Todos los días, las personas trabajan más y más para obtener el mismo resultado. Sienten que no están a la altura de sus compañeros y, al mismo tiempo, trabajan más horas de las que quisieran.
Trabajar duro es necesario pero no es suficiente. Trabajar de manera más inteligente es la clave para crear resultados sorprendentes.
Este artículo le muestra 15 ejemplos prácticos y consejos que puede usar para trabajar de manera más inteligente, no más difícil, y generar mejores ideas en menos tiempo. Con solo un poco de esfuerzo, puede tener una carrera mucho más satisfactoria y experimentar mucho más la vida.
15 ejemplos y consejos prácticos de trabajo más inteligente, no más difícil
1. Deje de realizar múltiples tareas y concéntrese en una cosa a la vez
Por qué deberías dejar de hacer varias cosas a la vez:
- Dividir su atención en muchas tareas conduce a un trabajo ineficaz
- Si está en una reunión o en una conversación, es posible que se pierda los puntos importantes
- Es más probable que cometa errores mientras realiza múltiples tareas
Beneficios de enfocarse en una cosa a la vez:
- Procesa su tarea en cuestión mucho más rápido, ya que le está dando el 100% de su enfoque
- A medida que se enfoca en una sola cosa, la probabilidad de errores también disminuye.
2. Toma más descansos
Cuando estamos demasiado concentrados en una tarea, tendemos a olvidarnos de tomar descansos. Nuestros cerebros se cansan y se distraen sin descansos reales.
Si la tarea es grande, intente dividirla en subtareas más pequeñas y manejables. Al hacerlo, puede tomar descansos después de completar cada subtarea en lugar de trabajar sin parar para completar una tarea grande.
La Técnica Pomodoro y el Tiempo de Flujo son excelentes maneras de recordar tomar descansos.
3. Nunca empieces tu día sin un plan
Una de las técnicas de productividad que me funciona extremadamente bien es planificar lo que quiero completar cada día. Comienzo el día poniendo de 3 a 5 tareas más importantes en mi lista de tareas pendientes.
Al hacerlo, sabré lo que debo completar ese día y será menos probable que me distraiga con otras cosas. A veces, las tareas inesperadas y no planificadas aparecerán y lo sacarán de su agenda. Asegúrese de completar al menos las 3 tareas más importantes mientras adelanta el resto para el día siguiente.
4. Agrupe tareas similares juntas
Ya sea que esté escribiendo un informe o compilando sus gastos, se requiere cierto tiempo de preparación para tener la mentalidad de escribir un informe o compilar sus gastos. Debe recordar cómo funcionan los sistemas, alinear los documentos correctos en su pantalla o tener el papeleo frente a usted. Este tiempo de configuración puede dificultar su productividad o incluso provocar la postergación.
Hay muchas maneras de trabajar en lotes. Aqui hay algunas sugerencias:
- Coloque todos los documentos que necesita archivar en una bandeja en su escritorio. Haga su archivo solo cuando esa bandeja esté llena.
- Guarde las facturas que debe pagar y hágalas una vez a la semana o una vez al mes en lugar de cuando lleguen.
- Encienda su correo electrónico, procéselo a cero y luego apáguelo nuevamente.
- Organice reuniones y programe viajes a la misma hora todos los días.
5. Realice un seguimiento de su energía y encuentre su momento más productivo del día
Hay un momento específico del día en el que tiene los niveles más altos de energía, enfoque y motivación, y eso le permitirá rendir al máximo. Si está tratando de trabajar en contra de su cuerpo, cuando sus niveles de energía son bajos, cualquier tarea tomará el doble de tiempo en completarse.
Entonces, la siguiente pregunta es: ¿cómo identificas tu horario de máxima audiencia biológico para que puedas aprovechar sus beneficios?
El mejor enfoque es hacer un seguimiento de sus niveles de energía durante un cierto período de tiempo para identificar los picos y los bajos. Puedes usar Sobresalir o Google hoja de cálculo para registrar todos los datos cada hora.
Calificarás tus niveles de energía del uno al diez, siendo uno bajo y diez alto con respecto a la duración. Depende de usted, pero probablemente valga la pena hacerlo durante al menos una o dos semanas si desea obtener los datos precisos.
