilmente si se presenta visualmente. Esto significa que el uso de imágenes, diagramas, gráficos, etc., ayudan a transmitir su punto. Sin embargo, no exageres, solo lo suficiente como para cada imagen presenta claramente su punto.
Bonificación: elija las herramientas adecuadas para reuniones en línea.
Puede ser difícil transmitir su mensaje si está en línea. Si tiene dificultades para obtener lo mismo para su audiencia de las reuniones físicas, es posible que deba considerar las herramientas de reunión para agregar ese extra atracción sexual.
Aquí hay una lista de herramientas que puede considerar, cortesía de Product Hunt:
- Calificar la reunión ayuda con la programación y la recopilación de comentarios después de cada reunión
- Hugo convierte tu calendario en una herramienta colaborativa para tomar notas
- Navigator crea un espacio de trabajo colaborativo para cada reunión
- Jottie lleva la toma de notas, las listas de tareas pendientes y la toma de decisiones a las reuniones
- Tooqan recopila comentarios honestos posteriores a la reunión de los asistentes
- Telar mata la reunión
- Veed es una alternativa a Loom que graba tu pantalla y cámara web una al lado de la otra
- Range visualiza el standup diario de su equipo de forma asíncrona en Slack
- Meetingbird significa que puede evitar el ir y venir al programar una reunión
- Y cuando esté atrapado en una reunión dolorosa, use Devolución de llamada para simular una «llamada de emergencia».
Piense en las herramientas como ayudantes: asegúrese de que su reunión sea sólida y no simple antes de agregar herramientas. Recuerde: una buena herramienta no puede salvar una mala reunión.
Durante la reunión
Anime a todos a contribuir:
Un metanálisis de 200 estudios sobre la psicología de las reuniones sugiere que los empleados de alto nivel usan las reuniones como una forma de establecer metas, obtener retroalimentación del equipo y ayudar a las personas a comprender los problemas en el trabajo.
Es vital que todo su equipo contribuya a la discusión y la planificación.
Es posible que te estés perdiendo información crucial sobre una situación en desarrollo, o que pierdas información valiosa, si la mitad de tu equipo está sentado en silencio detrás del escritorio en lugar de expresar sus opiniones.
Haga una broma o dos.
Al igual que cualquier otra área de la vida, la risa puede hacer que las experiencias sean más positivas. Usar el humor en las reuniones puede fomentar una mayor participación del equipo y mejorar las habilidades creativas para resolver problemas.
Como era de esperar, si las personas disfrutan de la reunión, es más probable que tenga un efecto positivo en el equipo en general.
Si le preocupa no ser lo suficientemente divertido, consulte nuestro artículo sobre cómo ser divertido para obtener algunos consejos y trucos.
Sea consciente de su lenguaje corporal.
Esto es particularmente importante si está presentando la reunión, pero también si es un asistente. Un lenguaje corporal abierto y comprometido te ayudará a parecer (¡y sentirte!) más comprometido y facilitará que otros reaccionen a tus palabras de manera positiva.
Algunas cosas a considerar incluyen:
- La posición de tus brazos: a tu lado es menos amenazante, mientras que cruzar los brazos puede dar una sensación de distancia/cerradura.
- Contacto visual: tómese el tiempo para asegurarse de haber hecho contacto visual con cada miembro del grupo, para que todos se sientan más comprometidos con lo que está diciendo.
- Tu voz: no demasiado fuerte para que suene autoritario, ni demasiado baja para que suene como si te faltara confianza. Es un equilibrio cuidadoso, pero verá una mejora en sus reuniones si puede mostrarse seguro y accesible.
Que sea breve.
La reunión promedio dura de 30 minutos a una hora, pero nuestra capacidad de atención está más cerca de los diez o quince minutos. No solo es más agradable para todos si las reuniones son más cortas, sino que nos resulta más difícil absorber información si estamos abrumados.
Nueve de cada 10 personas sueñan despiertas durante las reuniones.
Y, lo que es peor, ¡el 73 por ciento de las personas en una reunión están trabajando en otras cosas!
Todo el propósito de una reunión se pierde si las personas no obtienen valor de ella. Y es posible que literalmente estés quemando dinero (¡y tiempo!). Mirar por la ventana y pensar qué elementos necesitarías para sobrevivir a un apocalipsis zombie puede ser divertido, pero ciertamente no es productivo.
Sin embargo, esto se puede evitar (soñar despierto, no el apocalipsis zombie) manteniendo todo breve, simple y directo al grano. Esto significa que todos pueden volver a sus escritorios y es más probable que hayan absorbido los puntos clave de la reunión.
Sea discreto.
Este es el momento de sacar lo mejor de sus habilidades con las personas. Las reuniones a menudo se tratan de manejar situaciones difíciles: tal vez negociar una venta con un cliente desafiante, manejar un conflicto entre dos empleados o incluso despedir a alguien.
Deberá abordar estas situaciones con cuidado y tacto.
Puede hacer esto sacando a relucir sus mejores habilidades de gestión de personas, como sus técnicas de persuasión y habilidades carismáticas, y pensando cuidadosamente en la situación a medida que avanza en la reunión.
Evita quejarte.
Esto no solo significa tú no debe quejarse, sino también redirigir miembros del equipo que se quejan. Una vez que empiezas a quejarte, creas una atmósfera de desesperanza. Por lo tanto, los gerentes deben apresurarse a alejar la conversación de esto.
Escuchar quejas regulares está relacionado con la depresión y la ansiedad, particularmente en un lugar de trabajo donde se espera que contengas las emociones y evites explotar. En cambio, aliente a los empleados a expresar sus inquietudes de una manera más productiva, como un correo electrónico después de la reunión como parte del proceso de retroalimentación.
Manténgase enfocado y comprometido
¿Recuerdas la agenda que escribiste antes de la reunión? Apégate a ello. Podría tener una copia impresa y sobre el escritorio si cree que podría ayudarlo a mantenerse encaminado. Esta es la mejor manera de asegurarse de que la reunión sea efectivo y cumple con su propósitoy se asegura de que todos se mantengan motivados.
Los gerentes deben prepararse para identificar cuándo la conversación se desenfoca y redirigirla cuando sea necesario (una habilidad que podría haber encontrado durante la capacitación en liderazgo).
Lo sabemos, a veces es más fácil decirlo que hacerlo. Pero…