Para muchos de nosotros, la productividad suena como una palabra intimidante. O es similar a atrapar una mariposa. Sigues corriendo tras él, y justo cuando crees que lo tienes y puedes disfrutar de su belleza, se te escapa.
Pero la productividad no se trata de ser un caballo de batalla, mantenerse ocupado o quemar el aceite de medianoche. Tampoco se trata de perseguir objetivos esquivos. Se trata más de prioridades, planificación y protección feroz de su tiempo.
Tres expertos en productividad brindan detalles sobre lo que hace que algunas personas sean tan productivas. (Pista: no son cualidades innatas sino habilidades y hábitos que puedes adquirir con trabajo y esfuerzo).
1. Saben lo que es importante.
Como dice Sara Caputo, MA, entrenadora de productividad, consultora y capacitadora en Radiant Organizing, «no todo puede ser importante». Las personas altamente productivas son capaces de distinguir entre las tareas importantes y las triviales.
No se atascan con el trabajo ocupado. En otras palabras, “La productividad se trata de obtener el bien cosas hechas”, dice.
¿Cómo sabes lo que es importante? Caputo dice que «se trata de reservar tiempo a diario, semanalmente, mensualmente y anualmente para elaborar estrategias sobre [your] metas y valores”.
2. Planifican su día.
Según Caputo, planificar tu día la noche anterior te ayuda a “empezar a trabajar en lugar de tomarte un tiempo precioso y decidir por dónde empezar”.
3. Pueden volver a encarrilarse más rápido.
Si las personas productivas se ven interrumpidas o «las cosas no salen según lo planeado», «toman decisiones rápidamente para volver a encarrilarlos o mantenerlos encaminados para hacer las cosas que están alineadas con lo más importante», dice Caputo.
4. Conocen sus prioridades y las protegen.
Por un lado, las personas altamente productivas tienen clara su dirección, dice Laura Stack, MBA, presidenta de la empresa consultora The Productivity Pro® y autor de Las seis claves para rendir al máximo de su productividad.
Una vez más, no solo hacen las cosas, sino que hacen las cosas correctas, como dice Caputo. Stack agrega que “el valor determina la prioridad; la prioridad determina las metas; y las metas determinan las actividades.”
También delegan. No dedican tiempo a tareas que otra persona puede hacer. En cambio, se enfocan en “dónde se gasta mejor su energía”, dice Caputo.
Del mismo modo, saben cómo «decir no y mantener límites saludables», dice Hillary Rettig, entrenadora de productividad y autora del próximo libro. Los siete secretos de lo prolífico: la guía definitiva para superar la procrastinación, el perfeccionismo y el bloqueo del escritor. Como dice Stack, “las personas productivas controlan sus horarios, por lo que pueden hacer tiempo para actividades importantes. Saben que no pueden estar disponibles para todos todos los días”.
Decir no, establecer límites y delegar son «habilidades de éxito no negociables que se pueden aprender y practicar», dice Rettig.
5. Resuelven problemas.
“Las personas altamente productivas responden a las barreras, los problemas y los desafíos con mucha más orientación a la resolución de problemas”, dice Rettig. Por otro lado, las personas que son improductivas tratan de avergonzarse y culparse a sí mismas por la productividad, lo que solo causa más parálisis, dice ella.
Se involucran en un diálogo interior derrotista. Rettig da el siguiente ejemplo: “”¿Qué te pasa? ¡Esto es facil! ¿Cualquiera lo puede hacer? ¿Por qué eres tan perezoso? ¡Y con todo el dinero que acabas de gastar en clases! ¡Que perdedor!»
Una mejor estrategia, que usan las personas productivas, es observar lo que está pasando y encontrar una solución: “Oh, soy subproductivo. Es interesante. Veamos qué está pasando y cómo puedo solucionarlo”.
6. Se arman con las herramientas adecuadas.
A veces, es posible que esperemos hasta que realmente lo logremos o alcancemos una determinada meta hasta que invirtamos en una computadora mejor, un sitio web más agradable, un entrenador de negocios o (inserte cualquier otro artículo o servicio que haya estado esperando para comprar o actuar) he estado esperando para tomar). Las personas productivas se rodean de los recursos y el espacio de trabajo adecuados, dice Rettig.
Ella dice que deberías “recurrir abundantemente ahora para maximizar tu productividad y tus probabilidades de éxito en el futuro”.
7. Tienen un enfoque similar al de un láser.
Las personas productivas pueden concentrarse en la tarea en cuestión y desconectarse de las distracciones, dice Stack. Al igual que la productividad, encontrar el enfoque no es una habilidad natural. Es una habilidad que cualquiera puede cultivar. (Aquí hay 12 formas en que puede encontrar y fomentar el enfoque).
8. Están bien organizados.
Las personas altamente productivas “tienen sistemas para encontrar lo que quieren cuando lo quieren y pueden localizar rápidamente la información necesaria para respaldar sus actividades”, dice Stacks.
Cuando está desorganizado, ese tiempo adicional que dedica a buscar un número de teléfono, una dirección de correo electrónico o un archivo determinado lo obliga a “renunciar a su enfoque. Una vez que se ha ido, se tarda un tiempo en recuperarlo, y ahí es donde se desperdicia el tiempo real”, escribe Stack en su libro electrónico, SuperCompetent: The Six Ways to Perform in Your Productive Best. (Puedes consultar sus libros aquí).
9. Son disciplinados.
Stack dice que las personas altamente productivas pueden eliminar las pérdidas de tiempo, asumir la responsabilidad personal y «esforzarse por mejorar constantemente». Como escribe en su libro electrónico, «Se trata de alcanzar objetivos, cumplir plazos, cumplir promesas y comprometerse con el trabajo en equipo». En una palabra, se trata de ser “responsable”.
10. Siguen aprendiendo.
Si las personas altamente productivas no saben la respuesta, trabajan para encontrarla. Ellos «obtienen las habilidades y la capacitación necesarias cuando carecen de la capacidad», dice Stack, y «tienen la motivación, el impulso y la positividad para hacer que las cosas sucedan».