Una vez que haya hecho esto, sabrá cuándo programar sus tareas más importantes en torno a sus horas pico para mejorar su productividad y rendimiento.
6. Acorta tu lista de tareas pendientes
Todo el mundo es demasiado optimista sobre su productividad al comienzo del día y tiende a tener una lista de tareas pendientes lo más larga posible. La larga lista de cosas por hacer es intimidante. Si no puede completarlos todos, se sentirá desmoralizado.
Así que mantenga su lista lo más corta posible. Lo mejor es tener las 3 tareas más importantes en tu lista de tareas pendientes. ¿Los completarás todos en un día? Más probable. Además de completar estas tres tareas importantes, es posible que aún tenga tiempo libre para otras tareas, y otras tareas son su bonificación.
7. Desactivar las notificaciones
Sabes que las notificaciones distraen mucho, pero aún así las mantienes encendidas. ¿Por qué? No querrás perderte las noticias o los correos electrónicos importantes. Es bueno que te mantengas al tanto de lo que está pasando. Sin embargo, la mayoría de las notificaciones son inútiles y solo sirven como distracciones.
Si no puede desactivar las notificaciones por completo, puede probar las siguientes opciones:
- Desactiva las notificaciones solo cuando necesites estar más concentrado
- Establezca un tono diferente para las diferentes notificaciones de aplicaciones. De esa manera, no necesita mirar su teléfono y aún saber qué notificaciones llegarán.
También puede usar aplicaciones para bloquear notificaciones como Freedom y AppBlock.
8. Configurar un temporizador Pomodoro
Esta es la técnica que ha sido mencionada una y otra vez por los populares gurús de la productividad. Configura un temporizador Pomodoro en 25 minutos para cada tarea y toma un descanso de 5 minutos después de completar cada tarea. Si la tarea es grande, divídala en partes más pequeñas y complete cada parte en un bloque de 25 minutos hasta que complete la tarea.
La técnica Pomodoro puede dañar su productividad en la forma en que el temporizador puede interrumpirlo cuando está muy concentrado en la tarea. Si encuentra que la técnica Pomodoro no funciona para usted, puede usar la técnica Flowtime en su lugar.
Con la Técnica Flowtime, usted se enfoca en una tarea a la vez y luego toma descansos cuando es necesario para lograr un flujo de trabajo equilibrado.
Use un cronómetro para realizar un seguimiento de cuánto tiempo trabaja en cada tarea y tome descansos en consecuencia. Por ejemplo, si trabaja durante 25 minutos, tome un descanso de 3 minutos, si trabaja durante 40 minutos, tome un descanso de 5 minutos, si trabaja durante 80 minutos, tome un descanso de 10 minutos. La duración del descanso depende de usted.
Si quieres aprender más sobre la técnica Flowtime, Zapier tiene un muy buen artículo sobre este tema aquí.
9. Siempre que sea posible, automatice
Descubra tareas repetitivas que tiene que hacer una y otra vez y vea si puede automatizar esas tareas. Las siguientes tareas simples se pueden automatizar mediante el uso de herramientas y aplicaciones:
- Complete formularios automáticamente o inicie sesión en un sitio web frecuente usando Ultimo pase y RoboForm.
- Escanear documentos usando Scanbot o Escáner de cámara
- Corrija sus documentos usando gramaticalmente
- Envíe correos electrónicos masivos utilizando Combinar herramientas
¡Y muchas tareas más!
10 Crea una rutina de buenos días
Cada persona exitosa tiene una rutina matutina exitosa. Saben cómo optimizar su rutina matutina para maximizar la productividad, la eficiencia y, en última instancia, la felicidad. La buena noticia es que no es difícil de seguir. Esfuérzate y podrás crear tu propia rutina matutina exitosa.
Puede comenzar sus rutinas matutinas simples de la siguiente manera:
- Levántate temprano (¡esta es la parte más difícil!)
