¡Muy pocas personas necesitan convencerse de que la gestión del tiempo es algo bueno! Al igual que con tantas otras cosas, fortalecer los músculos de la gestión del tiempo requiere práctica e intencionalidad, pero es posible.
Llegando con consejos de expertos es Jenny Blake. Jenny es una autora y presentadora de podcasts a la que le encanta ayudar a los equipos a pasar de la ficción al flujo. Su tercer libro, Tiempo libre: Olvídese del trabajo pesado, ame su negociose trata de crear oportunidades liberando tiempo.
¿Qué son las técnicas de gestión del tiempo?
Las técnicas de gestión del tiempo son las herramientas que las personas utilizan para maximizar la eficacia de su tiempo. La administración del tiempo puede ayudarlo a mejorar la productividad y lograr más en un período de tiempo determinado.
Algunos ejemplos de técnicas de gestión del tiempo son:
- Minimizar las distracciones
- La Técnica Pomodoro
- Tener tiempo ininterrumpido para concentrarse en el trabajo
- Organizar tu lista de tareas pendientes
¡Hablaremos de todo esto en un momento!
¿Por qué son importantes las habilidades de gestión del tiempo?
Las habilidades de administración del tiempo son esenciales, ya que pueden ayudarlo a lograr más en un día, ser intencional al gastar su tiempo y mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida.
La gestión del tiempo es la disciplina de usar su tiempo con cuidado y mejorar la productividad a través de procesos de trabajo mejorados.
15 consejos para una gestión eficaz del tiempo
Piense estratégicamente sobre cómo mejorar su gestión del tiempo. Esto puede significar que ambos logran un buen enfoque mientras trabaja para que su tiempo se use de la manera más efectiva posible y encuentre formas de ahorrarse pequeños momentos a lo largo del día para recuperar esos momentos preciosos.
¡Aquí hay 15 consejos sobre cómo hacerlo!
#1 Identifica tu hora dorada
La hora dorada es un término que se usa a menudo en fotografía y cine. Es la última hora del día cuando la luz se vuelve suave pero aún vibrante, y la gente mira asombroso en cámara Además, los gaffers, los expertos en iluminación, no necesitan tanto trabajo para obtener «la toma».
Aquí hay un ejemplo de cómo se ve la hora dorada en la cámara.
Cuando trabaja, la hora dorada es el bloque de tiempo, a menudo de dos a tres horas, cuando hace su mejor trabajo. Eres el más centrado, creativo y energizado. Aquí hay algunos horarios esperados de la Hora Dorada:
- The Early Bird (4 am-7 am): a este tipo de persona le encanta despertarse antes del amanecer y comenzar a trabajar antes que los demás. Prosperan sabiendo que lograron lo que tenían que hacer y tienen el resto del día por delante.
- El búho nocturno (11 p. m.-2 a. m.): similar al pájaro madrugador, a este tipo le gusta trabajar cuando está tranquilo, pero esta vez cuando la mayoría de la gente ha comenzado a dormir.
- El atleta de la tarde (11 a. m. a 2 p. m.): esta persona necesita un poco de tiempo para alcanzar su capacidad total por la mañana, pero una vez que ha comido algo y ha terminado su rutina matutina, está lista para entrar en acción.
No hay un bien o un mal. Cada persona tiene ritmos circadianos únicos que les dan su hora dorada.
Entonces, ¿cómo encuentras tu hora dorada?
Durante la próxima semana, preste atención a cuándo se siente con más energía y concentración. Pregúntese si hay momentos en los que es más probable que se distraiga o momentos en los que se siente productivo. Esto te ayudará a identificar tu hora dorada.
Puede ser fácil pasar sus mejores horas mientras está sentado en reuniones o revisando el correo electrónico.
Una vez que sepa cuándo es su hora dorada, apague sus notificaciones, guarde sus correos electrónicos para más tarde y trabaje para encargarse de las tareas más importantes.
Consejo profesional: Si trabaja como parte de un equipo, especialmente si es un líder de equipo, pregunte a los miembros de su equipo cuándo es su hora dorada. De esta manera, puede planificar estratégicamente las reuniones en los momentos ideales para todos los involucrados.