- Toma un vaso de agua tibia justo después de despertarte
- Medita de 5 a 10 minutos
- Prepara un desayuno bueno y saludable
Recuerde omitir su teléfono, a menos que lo use para el temporizador o escuche música/podcast/libros de audio
El desarrollo de hábitos no sucede de la noche a la mañana. Estas cosas toman tiempo. Un estudio en el Reino Unido descubrió que, por lo general, se necesitan 66 días para que se forme y solidifique un nuevo hábito. Si simplemente copia la rutina matutina de alguien, como Elon Musk o el blogger que leyó la semana pasada, la novedad puede durar un par de días, pero está lejos de convertirlo en un hábito. Construyendo territorio y probablemente vas a descarrilar. Por lo tanto, comience poco a poco y realice un seguimiento de su progreso.
También hay algunas aplicaciones que puede usar para crear una rutina, como Habitica, Today en IOS y HabitBull en Android.
11 Establece una rutina nocturna
Si desea apegarse a su rutina matutina durante un largo período de tiempo, también debe pensar en su rutina nocturna.
Cuando me descarrilé de mi rutina en el pasado, dos de los culpables más probables han sido la falta de sueño y la falta de organización y preparación para cada hábito, y una rutina nocturna puede hacer que ambos sean menos probables.
Por ejemplo, como voy al gimnasio todas las mañanas, siempre me aseguro de tener mi botella de agua llena, mi bolsa de deporte empacada y mis auriculares cargados antes de irme a la cama. Debido a que hago estas cosas a una hora específica, cada noche, también es menos probable que me quede despierta hasta muy tarde, y eso me lleva a la cama a la hora correcta para cuando quiero levantarme. Si no sabe cuándo debe acostarse, puede usar un sitio como Sleepyti.me para configurar cuándo desea despertarse y le dirá cuándo debe acostarse según la ciencia de los ciclos de sueño. .
12 Haga que las reuniones sean productivas
Tenga un objetivo claro para la reunión y escriba una agenda. No hay nada peor que sentarse en una reunión y no tener idea de por qué estás allí. Entonces, cuando dirija una reunión, asegúrese de tener muy claro por qué están todos allí. ¿Cuál es tu objetivo? ¿En qué quieres enfocarte?
¿Qué quieres que se lleven tus participantes? Y asegúrese de tener todo eso configurado antes de entrar allí, para que no olvide nada en el camino.
Tener una agenda realmente ayudará, porque todos sabrán lo que quiere cubrir y en qué orden. También hace que todo el grupo se sienta incluido en el proceso de toma de decisiones sobre cómo se desarrollará la agenda o la reunión. Y, si tienen preguntas preliminares que podrían haber sido interrupciones, ahora sabrán lo que vas a cubrir o guardar sus preguntas para el final.
13 Establecer plazos cortos (ley de Parkinson)
De acuerdo con la ley de Parkinson, nuestro trabajo se expandirá de acuerdo con el tiempo que usted le permita completarlo. Por ejemplo: si te das dos semanas para completar algo, te llevará dos semanas hacerlo.
Si te das dos años para hacer exactamente lo mismo, entonces ese trabajo se expandirá para llenar esos dos años de tiempo para completar.
La lección aquí es: establezca plazos estrictos, establezca un cronograma específico para usted mismo para hacer las cosas.
14 Acelere su escritura y use atajos
Si estás trabajando en una oficina, siempre tienes que escribir a máquina. Si usted es un asistente, contador, médico, programador, director ejecutivo, hay muchos beneficios y habilidades que puede desbloquear para usted mismo si puede escribir rápido. Estos son algunos consejos para escribir más rápido:
- Mantenga la espalda y el cuello erguidos que no solo se encorven sobre el teclado
- Compruebe la temperatura ambiente en realidad en los meses más fríos. Si la temperatura de la habitación es demasiado fría, tus dedos comenzarán a ponerse rígidos. Haga que su habitación sea un poco más cálida y no solo escribirá más rápido, sino que también será más productivo.
- No mires hacia abajo tus manos
- Encuentre una posición cómoda para sus manos.
- Usar accesos directos: puede encontrar una excelente lista general de accesos directos actualizados para PC y Mac en www.shortcutworld.com. Vale la pena dedicar un poco de tiempo a familiarizarse con los mejores atajos para su computadora y los programas que más usa, ya que una vez que los domine, pueden ser…