Paso de acción: Si trabajas en una empresa, habla con tu jefe y dile cuándo es tu hora dorada. Explícales que quieres contribuir con tu mejor trabajo y que este lapso de tiempo es cuando puedes lograrlo.
Pregunte si sus reuniones uno a uno se pueden sacar de su hora dorada y vea si está bien que desactive las notificaciones durante este tiempo.
#2 Evita el tiempo de confeti
Es fácil que su día se convierta en “confeti de tiempo”. Esto fue cuando su día se rompió por reuniones y pequeñas tareas que no podía alcanzar un estado de flujo productivo.
Una forma de evitar el confeti de tiempo es programar bloques DNS (No programar) en su calendario. Hacer esto incluso una o dos veces por semana puede ayudarlo a sentirse menos agotado y hacer más cosas.
Una vez que haya programado su DNS, ¡recuerde respetarlo! Puede haber ocasiones en las que necesite programar algo durante esta ventana, pero lo mejor que pueda, mantenga este tiempo libre de reuniones y priorice la realización de tareas más grandes.
Si tiene un jefe, es posible que deba consultar con él sobre esto. ¡Hágales saber que su objetivo con este DNS es hacer más de su trabajo! Lo más probable es que su gerente responda positivamente una vez que se dé cuenta de que quiere dar lo mejor de sí al equipo y contribuir con un gran trabajo.
Consejo de acción: Cree al menos un espacio DNS recurrente semanal de dos horas en su calendario.
En su calendario, nombre el bloque DNS algo como:
- trabajo profundo
- tiempo de enfoque
- Ventana de productividad
- Haciendo cosas
Si sus colegas o clientes pueden ver su horario, puede elegir que el nombre no se muestre públicamente. Les basta saber que el tiempo está dicho.
#3 Audita tu horario
Deténgase y revise su horario: ¿cómo se está utilizando su tiempo?
Con el tiempo, puede ser tan fácil darse cuenta de que su agenda se ha llenado y desordenado. Puede haber citas y proyectos a los que te aferres por costumbre. Cuando esto sucede, es posible que estés minimizando tu capacidad de ser tanto creativo como productivo.
También puede ser fácil decir «sí» a las reuniones dentro de semanas sin darse cuenta de que realmente no puede asistir a esa reunión.
Si alguien le pide programar una reunión con usted, antes de responder, deténgase y hágase dos preguntas:
- «¿Me habría comunicado de manera proactiva con esta persona para sugerir esta reunión?»
- «Si esta reunión estuviera programada para mañana, ¿aún diría que sí?»
Las respuestas a estas dos preguntas le darán mucha información sobre cómo se siente con respecto a esta cita.
Si tenía en mente comunicarse con la persona y programar la misma reunión, es probable que también la vea como una reunión necesaria. ¡Anímate y añádelo a tu calendario!
Considere cómo se sentiría al respecto si esa reunión estuviera programada para hoy. ¿Todavía quieres hacerlo? ¿Eres un poco más vacilante y realista acerca de lo que tienes la capacidad? Esta es una visión mucho más realista de cómo se sentirá el próximo mes cuando llegue el momento de ese compromiso.
Paso de acción: Si trabaja en una empresa, puede ser un desafío eliminar responsabilidades de su lista de tareas. Sin embargo, eche un vistazo a su horario y piense en cuáles serían sus deberes ideales.
Luego, programe una reunión individual con su gerente y hágale saber cuáles de sus tareas actuales le encantan y le gustaría hacer más y cuáles de sus responsabilidades lo agotan que en cambio se quitaría del plato en los próximos dos años. meses.
Si está haciendo más del trabajo que disfruta, lo más probable es que su trabajo sea de mayor calidad. ¡Es un ganar-ganar para usted y su gerente! ¿Quieres una manera fácil de descubrir en qué eres bueno? Lo tenemos cubierto: deje de hacer su lista de tareas pendientes e intente esto en su lugar
#4 Maximiza el flujo, minimiza la fricción
“La naturaleza no se apresura, pero todo se logra.”
— Lao Tsu
Al igual que tiene una hora dorada durante la cual le será más fácil concentrarse y crear un trabajo de alta calidad, el trabajo que realiza también puede tener un ritmo natural.
En lugar de simplemente pasar de una tarea a la siguiente, eche un vistazo holístico a su lista de tareas pendientes. ¿Qué tareas se complementan entre sí? ¿Hay tareas relacionadas en su lista de tareas que fluyen naturalmente entre sí y que puede completar simultáneamente?
Tal vez necesite escribir una publicación en las redes sociales y un boletín informativo sobre el mismo tema. En lugar de hacer toda su planificación de redes sociales en un día y su boletín de noticias escribiendo otro, continúe y escriba el boletín de noticias y publíquelo simultáneamente. De esa manera, su mente ya está en el tema, y probablemente será más accesible y le llevará menos tiempo hacerlo: maximizará el flujo y minimizará la fricción.
Paso de acción: Escribe tu lista de cosas por hacer para la semana. De esta manera, puede echar un vistazo a todo a la vez.
A continuación, piense en qué tareas fluyen naturalmente entre sí. Pueden usar un software similar, involucrar a los mismos compañeros de equipo o requerir un tipo similar de creatividad.
Planee hacer esto uno tras otro para maximizar su impulso.
#5 Tareas complementarias “Casarse”
Casar tareas es cuando combinas dos cosas que puedes hacer al mismo tiempo sin sacrificar la calidad de ninguna de ellas.
Por lo general, implica una tarea que requiere menos concentración mental y más actividad física, como caminar, limpiar, cocinar, y una actividad que desafía tu mente pero que no requiere tanto de ti físicamente, como hablar por teléfono, escuchar un audiolibro , o viendo un video.
Algunos ejemplos de buenos matrimonios de tareas son:
- Escuchar un podcast mientras preparas la cena
- Llamar a un ser querido mientras vas de paseo
- Escuchar un audiolibro mientras conduce
- Ver una charla TED mientras estoy en la elíptica en el gimnasio
La investigación muestra que la multitarea no es efectiva, así que no confundas combinar tareas con multitarea. La multitarea es cuando intentas hacer dos (o más) cosas simultáneamente que usan un tipo de enfoque similar. Terminas sacrificando la efectividad y la calidad de tu trabajo por ambos.
Paso de acción: Piense si hay alguna tarea con la que pueda casarse para usar su tiempo de manera más efectiva. ¿Podrías usar el tiempo de viaje para conversar con tu mamá? ¿O el tiempo que pasas limpiando tu casa escuchando un podcast educativo?
# 6 Opte por una sola tarea en lugar de multitarea
La tarea única, lo opuesto a la multitarea, es cuando te enfocas en un solo proyecto a la vez. Los investigadores han descubierto que el cerebro humano no es tan efectivo cuando realiza múltiples tareas. Cuando realizaban múltiples tareas, los participantes del estudio eran menos capaces de completar cualquiera de las dos tareas, y el trabajo que hacían era de menor calidad que cuando hacían una sola tarea.
La diferencia entre la multitarea y la combinación de tareas es que las tareas combinadas se complementan entre sí, como limpiar y escuchar un podcast. Por el contrario, la multitarea implica dos tareas que requieren un alto nivel de concentración, como si trataras de escuchar un podcast mientras lees.
Algunas personas creen que son buenas para realizar múltiples tareas, pero las investigaciones indican que las personas tienen una visión inflada de su capacidad para realizar múltiples tareas.
Si eres propenso a realizar múltiples tareas, haz todo lo posible para minimizar la tentación de realizar múltiples tareas y, en cambio, concéntrate en una tarea a la vez.
Paso de acción: Mantenga su teléfono en una habitación diferente mientras trabaja en proyectos. Eliminar tantas distracciones de su línea de visión como sea posible.
Un estudio de 2018 descubrió que las personas revisan sus teléfonos inteligentes aproximadamente cada 12 minutos.
Incluso si tiene una resolución más fuerte que el promedio, quitar el teléfono de su línea de visión puede ayudarlo ni siquiera…